ที่อยู่อีเมลบริษัทแบบมืออาชีพคืออะไร?

ในยุคปัจจุบันที่ผู้คนทำงานผ่านทางออนไลน์และในระบบคลาวด์ ทุกคนมีบัญชีอีเมลของตัวเอง และใช้ที่อยู่อีเมลของเราในการติดต่อกับผู้อื่น นอกจากนี้ ที่อยู่อีเมลของเรายังกลายเป็นตัวตนออนไลน์ และเป็นฐานสำหรับบริการส่วนบุคคล และที่เกี่ยวข้องกับงานทั้งหมดที่เราใช้ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่เราควรจะมีบัญชีอีเมลให้น้อยที่สุด เพื่อวัตถุประสงค์ในการติดต่อส่วนบุคคล และที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน

ที่อยู่อีเมลบริษัทคือที่อยู่อีเมลที่คุณใช้สื่อสารกับผู้ทำธุรกิจร่วมกัน, เพื่อนร่วมงาน, ลูกค้า และพาร์ทเนอร์ของคุณเป็นหลัก ซึ่งในกรณีที่ที่อยู่อีเมลบริษัทมีโดเมนที่กำหนดเองที่คุณได้ลงทะเบียนสำหรับธุรกิจของคุณไว้ ที่อยู่อีเมลนั้นก็จะเป็นที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งได้ว่า ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ คือที่อยู่อีเมลที่มีชื่อบริษัทของคุณอยู่ในรูปแบบของชื่อโดเมน

ที่อยู่อีเมลบริษัทแบบมืออาชีพมีประโยชน์อย่างไร?

เมื่อคุณสร้างบัญชีอีเมลจากผู้ให้บริการอีเมลยอดนิยมที่มีโดเมนทั่วไป คุณสามารถเลือกชื่อที่สวยงามหรือแม้แต่ตัวย่อตลกๆ สำหรับที่อยู่อีเมลส่วนตัวของคุณได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อเกี่ยวข้องกับการติดต่อทางธุรกิจ ที่อยู่อีเมลของคุณ และที่อยู่อีเมลของพนักงานไม่ควรเป็นแบบทั่วไป เนื่องจากการมีที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพจะช่วยในการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ แสดงความเป็นมืออาชีพ และส่งเสริมแบรนด์ของคุณ

ที่อยู่อีเมลของคุณควรอิงตามโดเมนของคุณ และมีความเป็นมืออาชีพด้วย โดยที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพช่วยให้คุณได้รับประโยชน์ดังต่อไปนี้:

-ทำให้แบรนด์เป็นที่รู้จัก

-สร้างความไว้วางใจ

-ของแท้

-ความน่าเชื่อถือ

-ง่ายต่อการจดจำ

-สร้างชื่อเสียงที่ดีขึ้น

เคล็ดลับการเลือกใช้ที่อยู่อีเมลบริษัทแบบมืออาชีพ

เพื่อรักษาความสอดคล้องในขณะที่สร้างบัญชีอีเมล และเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ คุณต้องวางแผน และกำหนดรูปแบบที่คุณต้องการ

ตัวอย่างที่อยู่อีเมลบริษัทแบบมืออาชีพ

รูปแบบที่อยู่อีเมลบางส่วนที่ได้รับความนิยม และใช้กันมากที่สุดมีดังนี้:

รูปแบบที่ 1

ชื่อจริง.นามสกุล@domain.com

ตัวอย่าง: peter.parker@zylker.com

นี่เป็นหนึ่งในรูปแบบอีเมลที่ใช้งานมากที่สุดทั่วโลก ซึ่งที่อยู่อีเมลประเภทนี้ฟังดูเป็นมืออาชีพเนื่องจากเกี่ยวข้องกับทั้งชื่อและนามสกุล แม้ว่าในองค์กร จะมีหลายคนที่มีชื่อเหมือนกัน ความเป็นไปได้ในการใช้นามสกุลเดียวกันก็น้อยกว่ามาก และทำให้การเชื่อมต่อผู้ใช้และที่อยู่อีเมลมีความคลุมเครือน้อยลง ซึ่งรูปแบบนี้เหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาด แม้แต่ในกรณีของสตาร์ทอัพหรือธุรกิจขนาดเล็กก็จะช่วยในการวางแผนระยะยาวและช่วยหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนหากองค์กรเติบโตขึ้นหลายเท่า

