Thiết kế và xây dựng bài thuyết trình với mục đích truyền tải thông điệp luôn được xem là kỹ năng quan trọng tại nơi làm việc.
Bất kể hoạt động nào trong doanh nghiệp từ việc đề xuất ý tưởng đến lên chiến dịch marketing đều cần sự trình bày chi tiết và hệ thống. Trong những tình huống này, một phần trình bày tốt sẽ nâng cao tính thuyết phục của dự án được đề xuất.
Cùng Zoho khám phá các tip thiết kế giúp bài thuyết trình của bạn trở nên chuyên nghiệp và thu hút.
Mở đầu bài thuyết trình theo phong cách riêng phù hợp
Những phút đầu tiên của bài thuyết trình đóng vai trò quyết định thái độ người nghe và tạo ấn tượng để khiến họ quyết định ngồi lại lắng nghe tiếp những gì bạn sắp chia sẻ.
Vì vậy, các nhà diễn thuyết chuyên nghiệp thường đầu tư nhiều vào sự mở đầu, tạo một sự chào mời hoặc mở màn ấn tượng. Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như tính chất sự kiện, đối tượng nghe,... người thuyết trình sẽ có những chiến lược xây dựng bài nói khác nhau.
Ngoài ra, một lời khuyên chung từ những nhà diễn thuyết lão luyện là sự tự tin và thông tin rõ ràng. Điều này có nghĩa, hãy lựa chọn phần mở đầu ấn tượng theo cách riêng của bạn, đồng thời đảm bảo nội dung phù hợp người nghe và phong thái tự tin sẽ khiến bài nói trở nên lôi cuốn hơn.
Ví dụ, bạn có thể mở đầu bằng một câu chuyện với bài học rút ra liên quan phần nội dung bạn sắp chia sẻ... và sau đó, hãy tiếp tục với các thông tin chính để người nghe hiểu ý đồ bạn muốn truyền tải, một phần mở đầu đầy đủ sẽ cần bao gồm những mục cơ bản sau:
- Giới thiệu nội dung, tiêu đề gói gọn toàn bài nói
- Mục tiêu mong muốn qua bài thuyết trình
- Các đề mục chương trình sẽ đi qua (agenda)
- Và phần tương tác đôi bên (người nói - người nghe)
Thiết kế slide nhất quán và có mục đích
Việc xác định mục đích bài thuyết trình sẽ giúp quá trình soạn thảo nội dung và thiết kế slide trở nên rõ ràng chi tiết và nhất quán hơn. Để làm được điều này, hãy tự hỏi bản thân một số câu hỏi trước khi bắt đầu quá trình thiết kế:
- Đối tượng mục tiêu của tôi là ai?
- Mục đích của tôi khi trình bày các slide này là gì?
- Với mục đích và đối tượng trên, tôi sẽ lựa chọn các mục nội dung là gì để đạt được kết quả mong muốn?
- Thông tin sẽ được trình bày ở dạng nào để thể hiện được mục đích của bài nói tốt nhất?
- Thời gian tôi sẽ trình bày trong bao lâu?
Sau khi xác định được mục đích rõ ràng, bạn có thể hoàn thiện các slide thiết kế sẽ sử dụng trong bài nói.
Ví dụ một bản báo cáo kết quả tài chính theo quý trở nên thu hút hơn với các hình ảnh thông số, biểu tượng từng mục thông tin. Tương tự, các màu sắc đậm và có tính tương phản dễ tạo hiệu ứng và gây chú ý hơn với bài nói.
Lưu ý rằng, cách lựa chọn màu phù hợp với nhận diện thương hiệu và sử dụng thiết kế tối giản sẽ giúp duy trì tính nhất quán, đảm bảo mang lại tính chuyên nghiệp cho bài thuyết trình.
Xây dựng nội dung hệ thống và dễ hiểu
Tất cả chúng ta đều từng thấy các trang trình bày lộn xộn thông tin hoặc quá nhiều văn bản khiến người nghe khó hiểu và mất đi hứng thú.
Thông thường, các slide thuyết trình thường chứa đựng đa dạng kiểu nội dung như video, số liệu, hình ảnh, văn bản,... nhằm kích thích sự tò mò và hứng thú người nghe.
Tuy vậy, nếu bài nói tập trung quá nhiều văn bản dài có thể khiến người xem choáng ngợp và tạo nên sự ngắt quãng trong mạch thông tin cung cấp, khiến bài thuyết trình trở nên khó hiểu và giảm tính thuyết phục.
