Usar la aplicación móvil de Zoho CRM para iOS

Organizar la pantalla de inicio de CRM

Zoho CRM para iOS le da la bienvenida con una atractiva pantalla de inicio que muestra las actividades de la semana. Puede priorizar su trabajo del día en función de las actividades mostradas. También puede desmarcar las actividades completadas y agregar nuevas actividades desde la pantalla de inicio.

Alterne entre los días de la semana para ver las tareas, los eventos y las llamadas para el día seleccionado. Haga clic en el ícono Agregar (+) en Evento, Tarea o Llamada para agregar una nueva actividad, respectivamente.

Ordene las actividades en listas de pendientes y completados mediante la agrupación de los eventos, las tareas y las llamadas completados. Cuando selecciona un evento, una llamada o una tarea, se marca este elemento como completado.

Colaborar usando las fuentes

Las fuentes en Zoho CRM para iOS le permiten colaborar con sus colegas y hacer un seguimiento de las actividades de su organización, ya sean las suyas o de sus compañeros. Le permite publicar y ver actualizaciones de estado, agregar comentarios, adjuntar archivos y filtrar actualizaciones de fuentes por módulo.

Para crear/ver actualizaciones de fuentes

• En la aplicación de Zoho CRM para iOS, toque el ícono Fuentes.
  
  Aparecen todas las actualizaciones de fuentes.
• Toque el ícono Agregar y redacte su actualización de estado.
  
• Comente otras actualizaciones de registro hechas por sus compañeros.
• Para filtrar las actualizaciones de un módulo en concreto, toque la lista desplegable Todo y seleccione el módulo que desee.
  Se filtran y muestran las actualizaciones relacionadas con el módulo seleccionado.
  
• Para filtrar solo las actualizaciones de estado de los miembros de su organización, toque Estado.
  

Crear registros

Puede crear registros para todos los módulos CRM compatibles desde su iPhone.

Para crear un registro

1. Vaya al módulo que desee en su iPhone.
   Aparecen los registros del módulo.
2. Toque el ícono Agregar registro.
   
3. Toque Agregar [Registro]
   
   En el caso de clientes potenciales y contactos, puede agregar nuevos registros o Importar desde la libreta de direcciones.
   En el caso de otros módulos, puede agregar directamente un nuevo registro.
4. En la pantalla Agregar [Registro], especifique los detalles y toque Guardar.
   

Convertir clientes potenciales

Cuando el estado del cliente potencial llega a cierta etapa (es decir, cuando existe la posibilidad de más negociaciones), puede calificarse como un acuerdo potencial. Posteriormente, puede convertir el cliente potencial en una cuenta, contacto y acuerdo potencial.

Para convertir un cliente potencial

1. Toque el módulo Clientes potenciales.
   Aparecerán todos los clientes potenciales en la vista de lista seleccionada.
2. Toque el registro que desea convertir.
3. En la página Detalles del registro, toque el ícono Más.
   
4. Toque Convertir cliente potencial.
   
5. En la ventana Convertir cliente potencial, especifique los detalles necesarios y toque Convertir.
   El cliente potencial se convertirá y quedará disponible en la vista de lista Clientes potenciales convertidos.
   

Editar registros

Para editar un registro

1. Vaya al módulo que desee.
   Aparecen los registros.
2. Toque el registro que desea editar.
3. En la pantalla Detalles del registro, toque en el ícono Edición.
   
4. Modifique los detalles del registro y toque Guardar.

Eliminar registros

Ocasionalmente, puede que sea necesario quitar algunos de los registros innecesarios desde Zoho CRM, para una mejor organización de los datos. Puede hacerlo eliminando los registros desde el módulo deseado en el iPhone.

Para eliminar un registro

1. Vaya al módulo que desee.
   Se enumeran los registros.
2. Toque el registro que desea eliminar.
3. En la página Detalles del registro, toque el ícono Más.
   
4. Seleccione Eliminar.
   
5. Confirme la eliminación. El registro se eliminará.
   

Cambiar la vista de lista

Puede cambiar la vista de lista que lo ayuda a filtrar los datos necesarios según criterios específicos. Se admiten las opciones Todas las vistas y Mis vistas en cada módulo. También están disponibles vistas de lista predefinidas y definidas por el usuario adicionales.

Para cambiar la vista de lista

1. Vaya a cualquier módulo.
   Los registros aparecerán en la vista de lista que seleccione.
2. Toque el menú desplegable de las vistas de lista en el módulo.
   
3. En las vistas de lista que aparecen, seleccione la que coincida con sus requisitos.
   

Enviar correos electrónicos

Para enviar un correo electrónico

1. Vaya al módulo Clientes potenciales, Contactos o Casos (o cualquier otro módulo personalizado).
   Tendrá la opción de enviar un correo electrónico al contacto si la dirección de correo electrónico está disponible.
2. Toque un registro al que desea enviar el correo electrónico.
3. En la página Detalles del registro, toque el ícono Correo electrónico.
   
4. Se abre la ventana para redactar el correo electrónico. Redacte y envíe su correo electrónico.
   

Usar MailMagnet en iPhone

Después de configurar el complemento de Zoho Mail en la cuenta de Zoho CRM, podrá ver una bandeja de entrada llena de correos electrónicos importantes de clientes que están asociados a sus clientes potenciales y contactos. Es muy importante que los correos electrónicos de sus clientes reciban una respuesta oportuna y, en ese caso, las notificaciones de correo electrónico juegan un papel fundamental. MailMagnet hace exactamente eso. Para un representante de ventas que se desplaza de un lugar a otro, la opción MailMagnet es muy útil para recibir notificaciones instantáneas, de modo que la mayoría de los correos electrónicos importantes de clientes potenciales y contactos reciban su atención inmediata. MailMagnet realiza un análisis inteligente de su bandeja de entrada y le notifica sobre los correos electrónicos de sus clientes potenciales y clientes en CRM.

MailMagnet solo estará disponible si activa la característica de complemento de Zoho Mail y configura su cuenta de correo electrónico en Zoho CRM a través de la configuración POP3. Consulte también Complemento de Zoho Mail

Responder correos electrónicos y agregar tarea de seguimiento/nota

Para responder correos electrónicos

1. Toque Mensajes en la aplicación de Zoho CRM.
   Los correos electrónicos recibidos de clientes potenciales y contactos se mostrarán en una lista.
   
2. Toque un correo electrónico para abrirlo.
3. Toque el ícono Responder, redacte un correo electrónico y envíelo.
   
4. Cuando envíe el correo electrónico, podrá asociar una tarea de seguimiento o una nota.
   
   
   O bien, podrá agregar una tarea haciendo clic en el ícono Tarea en la página del correo electrónico.
   

Importar clientes potenciales y contactos desde la libreta de direcciones

Puede importar varios clientes potenciales y contactos desde los contactos de iOS a Zoho CRM. Se puede importar un máximo de 100 registros a la vez.

Para importar un cliente potencial o contacto

1. Vaya al módulo Clientes potenciales/Contactos.
2. Toque el ícono Agregar registro.
   
3. Toque Importar desde libreta de direcciones.
   
4. En la pantalla Todos los contactos, seleccione los contactos que desea importar.
   
5. Toque Importar.
6. Los contactos seleccionados serán importados y quedarán disponibles en el módulo correspondiente.
   Puede editar los detalles de los registros, si fuera necesario.

Guardar clientes potenciales y contactos en la libreta de direcciones

Puede exportar y guardar los clientes potenciales y contactos en los contactos de iPhone desde Zoho CRM, un registro a la vez.

Para guardar un cliente potencial o contacto en la libreta de direcciones

1. Vaya al módulo Clientes potenciales/Contactos.
2. Toque el contacto que desee.
   Toque el ícono Más.
3. Toque Exportar.
   
   El contacto se guarda automáticamente en la libreta de direcciones.
4. Vaya a los contactos de iPhone para confirmar que se exportó el registro.
   

Ejecutar un Blueprint en la aplicación de CRM

En la aplicación móvil, podrá ejecutar un Blueprint que tenga configurado en su cuenta en línea de Zoho CRM. Supongamos que está en una visita en terreno para reunirse con un cliente por un acuerdo, y este acuerdo avanzó de calificación a negociación. Puede actualizar la etapa directamente en la aplicación. Si tiene en marcha un proceso para todos los acuerdos, puede ejecutar las transiciones necesarias de Blueprint directamente en la aplicación y continuar a las posteriores etapas del proceso.

Por ejemplo, acaba de configurar la transición llamada "Negociar", que se debe completar para pasar a la siguiente fase. La transición Negociar requiere que el representante de ventas ingrese un descuento aceptable y escriba los detalles de la negociación en una nota. Estos requisitos se pueden cumplir directamente en la aplicación móvil mediante la ejecución de la transición Negociar.

Consulte también: Creación de un Blueprint

Para ejecutar un Blueprint con la aplicación de CRM

1. Toque el módulo para el que desea ejecutar el Blueprint. Por ejemplo, Acuerdos.
2. Toque el registro en cuestión.
   Verá una cinta de Blueprint en la que se muestra el estado actual y las transiciones que se deben ejecutar para avanzar al siguiente estado.
3. Haga clic en la transición requerida y rellene los requisitos, según se indica. Por ejemplo, Negociar.
   
   Si los valores que ingresa no son aceptables, verá los mensajes de error correspondientes configurados en su Blueprint.
   
   De esta manera, CRM guía y valida un proceso de ventas.
4. Una vez que haya ingresado los valores aceptables, haga clic en Guardar.
   Ahora, el registro pasó al próximo estado del proceso.
   De manera similar, ejecute todas las transiciones subsiguientes hasta que el proceso finalice.
   

Notas rápidas

Estado: cada etapa en un proceso se conoce como un "Estado" en Blueprint. Por ejemplo, un acuerdo en el flujo de ventas pasa por diferentes etapas, como Calificación, Necesita análisis y Negociación, hasta que se gana o pierde. Cada una de estas etapas se denomina "Estado".

Transición: se refiere al cambio de estado en un proceso. Indica el conjunto de requisitos para que los registros pasen de un estado a otro.

Subir una foto

Para Clientes potenciales y Contactos, puede cargar una imagen que tome con la cámara o que ya exista en la galería de fotos del iPhone.

Para cargar una foto

1. Toque el módulo Clientes potenciales/Contactos.
   Aparecerán todos los registros del módulo seleccionado.
2. Toque el registro al que desea cargar una foto.
3. En la página Detalles del registro, toque el ícono Más.
   
4. Toque Cargar foto.
5. Toque Tomar foto o Elegir de la biblioteca de fotos para cargar una.