การสื่อสารภายในองค์กรถือเป็นหัวใจสำคัญขององค์กรที่ประสบความสำเร็จ อย่างไรก็ตาม การสื่อสารภายในองค์กรอาจเกิดปัญหาต่างๆ ได้ง่าย ซึ่งอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้เกิดความเข้าใจผิด รวมถึงทำลายขวัญและกำลังใจของทีม แม้ว่าบทความจำนวนมากจะอธิบายถึงข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้ แต่บทความนี้จะเจาะลึกถึงกลยุทธ์ง่ายๆ แต่ทรงพลังบางประการ เพื่อปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กรโดยใช้ Zoho Cliq

เพิ่มประสิทธิภาพด้วยโพลล์

บางครั้งคุณอาจพลาดโอกาสรับความคิดเห็นอันมีค่าจากสมาชิกในทีมหากปฏิบัติตามการสื่อสารแบบบนลงล่างแบบดั้งเดิม ซึ่งนำไปสู่การตัดสินใจที่ไม่มีประสิทธิภาพ Zoho Cliq นำเสนอโซลูชันที่ยอดเยี่ยมด้วยส่วนขยายโพลล์ในรูปแบบ interactive โดยการสำรวจความคิดเห็นเหล่านี้ไม่ได้เป็นเพียงการรวบรวมความคิดเห็นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเสริมพลังให้สมาชิกในทีมทุกคนมีส่วนร่วมอย่างมีความหมาย ไม่ว่าจะเป็นการเลือกกิจกรรมเสริมสร้างทีมครั้งต่อไป หรือการจัดลำดับความสำคัญของงาน ซึ่งการสำรวจความคิดเห็นใน Zoho Cliq จะช่วยให้เสียงของทุกคนมีความหมาย และเป็นส่วนหนึ่งในกระบวนการตัดสินใจอีกด้วย โดยสิ่งนี้ช่วยส่งเสริมให้เกิดความรู้สึกถึงการทำงานร่วมกัน และนำไปสู่การตัดสินใจที่ได้รับข้อมูล และขับเคลื่อนด้วยความเห็นพ้องต้องกันมากขึ้น ซึ่งท้ายที่สุดแล้วก็จะช่วยเพิ่มขวัญและกำลังใจ รวมถึงผลงานของทีมที่ดียิ่งขึ้น

ทลายการทำงานแบบแยกส่วน (silos)

อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งต่อการสร้างสรรค์นวัตกรรมคือเมื่อแผนกต่างๆ ดำเนินงานแยกกัน ทำให้เกิดกำแพงกั้นการสื่อสาร ซึ่งการใช้ช่องทางและแชทกลุ่ม Zoho Cliq จะช่วยทำลายกำแพงกั้นนี้ และช่วยให้ทีมงานจากแผนกต่างๆ สามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

ดังที่เน้นย้ำโดยการวิจัยของ McKinsey เมื่อไม่นานนี้ บริษัทที่ประสบความสำเร็จในการทำงานร่วมกันมักจะมีการเติบโตทางการเงินที่สำคัญ ตัวอย่างเช่น บริษัทวิศวกรรมแห่งหนึ่งพบว่ารายได้จากการก่อสร้างพุ่งสูงขึ้นจาก 80 ล้านดอลลาร์เป็น 275 ล้านดอลลาร์ภายในหนึ่งปี เนื่องจากการส่งเสริมการเชื่อมต่อระหว่างผู้เชี่ยวชาญจากแผนกต่างๆ เข้าด้วยกัน

กระตุ้นให้ทีมการตลาดของคุณระดมความคิดกับทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือให้ทีมขายแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกกับฝ่ายสนับสนุนลูกค้า ซึ่งการทำงานเป็นทีมข้ามแผนกนี้สามารถจุดประกายความคิดใหม่ๆ และนำไปสู่โซลูชันที่สร้างสรรค์ นอกจากนี้ ยังช่วยสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง และเหนียวแน่นยิ่งขึ้น

