Utilisation des tâches & événements

Utilisation des tâches & événements

Comment puis-je…

Les activités jouent un rôle important dans les opérations commerciales quotidiennes. Les activités peuvent être des événements du calendrier limités dans le temps, comme des réunions, des séminaires, des rendez-vous, etc., ou des tâches liées au statut, comme l'envoi d'un rapport d'état au responsable, l'envoi d'un e-mail au client, etc. Dans Zoho CRM, la plupart des enregistrements disposent d'activités sous forme de liste associée pour une meilleure vision complète. Vous pouvez associer des activités avec des modules, comme les leads, les comptes, les contacts, les clients potentiels, les campagnes, etc. Dans le module Activities (Activités), vous pouvez stocker des informations relatives aux tâches, aux événements et aux appels.

 Créer des tâches

Une tâche est une partie précise d'un travail qui doit être effectuée dans un délai donné. Ils sont répertoriés dans la page d'accueil de Zoho CRM pour l'utilisateur, la page d'accueil des activités et les autres enregistrements associés.

Disponibilité

Autorisation de profil requise : accès aux tâches qui incluent les autorisations View (Afficher), Create (Créer), Edit (Modifier) et Delete (Supprimer).

 

Pour créer des tâches

  1. Dans le module Activities (Activités), cliquez sur New Task (Nouvelle tâche).
    Vous pouvez également créer une tâche à partir d'un enregistrement en cliquant sur le lien New Task (Nouvelle tâche) dans la liste associée Open Activities (Activités ouvertes).
  2. Dans la page Create Task (Créer une tâche), précisez les détails de la tâche. 
  3. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Remarque :

  • Les tâches seront fermées uniquement lorsque l'état de la tâche sera mis à jour comme étant Completed (Terminé).
  • L'état Completed (Terminé) est un champ défini par le système. Un autre champ personnalisé ayant la même étiquette ne fermera pas la tâche automatiquement.

 Créer des événements

Un événement est une activité qui se déroule en un lieu donné et à un moment donné. Ils sont répertoriés dans la page d'accueil de Zoho CRM de l'utilisateur, la page d'accueil des activités, le calendrier et les autres enregistrements associés.

Disponibilité

Autorisation de profil requise : accès aux événements qui incluent les autorisations  View (Afficher), Create (Créer), Edit (Modifier) et Delete (Supprimer).

 

Pour créer des événements

  1. Dans le module Activities (Activités), cliquez sur New Events (Nouveaux événements).
  2. Dans la fenêtre contextuelle New Event (Nouvel événement), précisez les détails de l'événement. 
  3. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Pour créer des événements à partir du calendrier

  1. Cliquez sur l'icône Calendar (Calendrier) et sélectionnez l'affichage Day (Jour), Week (Semaine) ou Month (Mois).
  2. Dans le Calendar (Calendrier), cliquez sur le lien Create (Créer) ou cliquez sur un créneau horaire dans le calendrier.
  3. Dans la fenêtre contextuelle New Event (Nouvel événement), précisez les détails de l'événement.
  4. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Remarque :

  • Les événements se ferment automatiquement à la date de fin et à l'heure de fin précisées. Il n'y a pas de mise à jour de l'état pour les événements.

 Créer des activités récurrentes

Une activité peut être répétée en utilisant l'option récurrente lors de la création de tâches et d'événements. Vous pouvez également créer des tâches récurrentes en vrac à partir de l'affichage Liste.

Disponibilité

Autorisation de profil requise : accès à l'onglet Activities (Activités) qui inclut les autorisations View (Afficher), Create (Créer), Edit (Modifier) et Delete (Supprimer).

 

Pour créer des activités récurrentes

  1. Dans le module Activities (Activités), cliquez sur New Task (Nouvelle tâche) ou New Event (Nouvel événement).
    Vous pouvez également créer une tâche à partir d'un enregistrement en cliquant sur le lien New Task/New Event (Nouvelle tâche/Nouvel événement) dans la liste associée Open Activities (Activités ouvertes).
  2. Dans la page Create Task/Event (Créer une tâche/un événement), précisez les détails relatifs à l'activité.
  3. Cochez la case Recurring Activity (Activité récurrente) et procédez comme suit :
    • Indiquez les Start Date (Date de début) et End Date (Date de fin) pour l'activité à répéter.
    • Précisez le Repeat Type (Type de répétition) de l'activité et sélectionnez les options en conséquence (reportez-vous au tableau ci-dessous).
    • Cliquez sur Save (Enregistrer).
Champs Daily (Quotidien)Description
Everyday (Tous les jours)Sélectionnez cette option si l'activité doit être répétée tous les jours.
Recur every ___ day(s) (Reproduire tous les ___ jours)Sélectionnez cette option pour indiquer la fréquence de répétition de l'activité en nombre de jours.
Champs Weekly (Hebdomadaire)Description
Recur every ____week(s) (Reproduire toutes les ___ semaines)Saisissez la fréquence de répétition de l'activité en nombre de semaines.
Days of the week (Jours de la semaine)Cochez la ou les cases correspondant au ou aux jours de la semaine au cours desquels la récurrence doit se produire.
Champs Monthly (Mensuel)Description
On day __ of every ___ month(s) (Le __ tous les ___ mois)Saisissez la fréquence de répétition de l'activité en mois et à la date spécifiée.
On____ ____ of every ___ month (Le ____ ____ tous les ___ mois)Sélectionnez un jour précis où l'activité doit être répétée tous les mois.
Champs Yearly (Annuel)Description
On every___ ____ (Tous les ___ ____)Saisissez la fréquence de répétition de l'activité au cours d'une année.
On ____ ____ of ____ (Le ____ ____ de ____)Saisissez la fréquence de répétition de l'activité au cours d'une année et à la date spécifiée.

