Así es como Kleiner entrega una mejor atención a sus clientes
"Hay una rápida reacción de toda la red con la que trabaja Zoho. Siempre encuentra las soluciones necesarias para los clientes".
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Para que una empresa se mantenga casi 40 años en el mercado, necesita implementar sistemas que la ayuden a escalar por diferentes etapas.
La familia Kleiner entendió este concepto desde el inicio, dedicándose a administrar y solucionar los problemas de las viviendas, además de su comercialización. Por eso su prioridad es: mejorar cada día sus sistemas con la tecnología correcta.
De acuerdo con Carlos Kleiner, Director en Administración Kleiner, un buen sistema debe tener 3 pilares:
- Amigable con el usuario
- Facilidad para encontrar respuestas de manera rápida
- Una baja curva de aprendizaje
Buscaron por mucho tiempo estas características en una sola herramienta, hasta que encontraron a Zoho.
El comienzo de un legado
En los años 80's, Carlos comenzó a trabajar en Kleiner. Los sistemas que entonces utilizaba eran a través de una pantalla verde y disquetes.
La economía tan cambiante de Argentina no facilitó el proceso de aprender a gestionar la empresa. Fue un camino con varios obstáculos, pero logró llevar a la compañía hasta el punto de gestionar 50 edificios con 2500 consorcistas, además de tener negocios en bienes raíces.
Como lo mencionamos antes, Carlos y Federico, su hijo y socio en Administración Kleiner, tienen como prioridad implementar los mejores sistemas para las tareas administrativas. Además, saben que invertir en la capacitación de personal es clave para entregar un mejor servicio a sus clientes.
Al tener estos elementos como prioridad, 10 años atrás decidieron renovar sus herramientas. Necesitaban registrar los gastos de las viviendas y tener acceso a ellos en cualquier momento.
Probaron con un sistema que Carlos creó a través de Microsoft, pero se dieron cuenta que no sería una solución a largo plazo. Se requería de una persona que ingresara cada uno de los datos, tuviera gran disciplina para archivar las facturas en papel y luego subirlas a la nube. Entre más crecían, esta tarea se volvía más complicada, así que decidieron buscar un software que los ayudara con esto.
Ahora su tarea era buscar empresas que ya ofrecieran este tipo de herramientas.
Siempre estuvieron abiertos a considerar organizaciones tanto locales como extranjeras. Lo único que exigían en ese momento eran dos cosas:
- Un sistema que permitiera a sus clientes mandar inquietudes a través de correo electrónico y teléfono
- Escalabilidad
Encontraron muchas herramientas locales que cumplían el primer punto, pero no veían potencial en el segundo.
Siguieron buscando hasta que encontraron una herramienta llamada "Zoho".
Las 2 herramientas más importantes para Kleiner
Una de las primeras cosas que descubrieron fue la comunidad. Si no encontraban una función, había foros de distintas partes del mundo con las respuestas que necesitaban, además de tener disponible al equipo de soporte.
Se dieron cuenta de la versatilidad que tienen las herramientas de Zoho. Les gustó cómo se incorporaban cada vez más aplicaciones para cubrir las necesidades de los clientes.
"Hay una rápida reacción de toda la red con la que trabaja Zoho. Siempre encuentra las soluciones necesarias para los clientes".
El principal motivo de existencia de Kleiner es solucionar los problemas de mantenimiento de los edificios que administran. Necesitaban ofrecer a sus clientes una forma rápida y fácil para comunicarse con ellos y lo lograron con 2 herramientas.
La primera es Zoho Desk. Sus clientes escriben un email, entra la solicitud por Desk y reciben un correo con el número de reclamo. Después, esa información se transfiere a Zoho Projects. Ahí su equipo hace el seguimiento de las soluciones técnicas que deben coordinar con los contratistas para resolver cada reclamo.
Ambas aplicaciones son la columna vertebral de la organización. Gracias a esto, hace más de un año la organización no recibe reclamos de sus clientes por una mala comunicación.
"Nuestra función principal es solucionar los problemas de cada uno de los consorcistas. Son muchas incidencias. Si no tuvieramos Desk y Projects, sería imposible abarcar todo".
Al ser aplicaciones tan importantes, Carlos y Federico necesitan tener acceso en todo momento, sin importar dónde estén. Eso lo logran a través de la versión móvil de cada herramienta. Están al tanto de lo que pasa en su oficina en cualquier lugar.
Un futuro prometedor
Para seguir creciendo, es importante tener en mente cómo solucionar problemas que pueden suceder en el futuro. Saben que llegará el punto en el que la cantidad de proveedores que envíen sus facturas será tan grande que el proceso de ingresar cada dato manualmente será imposible.
Cuando llegue ese momento, Expense y Zoho Books jugarán un papel importante. Ya tienen las herramientas en su paquetería de Zoho One y se están preparando para configurar el proceso de leer facturas en automático.
La manera de cobrar es otro proyecto a futuro. 2,500 personas hacen sus pagos cada mes y para ese proceso tienen en la mira mejorar Zoho Suscriptions. Planean clasificar los pagos y ahorrar el tiempo de ingresar cada dato y enfocarse en que cada pago se haga de la manera correcta.
Etixen y Zoho Partner Network
No está en los planes de Administración Kleiner tener un departamento específico de TI. Así que cuando encontraron Zoho, también buscaron una empresa que les ayudara a solucionar las integraciones y configuraciones de la herramienta.
Así fue como encontraron a Etixen. Con ellos integraron Zoho Desk a Zoho Projects y trabajaron el proceso inicial de Zoho Suscriptions. Han ido de la mano con ellos para ajustar las herramientas a sus necesidades.
La red de Partners de Zoho le permite acceso a expertos en nuestras herramientas que podrán ayudarle a ajustarlas a sus necesidades específicas.
"Vamos trabajando juntos y hay un aprendizaje mutuo. Etixen se pone a nuestro lado para ver cómo mejorar el sistema. Eso agrega mucho valor, por encima de solo ofrecer un servicio".