รูปแบบที่ 2

ชื่อจริง.อักษรตัวแรกของนามสกุล@domain.com

ตัวอย่าง: peter.p@zylker.com

หรือ ชื่อจริง.อักษรสองตัวแรกของนามสกุล@domain.com

ตัวอย่าง: peter.pk@zylker.com

นี่เป็นอีกรูปแบบหนึ่งยอดนิยมที่องค์กรต่างๆ ทั่วโลกใช้ ซึ่งรูปแบบที่อยู่อีเมลนี้เป็นแบบส่วนบุคคล และจดจำได้ง่าย เนื่องจากเป็นรูปแบบที่สั้น และเกี่ยวข้องกับชื่อของผู้ใช้ อย่างไรก็ตาม อาจมีข้อขัดแย้งเมื่อมีคนที่มีนามสกุลที่ขึ้นต้นด้วยชื่อย่อเดียวกัน โดยแอดมินส่วนใหญ่ชอบรูปแบบนี้ และใช้รูปแบบย่อของชื่อที่สอง หรือตัวอักษรสองตัวจากชื่อที่สองเพื่อหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อน

รูปแบบที่ 3

ชื่อจริง@domain.com

ตัวอย่าง: peter@zylker.com

ลูกค้าและผู้ติดต่อทางธุรกิจจะสามารถระบุบุคคลที่ส่งอีเมล และเชื่อมต่อกับพวกเขาได้อย่างง่ายดาย ซึ่งเหมาะสำหรับธุรกิจสตาร์ทอัพ และธุรกิจขนาดเล็กที่มีผู้ใช้ไม่เกิน 10 คน อย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจ/องค์กรเติบโตขึ้น ก็อาจเกิดความซ้ำซ้อนได้ ขึ้นอยู่กับชื่อผู้ใช้ และความสับสนนี้จะซับซ้อนยิ่งขึ้นเมื่อทั้งสองมีบทบาทในการติดต่อกับลูกค้า นอกจากนี้ยังทำให้เกิดความสับสนในอีเมลภายในองค์กรเมื่อมีบุคคลหลายคนที่มีชื่อเดียวกัน โดยรูปแบบนี้ได้รับความนิยมอย่างสูงเนื่องจากจดจำได้ง่าย

ในกรณีขององค์กรขนาดใหญ่ แทนที่จะกำหนดที่อยู่อีเมลในรูปแบบนี้ให้กับผู้ใช้ทั้งหมด คุณสามารถกำหนดที่อยู่อีเมลในรูปแบบนี้เป็นนามแฝงให้กับบุคคลสำคัญในองค์กรได้ การมีที่อยู่อีเมลเป็นนามแฝงจะช่วยให้พวกเขามีที่อยู่อีเมลหลักเป็นส่วนตัว และด้วยเหตุนี้จึงสามารถแยกแยะอีเมลภายใน และอีเมลสำคัญจากอีเมลขยะที่พวกเขาได้รับได้อย่างง่ายดาย