Pour créer des activités récurrentes en vrac

  1. Cliquez sur l'onglet [Module].
  2. Dans l'affichage Liste, cochez les cases des enregistrements pour lesquels vous souhaitez créer des tâches récurrentes.
  3. Cliquez sur MoreActions (Plus d'actions) > CreateTasks (Créer des tâches).
  4. Dans la fenêtre contextuelle, indiquez les détails de la tâche et cliquez sur Repeat (Répéter) pour indiquer les détails récurrents.
  5. Précisez les StartDate (Date de début) et EndDate (Date de fin). Reportez-vous au tableau ci-dessus pour plus de détails.
  • Type de répétition Daily (Quotidien) : la récurrence peut être définie pour 30 jours au maximum.
  • Type de répétition Weekly (Hebdomadaire) : la récurrence peut être définie pour 30 semaines au maximum.
  • Type de répétition Monthly (Mensuel) : la récurrence peut être définie pour 30 mois au maximum.
  • Type de répétition Yearly (Annuel) : la récurrence peut être définie pour 10 ans au maximum.
  • Cliquez sur Done (Effectué), puis sur Save (Enregistrer).

 Définir des rappels

Il y a deux options pour les rappels :

  • Alert through Email (Alerte par e-mail) 
  • Alert through Pop-up (Alerte par fenêtre contextuelle)

Pour les tâches, vous avez la possibilité de choisir le type de rappel que vous souhaitez appliquer. Pour les événements, les deux options de rappel sont activées et ne peuvent pas être désactivées lors de l'ajout d'un événement depuis l'onglet Activités. Toutefois, votre calendrier peut afficher des options de rappel différentes. Dans les préférences de votre calendrier, vous pouvez simplement désactiver le rappel par e-mail. Le rappel contextuel ne peut pas être désactivé.

Disponibilité

Autorisation de profil requise : accès à l'onglet Activities (Activités) qui inclut les autorisations View (Afficher), Create (Créer), Edit (Modifier) et Delete (Supprimer).

 

Pour définir des rappels pour les tâches

  1. Dans l'onglet Activities (Activités), cliquez sur la tâche pour laquelle vous souhaitez définir des rappels.
  2. Dans la page Task Details (Détails de la tâche), cliquez sur Edit (Modifier).
  3. Cochez la case Reminder (Rappel) et procédez comme suit :
    • Précisez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez définir le rappel.
    • Indiquez la périodicité. (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.)
    • Choisissez Alert Through Email (Alerte par e-mail) ou Alert Through Pop-up (Alerte par fenêtre contextuelle) selon les besoins.
  4. Cliquez sur Save (Enregistrer).

 Ajouter des invités

Pour inviter plusieurs utilisateurs, leads ou contacts à l'événement

  1. Dans l'onglet Activities (Activités), cliquez sur l'événement auquel vous souhaitez ajouter des invités.
  2. Dans la page Event Details (Détails de l'événement), cliquez sur Actions > Add Participants (Ajouter des participants).
    Vous pouvez également cliquer sur Edit (Modifier) et ajouter des participants à l'événement dans la zone contextuelle.
  3. Dans la fenêtre contextuelle Add Participants (Ajouter des participants), sélectionnez le groupe pour lequel vous souhaitez ajouter des participants.
    Vous pouvez également chercher directement des Users (Utilisateurs), des Leads, des Contacts, etc.
  4. Dans la liste des utilisateurs, des leads ou des contacts, cochez la ou les cases correspondantes.
  5. Dans la zone de texte Invite by E-mail Address (Inviter par adresse e-mail), indiquez l'adresse e-mail des personnes que vous souhaitez inviter et dont les détails ne sont pas disponibles dans Zoho CRM.
  6. Cliquez sur Add (Ajouter).

Vous recevrez des notifications par e-mail sur l'état RSVP à chaque fois qu'un invité accepte, refuse ou suspend votre invitation. Quand vous n'avez pas du tout de leurs nouvelles, vous pouvez également inviter à nouveau les participants individuellement en cliquant sur Reinvite (Réinviter) dans la section Actions de la fenêtre Participant State (Statut des participants).

Notez que les événements dans CRM  sont considérés comme des réunions et que, par conséquent, la notification par e-mail envoyée à un invité  contiendra la liste de tous les participants invités  à cet événement précis.

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