ไม่ต้องวุ่นวายกับไฟล์อีกต่อไป

งานวิจัยล่าสุดระบุว่าพนักงานใช้เวลาเฉลี่ยวันละ 2 ชั่วโมงในการค้นหาเอกสาร

ปัญหาสำคัญอีกประการหนึ่งคือการจัดการเอกสาร และไฟล์ต่างๆ ที่ไม่เหมาะสม ด้วย Zoho Cliq สามารถ integrate เข้ากับระบบจัดการไฟล์ เช่น Zoho WorkDrive, Google Drive, Box และอื่นๆ ซึ่งการ integrate จะนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถแชร์, เข้าถึง และทำงานร่วมกันบนเอกสารภายในอินเทอร์เฟซการแชท โดยไม่ต้องค้นหาเวอร์ชันล่าสุดของไฟล์อีกต่อไป เนื่องจากทุกคนมีข้อมูลล่าสุดอยู่ในมือ ซึ่งวิธีนี้ช่วยให้ประหยัดเวลา และทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

ใช้บอทเข้ามาช่วยเหลือ

คุณเคยรู้สึกเหมือนกำลังเล่นเกมโทรศัพท์กับข้อความของทีมของคุณหรือไม่? คนคนหนึ่งพูดว่า "ฟ้าใส" และเมื่อถึงคนสุดท้ายก็กลายเป็น "หมูบิน" ไปแล้ว? ไม่ต้องกลัว เพราะบอทจะเข้ามาช่วยจัดการปัญหาเหล่านี้

ตามการศึกษาวิจัยในปี 2023 ที่ปรึกษาที่ใช้แชทบอททำภารกิจสำเร็จได้มากขึ้น 12.2% เร็วขึ้น 25.1% และดีกว่าผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้แชทบอทถึง 40%

ลองนึกภาพว่ามีผู้ช่วยแบบดิจิทัลที่ทำให้แน่ใจว่าทุกคนตีความข้อความได้ตรงประเด็น และชัดเจน ด้วยบอทของ Zoho Cliq จะทำให้การสื่อสารประจำวันเป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การแจ้งเตือนสำหรับการประชุมออนไลน์, กำหนดส่งโปรเจ็กต์ และนโยบายของบริษัท บอทช่วยรักษาข้อความที่เป็นหนึ่งเดียวกันในทีมของคุณ ทำให้ทุกคนได้รับข้อมูล และดำเนินการตามแผน ด้วยบอทเหล่านี้ ความผิดพลาดในการสื่อสารจะกลายเป็นอดีต และถูกแทนที่ด้วยการประสานงานทีมที่มีประสิทธิภาพ และเชื่อถือได้

การสำรวจความคิดเห็น

การละเลยข้อเสนอแนะของพนักงานถือเป็นโอกาสที่เสียไป ซึ่งอาจทำให้ทีมมีส่วนร่วมน้อยลง คุณสามารถรวบรวมข้อเสนอแนะเกี่ยวกับแนวทางการสื่อสารได้ทันทีโดยกำหนดเวลาการสำรวจความคิดเห็นใน channel ของ Cliq ซึ่งการสำรวจเหล่านี้ทำหน้าที่เหมือนเครื่องตรวจวัดอัตราการเต้นของหัวใจสำหรับความรู้สึกของทีมของคุณ โดยให้ข้อมูลเชิงลึกที่ทันท่วงทีเพื่อปรับปรุงกลยุทธ์ของคุณ การตอบสนองต่อคำแนะนำแบบเรียลไทม์เหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างวัฒนธรรมแห่งการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และทำให้มั่นใจได้ว่าการสื่อสารของคุณจะพัฒนาไปพร้อมกับความต้องการของทีม

บรรลุเป้าหมายด้านการสื่อสารด้วย Zoho Cliq

การเชี่ยวชาญการสื่อสารภายในองค์กรไม่ใช่แค่ทักษะเท่านั้น แต่ยังเป็นพลังพิเศษอีกด้วย Zoho Cliq มอบขุมทรัพย์ความสามารถที่จะเปลี่ยนแปลงวิธีที่ทีมของคุณโต้ตอบ, ทำงานร่วมกัน และเติบโตไปด้วยกัน ดังนั้น โบกมือลาวันแห่งการสื่อสารที่ผิดพลาด และต้อนรับยุคใหม่ที่เสียงของทุกคนภายในทีมจะมีความหมาย ให้ความสำคัญ และสอดประสานกัน ด้วย Zoho Cliq คุณไม่ได้แค่สื่อสารเท่านั้น แต่คุณยังประสบความสำเร็จทุกครั้งที่โต้ตอบกัน

ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานเลย หรือ ต้องการชมสาธิตวิธีการใช้งาน

หากคุณมีข้อสงสัย สามารถส่งอีเมลหาเราได้ที่ support@zohocliq.com เรายินดีให้ความช่วยเหลือคุณเสมอ!