วิธีการสร้างที่อยู่อีเมลบริษัทแบบมืออาชีพสำหรับผู้ใช้ทุกคนที่ใช้ Zoho Mail

หากต้องการสร้างที่อยอีเมลบริษัทแบบมืออาชีพด้วยโดเมนของคุณ คุณต้องตั้งค่าโดเมนกับ Zoho ก่อน เมื่อคุณยืนยันโดเมนของคุณด้วย Zoho Mail เสร็จแล้ว คุณจะต้องเพิ่มผู้ใช้เพื่อสร้างบัญชีอีเมลของพวกเขา ในกรณีที่คุณยังไม่มีโดเมน คุณสามารถซื้อโดเมนจาก Zoho ได้ เมื่อตั้งค่าโดเมนที่ลงทะเบียนผ่าน Zoho เสร็จสิ้นแล้ว จะสามารถใช้งานได้ทันที โดยคุณสามารถเริ่มต้นด้วยการเพิ่มผู้ใช้ได้โดยตรง

Zoho Mail รองรับหลายวิธีในการสร้าง และเลือกที่อยู่อีเมลระดับมืออาชีพสำหรับผู้ใช้งาน

1. คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ทีละคนโดยระบุชื่อ นามสกุล และที่อยู่อีเมลที่จะสร้างให้พวกเขา พร้อมกับรหัสผ่านที่ควรใช้ในการเข้าสู่ระบบ ซึ่งวิธีการนี้เป็นทางเลือกที่ดีที่สุด หากคุณต้องการสร้างที่อยู่อีเมลไม่เกิน 10 บัญชี

2. หากต้องการสร้างบัญชีผู้ใช้มากกว่า 5 บัญชี ขอแนะนำให้ใช้ "การนำเข้าจาก CSV" เพื่อสร้างผู้ใช้จากรายละเอียดที่อัปโหลดจากไฟล์ CSV

3. คุณสามารถใช้ตัวเลือก 'นำเข้า' เพื่อนำเข้าผู้ใช้จาก CRM หรือบริการอื่นๆ จาก Zoho หรือนำเข้าโดยตรงจาก GSuite

ที่อยู่อีเมลแบบกลุ่ม: ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพตามฟังก์ชัน/วัตถุประสงค์

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งที่มักถูกมองข้ามเมื่อสร้างที่อยู่อีเมล คือที่อยู่อีเมลแบบกลุ่มที่สร้างขึ้นตามวัตถุประสงค์การใช้งาน เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น เราขอแนะนำให้ใช้ที่อยู่อีเมลทั่วไปหรือตามวัตถุประสงค์ เช่น contact@domain.com, support@domain.com, info@domain.com ฯลฯ ซึ่งเหมาะสมกับวัตถุประสงค์เฉพาะ เพื่อให้แน่ใจว่าแม้ว่าพนักงานจะลาออกจากองค์กรแล้ว ที่อยู่อีเมลสำหรับวัตถุประสงค์ที่สำคัญ เช่น contact@ จะยังคงใช้งานได้ ซึ่งในระยะเริ่มต้นขององค์กร ความรับผิดชอบในการสนับสนุน การขาย ฯลฯ อยู่ในระดับบุคคล และการสื่อสารเกิดขึ้นจากลูกค้าหรือลูกค้าเป้าหมายถึงบุคคลโดยตรง อย่างไรก็ตาม เพื่อให้การติดต่อสื่อสารมีมาตรฐานและเป็นมืออาชีพมากขึ้น ธุรกิจควรใช้ที่อยู่อีเมลดังกล่าวเป็นที่อยู่แบบกลุ่มทั่วไปที่ได้รับการจัดการโดยทีมแทนที่จะเป็นรายบุคคลจะดีกว่า

แนวทางปฏิบัติทั่วไปสำหรับอีเมลแบบกลุ่ม:

เพื่อให้มีแนวทางการติดต่อสื่อสารแบบมืออาชีพ ขอแนะนำให้มีบัญชีอีเมลทั่วไปตามกลุ่มการทำงานต่างๆ ในองค์กร ตามลักษณะงานของพวกเขา ต่อไปนี้คือบัญชีอีเมลทั่วไปมาตรฐานบางส่วนที่ทุกองค์กรใช้สำหรับฟังก์ชันต่างๆ ขององค์กร

สาธารณะ - บัญชีอีเมลแบบกลุ่มภายนอกองค์กร:

