แม้ว่าในปัจจุบันจะมีช่องทางการสื่อสารหลากหลายรูปแบบ แต่อีเมลก็ยังถือเป็นช่องทางการสื่อสารที่เชื่อถือได้ และเป็นทางการมากที่สุด ซึ่งแตกต่างจากแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย หรือแอปพลิเคชันแชทอื่นๆ โดยอีเมลมีความเป็นสากล และเป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับการทำงาน ซึ่งหลังจากที่องค์กรต่างๆ ปรับตัวให้เข้ากับโหมดการทำงานแบบไฮบริดมากขึ้นเรื่อยๆ จะมีพนักงานบางคนทำงานจากออฟฟิศ และบางคนทำงานจากที่บ้าน การสนทนาทางอีเมลจึงเพิ่มขึ้นหลายเท่า วันนี้เรามีเทคนิคการเขียนอีเมลให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดมาฝากกัน

1. ใช้ที่อยู่อีเมลที่เป็นมืออาชีพ

ลองนึกภาพว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายบุคคล และคุณได้รับอีเมลสองฉบับดังต่อไปนี้ -

จาก: cute_dog_lover@hmail.com

จาก: email_sebastian@hmail.com

คุณมีแนวโน้มที่จะเปิดอ่านอีเมลฉบับใดมากที่สุด และบุคคลใดที่คุณจะพิจารณาจ้างงาน? แน่นอนว่าเป็นบุคคลที่สอง เนื่องจากปัจจัยอื่นๆ ทั้งหมดเหมือนกัน

เราขอแนะนำให้ใช้ที่อยู่อีเมลตามโดเมนที่กำหนดเอง เมื่อส่งข้อความอย่างเป็นทางการหรือส่งอีเมลถึงผู้ติดต่อทางธุรกิจของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่มีที่อยู่อีเมลดังกล่าว ตรวจสอบว่าที่อยู่อีเมลของคุณเป็นแบบมืออาชีพ โดยมีชื่อของคุณหรือชื่อธุรกิจของคุณรวมอยู่ในนั้นด้วย

2. มีหัวเรื่องที่เรียบง่าย และชัดเจน

หัวเรื่องของอีเมลเป็นสิ่งแรกที่ทุกคนอ่าน (หรือเห็น?) ในอีเมล และมักจะเป็นหนึ่งในปัจจัยที่ส่งผลต่อการเปิดอ่านอีเมล ซึ่งผู้อ่านส่วนใหญ่มักจะ "ตัดสิน" อีเมลจาก "หัวเรื่อง"

เมื่อได้รับอีเมลจากผู้ที่ไม่ได้เป็นผู้ติดต่อหรือคนแปลกหน้า ควรจะเริ่มต้นด้วยบรรทัดหัวเรื่องที่ดี ซึ่งควรเป็นบทสรุปสั้นๆ ของอีเมล และควรจะดึงดูดความสนใจของผู้รับได้เพียงพอที่จะคลิกเปิดอ่านอีเมล

ตัวอย่าง:

หัวเรื่อง: รายงานรายได้รายไตรมาส | รวมการวิเคราะห์

หัวเรื่อง: การประชุมของเรา @ <งานอีเวนต์> | มาคุยกัน!

หัวเรื่อง: ขอให้คุณเข้าร่วม <งานอีเวนต์>

3. เริ่มต้นด้วยคำทักทายเชิงบวก

ใส่คำทักทายที่เกี่ยวข้องกับผู้รับในเชิงบวก โดยพิจารณาจากประเทศของผู้รับ ช่วงเวลาของปีที่ได้รับอีเมล หรือเพียงแค่ข้อความว่า "สวัสดีค่ะ จาก..."

เมื่ออีเมลกลายเป็นเธรดอีเมลหรือบทสนทนาที่มีการตอบกลับไปมาเป็นจำนวนมาก คุณอาจจะไม่จำเป็นต้องใส่คำทักทายก็ได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณส่งอีเมลหาใครสักคนเป็นครั้งแรก คำทักทายจะให้ความรู้สึกเชิงบวกแก่ผู้อ่าน และคุณจะได้รับการตอบกลับด้วยน้ำเสียงเชิงบวกเช่นกัน

ตัวอย่าง:

ขอขอบคุณสำหรับข้อมูลเชิงลึกที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับ <หัวข้อการสนทนา> ที่ <ชื่อกิจกรรม>

ยินดีที่ได้พบคุณที่ <>

4. เอ่ยถึงประวัติความเป็นมา

หากคุณกำลังส่งอีเมลหาใครสักคนเป็นครั้งแรก โปรดแนะนำตัว และระบุที่มาที่ไปของอีเมล โดยคุณต้องระบุว่าคุณรู้จักผู้รับได้อย่างไร และเหตุใดคุณจึงส่งอีเมลถึงบุคคลนั้น

ตัวอย่าง:

ยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้พูดคุยกับคุณเกี่ยวกับ <>

ฉันส่งอีเมลถึงคุณเพื่อนำ <> ไปสู่ขั้นตอนต่อไป

ฉันต้องการติดต่อคุณเกี่ยวกับ <>

5. ระบุจุดประสงค์อย่างตรงประเด็น

นี่คือส่วนหลักของอีเมลที่คุณกล่าวถึงเนื้อหาหลักหรือวัตถุประสงค์ของอีเมล ตรวจสอบว่าคุณเขียนเนื้อหาหลักของอีเมลเป็นประโยคสั้นๆ ที่ชัดเจน หลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะที่ไม่ต้องการหรือคำศัพท์ทางเทคนิค/เฉพาะอุตสาหกรรมในอีเมลฉบับแรกเมื่อคุณไม่แน่ใจว่าผู้รับมีความรู้ในด้านเหล่านั้นหรือไม่ หากคุณกำลังติดต่อโดยอิงตามการวิจัยหรือหากมีใครแนะนำผู้ติดต่อรายนี้ ตรวจสอบว่าคุณได้กล่าวถึงสิ่งนั้นในอีเมล ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจบริบทของอีเมลได้ดีขึ้น หากคุณมีเรื่องที่จะพูดมากมาย ควรสื่อสารประเด็นหลักและสำคัญในอีเมลฉบับแรก และเก็บส่วนที่เหลือไว้พูดในภายหลัง เนื่องจาก อีเมลที่ยาวเกินไปอาจถูกข้ามไปและคุณอาจไม่ได้รับการตอบสนองที่จำเป็นจากอีกฝ่าย

6. ใส่ CTA

อีเมลทุกฉบับคืองานสำหรับบุคคลหนึ่ง โดยคาดหวังว่าผู้รับจะตอบกลับพร้อมรายละเอียดบางอย่างหรือการดำเนินการบางอย่าง โดยในบางกรณี ผู้รับอาจต้องเชื่อมต่อคุณกับบุคคลที่สามารถดำเนินการกับอีเมลได้ ไม่ว่าในกรณีใด ให้ระบุการดำเนินการที่คาดหวังอย่างชัดเจนในอีเมล

ตัวอย่าง:

ตอบกลับอีเมลโดยระบุรายละเอียดต่อไปนี้

เราสามารถนัดพบ เพื่อดื่มกาแฟ และพูดคุยกันต่อได้หรือไม่

โปรดแจ้งเวลา และรายละเอียดการติดต่อที่เหมาะสมให้ทราบ เพื่อกำหนดเวลาโทรคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้

7. เพิ่มคำกล่าวปิดท้าย

นอกจาก CTA แล้ว ให้เพิ่มคำลงท้ายเพื่อทำให้อีเมลของคุณให้สมบูรณ์แบบ โดยใช้ประโยคที่เรียบง่ายตามตัวอย่างด้านล่าง ไม่ต้องกดดันมากเกินไป

ตัวอย่าง:

'ทางเราหวังว่าจะได้รับการตอบรับที่ดีจากคุณ เพื่อนำไปต่อยอดต่อไป'

'หวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณ'

'หากคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมสามารถโทรหาเราได้ที่ ###### '

8. ใช้ลายเซ็นที่เป็นมืออาชีพ

อย่าลืมเพิ่มลายเซ็นแบบมืออาชีพลงท้ายอีเมลของคุณ โดยลายเซ็นของคุณจะช่วยระบุตัวตน, ตำแหน่ง, ชื่อบริษัทของคุณ รวมถึงข้อมูลติดต่อที่จำเป็น

เมื่อคุณส่งอีเมลหาใครสักคนเป็นครั้งแรก ให้ใช้ลายเซ็นอีเมลที่ระบุชื่อนามสกุล และตำแหน่งของคุณ และบริษัทหรือแบรนด์ที่คุณเกี่ยวข้องด้วย นอกจากนี้ คุณยังสามารถใส่เว็บไซต์ของบริษัท และลิงก์ไปยังโซเชียลมีเดียได้ อย่างไรก็ตาม ให้แน่ใจว่าคุณใช้ลายเซ็นที่เรียบง่ายเมื่ออีเมลกลายเป็นบทสนทนายาวๆ หรือตั้งค่าลายเซ็นที่เรียบง่ายกว่าสำหรับการตอบกลับ/ส่งต่อ

ลงท้ายอีเมลด้วยคำว่า 'ด้วยความเคารพ' หรือ 'ขอแสดงความนับถือ'

หากคุณกำลังส่งอีเมลภายในองค์กร คุณสามารถใส่แผนก และตำแหน่งของคุณได้ แต่ไม่จำเป็นต้องใส่เว็บไซต์ของบริษัท และโซเชียลมีเดีย คุณสามารถบันทึกเทมเพลตลายเซ็น 2 หรือ 3 แบบ และเลือกใส่เทมเพลตที่เกี่ยวข้องกับแต่ละอีเมล

ตัวอย่าง:

ขอแสดงความนับถือ

สายฝน สายใจ

ผู้จัดการฝ่ายการตลาด

Zylker Inc.