Do đó, người dùng có thể hạn chế rủi ro trên như trực quan hoá các thông, in đậm hoặc đóng khung các mục thông tin cần nhấn mạnh.
Ngoài ra, người nói có thể đảm bảo mặt thiết kế dễ nhìn hơn bằng cách xen kẽ khoảng trắng và chừa đủ lề xung quanh văn bản. Điều này giúp đảm bảo bài nói trông không bị chật chội và dễ hiểu hơn.
Ví dụ đối với hai slide trình chiếu ở trên, trang bên trái chứa nhiều nội dung văn bản và người đọc cần xử lý từng ý một để có thể nắm chi tiết thông tin truyền tải là gì.
Song song đó, slide bên phải chứa nội dung trực quan hơn với các ý được đóng khung, sử dụng biểu tượng liên quan cho từng đại ý giúp người nghe nhanh chóng nắm bắt ý tưởng, tương tác và hiểu được quan điểm bạn đang đưa ra.
Sử dụng màu sắc một cách nhất quán
Một trong những lỗi phổ biến mà người thuyết trình thường mắc phải là sử dụng màu sắc thiếu hệ thống. Trong quá trình thiết kế, người nói thường có xu hướng chọn màu ngẫu nhiên hoặc theo sở thích cá nhân.
Tuy vậy, việc lựa chọn và phối màu sắc rất quan trọng vì chúng có thể giúp tăng mức độ tương tác của khán giả và khả năng ghi nhớ thông tin.
Ví dụ trong nhiều trang trình chiếu về chủ đề môi trường, màu xanh lam được sử dụng nhất quán làm màu chính mang ý nghĩa tươi mát, sạch sẽ và gắn liền với môi trường. Màu sắc giúp bài nói toát lên ý nghĩa và sự gắn kết hơn với môi trường xanh, kinh doanh bền vững.
Để tìm và củng cố thêm kiến thức đưa ra quyết định lựa chọn màu sắc trong bài thuyết trình, hãy tham khảo thêm bài viết của chúng tôi về chủ đề này tại đây nhé.
Tận dụng hình ảnh và hiệu ứng động đúng cách
Mặc dù việc trực quan hoá thông tin, đưa các hiệu ứng và hình ảnh động giúp bài thuyết trình thêm hấp dẫn, nhưng số lượng hiệu ứng dầy đặc sẽ phản tác dụng và gây nhiễu loạn thông tin trong nhiều trường hợp.
Cụ thể, chúng có thể gây mất tập trung, và nguy hiểm hơn là làm giảm giá trị thông tin truyền tải thay vì như mục đích ban đầu là làm tăng thêm tính thu hút cho các slide của bạn. Tương tự như cách chúng ta chọn màu sắc, hình ảnh động nên được chọn dựa trên tình huống và loại bài thuyết trình sao cho phù hợp với từng bối cảnh.
Ví dụ, nếu bạn đang cần mô tả 4 đặc điểm về một sản phẩm mới mà công ty sắp ra mắt, và bạn dùng slide trình chiếu để gửi gắm thông điệp tới khách hàng tiềm năng của mình, sẽ thật khó quan sát nếu tất cả các ý tưởng đều xuất hiện trên slide cùng lúc hoặc nhấp nháy liên hồi.
Phương án xử lý là bạn có thể kéo sự tập trung của người nghe vào các điểm cụ thể cần thảo luận bằng cách sử dụng hiệu ứng đơn giản là cho hiện lần lượt theo thứ tự các ý nội dung đang trao đổi lên màn hình.
Duy trì tính nhất quán về mặt hình ảnh
Để các slide trình bày hấp dẫn và thu hút, trông đẹp mắt không chưa đủ, các phần trình bày và hình ảnh cần sự nhất quán và phối hợp tốt với nhau như một bản trình bày gắn kết tập trung diễn đạt một ý tưởng.
Sử dụng màu sắc, hình ảnh biểu trưng, nền trình chiếu tương tự giúp tất cả các trang chiếu mang tính nhất quán. Sử dụng mẫu dựng sẵn cũng là một cách hiệu quả để làm cho các trang trình bày của bạn trông đồng nhất mà không tốn nhiều công sức.
Hãy thử sử dụng ngay Bộ sưu tập bài thuyết trình mẫu miễn phí của Zoho Show để tạo nên bản trình bày đẹp mắt trong tích tắc.
Sử dụng phần mềm thiết kế phù hợp
Lựa chọn công cụ thiết kế phù hợp mang lại nhiều ưu điểm cho bài thuyết trình như nâng cao ý nghĩa bài nói, xây dựng nội dung rõ ràng mạch lạc và trực quan hoá, thu hút sự chú ý từ người nghe và để lại ấn tượng tốt cho khán giả.
Một trong số những công cụ thuyết trình phổ biến và được tin chọn bởi nhiều cá nhân, tập thể khắp nơi là Zoho Show. Vậy Zoho Show có gì đặc biệt?
#1. Cộng tác linh hoạt, tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp
Zoho Show - Phần mềm thuyết trình cộng tác hiện đại cho đội nhóm của bạn. Công cụ là nơi người dùng có thể tạo nên nhiều bản trình chiếu chuyên nghiệp, linh hoạt kết nối đội nhóm và cùng tạo nên những bài thuyết trình hấp dẫn, mọi lúc mọi nơi.
Nhiều tính năng được tích hợp giúp quá trình làm việc nhóm hiệu quả hơn như:
- Thực hiện các thao tác phối hợp, sửa đổi, bổ sung thông tin,... theo thời gian thực
- Tạo nhận xét, xem xét đánh giá công việc trực tiếp trên slide
- Gửi thông báo nhanh chóng bằng việc đề cập các cá nhân có liên quan thực hiện dự án @name
#2. Sở hữu giao diện tinh gọn và thân thiện
Đội ngũ Zoho luôn hướng đến việc phát triển một công cụ tối ưu, đáp ứng mọi nhu cầu của mọi khách hàng. Chính vì vậy, Zoho Show được phát triển với giao diện tinh giản, thân thiện người dùng giúp bất cứ ai đều có thể dễ dàng thao tác ngay từ lần đầu sử dụng.
Zoho Show bao gồm thanh công cụ đa dạng, sáng tạo, và dễ sử dụng, giúp người dùng có thể thao tác các chức năng cần thiết trong quá trình tạo dựng bài nói hoàn chỉnh. UI của Show được đánh giá gọn gàng, đặc biệt đề xuất các tuỳ chọn nhanh liên quan đến hoạt động bạn đang làm.
#3. Tạo một bài thuyết trình mẫu chuyên nghiệp
Với Show, người dùng có thể tuỳ chỉnh thiết kế hoặc sử dụng các mẫu thuyết trình sẵn có của công cụ.
Các mẫu chuyên nghiệp tại Show được thiết kế phù hợp cho nhiều bối cảnh người dùng, từ các kế hoạch kinh doanh, đến các bài trình bày sản phẩm, trình bày ý tưởng để xuất, và hơn thế nữa.
Sở hữu hơn 100 mẫu thiết kế dành cho mọi khía cạnh và bối cảnh doanh nghiệp, người dùng có thể tận dụng để tạo nên những bài thuyết trình lôi cuốn nhanh chóng nhưng đẹp mắt.
Ngoài ra, Zoho Show còn bao gồm nhiều tính năng nâng cao khác hỗ trợ tích cực cho quá trình cộng tác và sáng tạo slide bài nói, tương thích với nhiều công cụ trình chiếu phổ biến khác như Powerpoint, linh hoạt hoạt động trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại cũng như màn hình TV,...
Lời kết
Bất kể chủ đề được trình bày trong các slide của bạn là gì, hãy đảm bảo rằng bạn có sự đầu tư cho nội dung của mình. Hãy thử “đóng vai làm người nghe” và đánh giá lại bài thuyết trình của mình ở một góc độ khách quan nhất.
Một bài trình bày chuyên nghiệp không chỉ dừng ở nội dung, và còn là cách sắp xếp hệ thống và thiết kế gọn gàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng thuyết trình cộng tác hiệu quả, Zoho Show có thể là gợi ý đáng tham khảo dành cho bạn.
Không riêng gì là những mẫu thiết kế ấn tượng sẵn có, bạn vẫn có thể tuỳ chỉnh các mẫu slide theo ý thích, kết nối đội nhóm cộng tác cùng xây dựng bài trình bày tốt nhất với Zoho Show. Trải nghiệm miễn phí Zoho Show ngay!
Comments