โดยทั่วไปแล้วที่อยู่อีเมลภายนอกหรือสาธารณะจะใช้เพื่อให้ตัวเลือกสำหรับผู้ติดต่อภายนอกขององค์กรเพื่อสื่อสารกับแผนกต่างๆ ขององค์กร เมื่อตั้งค่าบัญชีเหล่านี้ ผู้ดูแลระบบควรตรวจสอบว่าบัญชีอีเมลแบบกลุ่มมีสิทธิ์รับอีเมลจากบัญชีภายนอก นอกจากนี้ อีเมลที่ส่งถึงกลุ่มควรได้รับการส่งไปยังทีมที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสม

ตัวอย่าง:

support@domain.com

sales@domain.com

info@domain.com

careers@domain.com

enquiries@domain.com

news@domain.com

องค์กร - บัญชีอีเมลแบบกลุ่มภายในองค์กร:

ที่อยู่อีเมลขององค์กรหรือแบบกลุ่มภายในองค์กรใช้สำหรับพนักงานภายในองค์กรเดียวกัน เพื่อเข้าถึงกลุ่มภายในองค์กร และฟังก์ชันภายในองค์กรสำหรับพนักงาน ซึ่งบัญชีเหล่านี้สามารถตั้งค่าเพื่อรับอีเมลจากพนักงานภายในองค์กรเท่านั้น

ตัวอย่าง:

payroll@domain.com

hrqueries@domain.com

systemadmin@domain.com

employee-care@domain.com​

วิธีการสร้างที่อยู่อีเมลบริษัทแบบมืออาชีพสำหรับบัญชีทั่วไป หรือลิสต์รายชื่อทั้งหมดโดยใช้ Zoho Mail 

หากต้องการสร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพด้วยโดเมนของคุณสำหรับบัญชีทั่วไปหรือลิสต์รายชื่อทั้งหมดสำหรับโดเมนของคุณ คุณต้องสร้างกลุ่มอีเมลที่สามารถเข้าถึงได้แบบสาธารณะ โดยสามารถดูคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการสร้างและจัดการบัญชีอีเมลกลุ่มด้วยที่อยู่อีเมลระดับมืออาชีพใน Zoho Mail ได้ที่นี่

ต่อไปนี้เป็นฟีเจอร์บางส่วนที่มีประโยชน์มากที่สุด เมื่อคุณสร้างบัญชีกลุ่มตามโดเมนใน Zoho Mail:

-คุณสามารถเพิ่มสมาชิกได้หลายคน และมอบหมายผู้ดูแลได้หลายคนสำหรับแต่ละกลุ่ม

-ผู้ดูแลจะมีสิทธิ์อนุญาตกลุ่มและสามารถเพิ่มผู้ใช้เพิ่มเติม หรือเปลี่ยนการตั้งค่าของกลุ่มนั้นได้ ผู้ตรวจสอบยังสามารถเลือกประเภทของอีเมลที่ส่งถึงกลุ่ม เพื่อทำการอนุมัติหรือปฏิเสธได้

-ผู้ใช้สามารถส่งอีเมลโดยใช้ที่อยู่ของกลุ่ม โดยผู้ดูแลระบบสามารถขยายฟีเจอร์นี้ให้กับสมาชิกทั้งกลุ่ม หรือเฉพาะสมาชิกบางรายเท่านั้น

-เมื่อผู้ใช้ส่งอีเมลโดยใช้ที่อยู่อีเมลกลุ่ม ที่อยู่อีเมลส่วนบุคคลของผู้ใช้จะไม่ถูกเปิดเผยต่อผู้รับ

-ผู้ดูแลระบบสามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์ 'สตรีม' สำหรับกลุ่ม ซึ่งสมาชิกกลุ่มสามารถทำงานร่วมกัน และติดต่อสื่อสารภายในกลุ่มได้จากกล่องจดหมายของพวกเขา