Pour tout vendeur, une journée type au travail comporte des tâches. Il peut s'agir du travail sur le terrain, avec la visite d'un prospect pour une démonstration, ou de l'appel d'un prospect pour évoquer un contrat, ou encore du suivi auprès des clients après leurs visites sur votre site Web. Il existe de nombreuses tâches comme celles-ci, incombant chaque jour à l'équipe de vente. Elle se retrouve souvent occupée à des tâches insignifiantes qui ne lui laissent que peu, voire pas de temps pour les tâches plus importantes.

La liste des choses à faire peut être faite sur un bloc-notes ou dans un système de gestion des données dans lequel sont chargés tous les détails des clients. Dans les deux cas, il est primordial pour les commerciaux de conserver une liste des tâches organisée et de ne rater aucune de ces tâches. Une vision claire du type des tâches et de la priorité pourrait être utile aux commerciaux pour les aider à gérer leur temps et à rester concentrés sur l'essentiel. C'est en cela que l'affichage des activités dans CRM est d'un grand secours.

L'affichage des activités dans CRM dans Zoho CRM est disponible pour les tâches, les événements et les appels dans le module Activities (Activités). En dehors de l'affichage Liste, l'affichage dans CRM vous donne une idée précise de la manière de planifier votre journée en fonction des activités.

L'affichage est divisé en quatre catégories.

Customers (Clients) : répertorie les tâches/événements/appels associés aux clients (contrats conclus et clôturés).

OpenDeals (Affaires en cours) : répertorie les tâches/événements/appels associés aux contrats dans le pipeline.

Leads/Contacts : répertorie les tâches/événements/appels associés aux leads/contacts.

Others (Autres) : répertorie les tâches/événements/appels associés à des dossiers autres que des contrats conclus, des contrats dans le pipeline, des leads et des contacts. Cette liste inclut également des activités créées pour les enregistrements du module personnalisé.

Disponibilité

Autorisation requise : accès aux tâches, événements et appels qui incluent les autorisations  View (Afficher), Create (Créer), Edit (Modifier) et Delete (Supprimer). 

 

 Afficher les détails de l'enregistrement depuis l'affichage dans CRM

Depuis l'affichage dans CRM, vous pouvez visualiser rapidement les tâches/événements/appels et le lead/contact/contrat lié. Vous disposez d'une vision claire de tous les détails que vous devez connaître avant de commencer la tâche/l'événement/l'appel, mais également pour l'achever.

Pour afficher les détails de la tâche depuis l'affichage dans CRM

1. Dans l'onglet Activities (Activités), sélectionnez l'affichage Liste requis dans la liste déroulante.
   
2. Cliquez sur l'icône de l'affichage dans CRM.
   
   Les tâches/événements/appels sont répertoriés en quatre catégories dans l'affichage dans CRM. Les enregistrements sont organisés en fonction de l'heure de leur création, ainsi les plus récents sont les premiers de la liste.
   
3. Cliquez sur une tâche/un événement/un appel pour afficher les détails de l'enregistrement et consulter les informations supplémentaires comme les notes, l'historique de l'enregistrement, les pièces jointes, les actions à venir, les conversations par e-mail, etc.

Détails dans l'affichage depuis CRM

Dans Zoho CRM, vous pouvez créer une tâche pour envoyer des brochures à des leads approchés lors d'un salon commercial ou pour organiser un déjeuner de travail avec un client potentiel  afin de négocier un contrat. Vous pouvez également organiser un événement pour vos partenaires, afin de leur présenter le dernier produit lancé. Ces types de tâches/d'événements/d'appels sont généralement associés à un lead, un contact, un compte, un contrat, une campagne, un fournisseur, une facture, etc.

En tant que commercial, si vous obtenez une tâche, vous voudrez en savoir beaucoup plus avant de l'accepter. Les informations sur le lead ou le contact pour lequel l'activité a été créée, les activités à venir, toutes les conversations par e-mail concernant l'activité, ainsi que les remarques importantes peuvent être très utiles pour réaliser le travail assigné. C'est pour cette raison que l'affichage dans CRM se développe encore davantage, pour vous donner un aperçu de ces détails importants liés à l'activité.

En cliquant sur une activité, vous obtenez les détails suivants :

Basic Details (Détails de base) : les valeurs de certains champs de base sont disponibles, comme la date et l'heure, le lieu et le propriétaire de l'activité. Vous pouvez toujours développer les enregistrements pour trouver plus de détails.

Notes : notes ajoutées à la tâche/l'événement/l'appel.

Attachments (Pièces jointes) : documents ajoutés à la tâche/l'événement/l'appel.

Links (Liens) : liens personnalisés configurés pour l'enregistrement donné.

UpcomingActions (Actions à venir) : toutes les actions à venir en rapport avec l'activité.

Panneau droit dans CRM

Info (Informations) : les informations de base de tous les contacts/contrats associés à l'activité, le Deal Summary (Résumé des contrats), le cas échéant, et les Open Activities (Activités ouvertes) sont affichés. 

Time line (Chronologie) : un historique de l'ensemble des activités sur l'enregistrement (sur les six derniers mois) s'affiche. 

Conversations : les conversations sur les réseaux sociaux, les conversations par e-mail et les dossiers ouverts concernant le lead/contact associé sont répertoriés dans cette colonne. Vous pouvez cliquer sur une conversation par e-mail pour afficher le fil complet de l'e-mail, et répondre à l'e-mail depuis la même fenêtre.