ด้วยความเคารพ

สายฝน สายใจ

โทรศัพท์: +6689 1234 567

อีเมล: saifon@zylker.com

เว็บไซต์: www.zylker.com

9. ตรวจสอบการสะกด/ไวยากรณ์/ความสมเหตุสมผล

เมื่อคุณเขียนอีเมลเสร็จแล้ว ให้ลองอ่านอีเมลอีกครั้งจากมุมมองของผู้รับ เพิ่มไฟล์แนบหากจำเป็น ใช้เครื่องมือตรวจสอบการสะกดคำ/ไวยากรณ์เพื่อตรวจสอบข้อความในอีเมลอย่างรวดเร็ว คุณอาจประหลาดใจที่ผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากยังใช้ประโยชน์จากเครื่องมือตรวจสอบการสะกดคำเช่นกัน

10. ใช้ CC/ BCC อย่างชาญฉลาด

คุณสามารถรวมรายชื่อติดต่อที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ไว้ในอีเมล CC/ BCC เพื่อให้พวกเขาอยู่ในลูปได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครสักคนที่ได้รับการแนะนำจากเพื่อนคนอื่น คุณควรจะกรอกอีเมลเพื่อนคนนั้นไว้ใน cc ของอีเมล และขอบคุณเขา/เธอสำหรับการแนะนำ

โดยทั่วไปแล้ว การส่ง BCC ถึงใครสักคนโดยที่ผู้รับไม่ทราบถือเป็นแนวทางที่ไม่ดี เว้นแต่คุณคิดว่าการสนทนาในอนาคตไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา ในบางกรณี คุณอาจต้องเพิ่มที่อยู่อีเมลที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดใน BCC เพื่อเก็บอีเมลแยกกัน

11. จัดรูปแบบอีเมลให้สอดคล้องกัน

อีเมลที่จัดรูปแบบไม่ดีไม่เพียงแต่ทำให้ผู้ส่งดูไม่ดีเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อความสามารถในการอ่านอีเมลอีกด้วย ดังนั้นคุณจึงควรตรวจสอบว่าอีเมลมีแบบอักษร และกลุ่มแบบอักษรที่สอดคล้องกัน ซึ่งควรเลือกใช้แบบอักษร 'มืออาชีพ' และ 'อ่านได้ง่าย' สำหรับอีเมลของคุณ คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบ 'ตัวหนา' หรือ 'ขีดเส้นใต้' เพื่อเน้นส่วนต่างๆ ของเนื้อหาอีเมล ซึ่งบริการอีเมลส่วนใหญ่มี 'ตัวแก้ไขข้อความแบบ Rich Text' ที่มีตัวเลือกการจัดรูปแบบหลายแบบ ในบางกรณี การใช้ตารางในอีเมลสามารถช่วยลดเนื้อหาที่ไม่จำเป็นจำนวนมากในอีเมลได้

เพื่อให้ใช้งานง่าย คุณสามารถเลือก 'ค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้า' สำหรับกลุ่มแบบอักษร และขนาดเริ่มต้นที่ตรงกับการตั้งค่าลายเซ็นของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่ามีการจัดรูปแบบในอีเมลอย่างเรียบร้อยก่อนส่งถึงผู้รับ

12. กำหนดเวลาส่งอีเมล

หากคุณเป็นคนนอนดึกหรือต้องทำงานกับคนต่างประเทศ ฟีเจอร์การกำหนดเวลาในอีเมลจะช่วยให้อีเมลของคุณจะไปถึงผู้รับในเวลาที่เหมาะสม และดึงดูดความสนใจของพวกเขาได้ แม้ว่าผู้คนจะตื่นขึ้นมาอ่านอีเมล แต่ส่วนใหญ่แล้วเป็นการตรวจสอบว่ามีเรื่องเร่งด่วน หรือสำคัญรอพวกเขาอยู่หรือไม่ คนส่วนใหญ่ตอบกลับอีเมลในภายหลังเมื่อถึงโต๊ะทำงาน ดังนั้นการกำหนดเวลาส่งอีเมลให้ถึงผู้รับในช่วงเวลาทำงานจะช่วยเพิ่มโอกาสที่ผู้รับจะตอบกลับทันที

13. ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับการติดตามผล

แม้ว่าคุณจะตั้งใจเขียนอีเมลมากเพียงใด แต่ในบางครั้งผู้รับอาจอ่านอีเมลพลาดไป หรือบางครั้งอาจพลาดอ่านอีเมลของคุณด้วยซ้ำ ดังนั้น ให้ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับอีเมล เพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อไม่มีการตอบกลับจากผู้รับภายในหนึ่งหรือสองวันหลังจากส่งอีเมล

ตัวอย่าง:

สวัสดีค่ะ!

คุณได้มีโอกาสอ่านอีเมลที่ฉันส่งมาก่อนหน้านี้หรือไม่ โปรดแจ้งให้ฉันทราบหากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อดำเนินการต่อไป

การสื่อสารทางอีเมลเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างการติดต่อและสร้างความสัมพันธ์ การเขียนอีเมลจะเป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณแน่ใจว่าใช้ภาษาที่เรียบง่าย ตรงประเด็น และปฏิบัติตามกฎมารยาทในการใช้อีเมล คุณสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติม และทดลองใช้งานฟีเจอร์อื่นๆ อีกมากมายที่ Zoho Mail เพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบอีเมล