Gestion des autorépondeurs

Configurer un autorépondeur

Les autorépondeurs sont la solution pour envoyer des réponses automatisées et des e-mails de suivi aux prospects et aux clients. Une fois que vous recevez une réponse d'un lead ou d'un contact, vous devez exclure manuellement les contacts de la liste de diffusion. Voir aussi Scénario d'autorépondeur

Important :

• Cette fonctionnalité n'est disponible que pour le module Leads (Prospects) et Contacts.
• Vous pouvez configurer un maximum de 3 autorépondeurs et un maximum de 5 suivis par autorépondeur.
• Vous pouvez envoyer jusqu'à 250 e-mails en masse par jour, par société.
• La vue personnalisée sélectionnée pour l'autorépondeur doit contenir de nouvelles données. Si vous sélectionnez une vue personnalisée dans laquelle les données ne sont pas nouvelles, l'autorépondeur enverra le premier e-mail aux mêmes anciennes données au cours des itérations suivantes. Par exemple, vous pouvez sélectionner les vues personnalisées « Leads du jour » et « Nouveaux contacts de la semaine » au lieu de « Tous les leads ouverts » et « Leads récemment créés ». Dans la vue Leads du jour, les données sont toujours mises à jour avec les données du jour alors que les données dans la vue Tous les leads ouverts peuvent ne pas changer fréquemment.
• Lors de la configuration d'autorépondeurs de type dynamique, sélectionnez toujours les vues personnalisées en fonction des options dans la section Recurrence Pattern (Périodicité). Si vous définissez la périodicité sur By Day (Par jour), assurez-vous que vos données dans la vue personnalisée sélectionnée sont renouvelées chaque jour. De même, si vous sélectionnez By Week (Par semaine), vos données doivent être nouvelles pour cette semaine avant que l'autorépondeur ne soit lancé. Si les données utilisées sont anciennes, l'autorépondeur enverra le premier e-mail aux mêmes données au cours des itérations suivantes.
• Lors de l'exécution de l'autorépondeur, le système ne peut pas identifier les doublons. Par conséquent, il est recommandé de vérifier les contacts en double et de les fusionner avec l'enregistrement principal avant de configurer l'autorépondeur.
• À l'heure actuelle, vous ne pouvez pas suivre la réponse lorsque le client répond à votre e-mail. Par conséquent, vous devez sélectionner manuellement les contacts de la liste de diffusion pour les exclure du prochain suivi.
• Utilisez le formulaire de désabonnement dans les modèles d'e-mail de l'autorépondeur. En utilisant le formulaire de désabonnement, vous permettez aux destinataires d'éviter de recevoir votre prochain suivi et vous évitez les plaintes anti-spam. Voir aussi Configuration d'un formulaire de désabonnement

Pour configurer des autorépondeurs

1. Cliquez sur l'ongletLeads/Contacts.
2. Sur la page d'accueil Leads/Contacts, cliquez sur More Actions (Autres actions) > Autorépondeurs.
3. Sur la page Autorépondeurs, cliquez sur Créer un autorépondeur.
4. Sur la page New Autoresponder (Nouvel autorépondeur), procédez comme suit :
   • Entrez le Nom de l'autorépondeur.
     
5. Sélectionnez le propriétaire des enregistrements depuis la liste déroulante Attribué à.
   Par défaut, le champ affiche le nom de l'utilisateur qui crée l'autorépondeur.
6. Sélectionnez la Custom View (Vue personnalisée) pour configurer la liste des destinataires pour l'autorépondeur.
7. Sélectionnez un Dossierpour l'autorépondeur.
8. Sélectionnez Static (Statique) ou Dynamic (Dynamique) et précisez les détails correspondants. (Consultez le tableau pour la liste des champs standard)
   • Static (Statique) : autorépondeur pour lequel le suivi se produit à une date fixe.
   • Dynamic (Dynamique) : autorépondeur pour lequel le suivi se produit à des intervalles que vous avez définis.
9. Vous pouvez ajouter des suivis si nécessaire. Après avoir sélectionné le modèle d'e-mail dans le cadre du suivi, vous serez invité à entrer les adresses e-mail De et Reply to (Répondre à).
   Ici, vous pouvez sélectionner l'adresse e-mail de votre compte, l'adresse e-mail du propriétaire de l'enregistrement et l'e-mail de l'organisation dans la liste déroulante.
10. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Le tableau suivant fournit la liste des champs et leur description lorsque l'option Static (Statique) est sélectionnée.

Le tableau suivant fournit la liste des champs et leur description lorsque l'option Dynamic (Dynamique) est sélectionnée.

 Create Autoresponder Folders (Créer des dossiers d'autorépondeur)

Create Folders

Dans Zoho CRM, vous pouvez créer différents dossiers pour une meilleure organisation de vos autorépondeurs. Cela vous permet de les garder classés sous différentes catégories pour un accès rapide.

Pour créer des dossiers

1. Cliquez sur l'ongletLeads/Contacts.
2. Sur la page d'accueil Leads/Contacts, cliquez sur More Actions (Autres actions) > Autorépondeurs.
3. Sur la page Autorépondeurs, cliquez sur Create Folder (Créer un dossier).
4. Sur la page Create Folder (Créer un dossier), procédez comme suit :
   • Entrez le Folder Name (Nom du dossier).
   • Entrez la description.
   • Spécifiez l'accessibilité à la fonctionnalité autorépondeur.
     
5. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Exclusion de contacts du suivi

Après avoir reçu des réponses de destinataires, vous pouvez exclure les leads ou les contacts du suivi et ne programmer le suivi suivant que pour les leads/contacts qui n'ont pas répondu.

Pour exclure des enregistrements du suivi suivant

1. Cliquez sur l'onglet Leads/Contacts.
2. Sur la page d'accueil Leads/Contacts, cliquez sur More Actions (Autres actions) > Autorépondeurs.
3. Sur la page Autorépondeurs, cliquez sur le lien Update Response (Mettre à jour la réponse) correspondant à l'autorépondeur.
4. Dans Mail Sent List (Liste d'e-mails envoyés), sélectionnez les leads/contacts à exclure du prochain suivi.
5. Cliquez sur Update Response (Mettre à jour la réponse).
   Notez que l'option Update Response (Mettre à jour la réponse) n'est disponible que pour les autorépondeurs de type Dynamic (Dynamique).

Pour exclure des enregistrements avant le lancement de l'autorépondeur

La liste de diffusion ne sera disponible qu'après le lancement de l'autorépondeur. Dans le cas où vous voulez exclure certains contacts de la liste de diffusion avant même le lancement de l'autorépondeur, suivez les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur l'ongletLeads (Prospects) ou Contacts.
2. Sur la page d'accueilLeads/Contacts, cochez la ou les case(s) du ou des enregistrement(s) que vous souhaitez exclure.
3. Cliquez sur More Actions (Autres actions) > Update Response (Mettre à jour la réponse).
   
4. Dans la fenêtre contextuelle Select Autoresponder (Sélectionner un autorépondeur), sélectionnez l'autorépondeur dans la liste déroulante.
5. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Inclusion de tous les contacts dans le suivi

Cette option vous permet d'inclure tous les contacts que vous aviez exclus de la liste de diffusion.

Pour inclure tous les enregistrements pour le prochain suivi

1. Cliquez sur l'onglet Leads (Prospects)/Contacts.
2. Sur la page d'accueil Leads/Contacts, cliquez sur More Actions (Autres actions) > Autorépondeurs.
3. Sur la page Autorépondeurs, cliquez sur le lien Réinitialiser correspondant à l'autorépondeur.