ปัจจุบันนี้อีเมลเครื่องมือหนึ่งที่ได้รับความนิยม โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจ ซึ่งอย่างที่ทุกท่านทราบกันดีว่าความสำคัญของอีเมลนั่นคือการทำให้การสื่อสารเกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตาม อีเมลยังเสี่ยงต่อการทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง และมีกระบวนการที่ขัดขวางการทำงานอีกด้วย เช่น การส่งอีเมลจำนวนมาก หรือการจัดการข้อความก่อนการประชุมอาจกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อ และทำให้คุณเสียเวลา

Email groups คือฮีโร่สำหรับสถานการณ์นี้ โดยเป็นแนวคิดที่เรียบง่ายแต่ทรงประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยลดความเครียดจากการส่งอีเมลจำนวนมาก และช่วยในการจัดระเบียบข้อความที่ดีขึ้น และทำให้กล่องจดหมายขาเข้ากลายเป็นศูนย์

Email groups คืออะไร

Email groups คือกลุ่มอีเมลที่กำหนดชื่อกลุ่ม และที่อยู่อีเมลทั่วไป ซึ่งจะทำให้อีเมลทุกฉบับที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลทั่วไปนี้ จะได้รับการส่งไปยังที่อยู่อีเมลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มนี้โดยอัตโนมัติ

เหตุใดคุณจึงควรใช้ Email groups

หากคุณต้องการส่งการอัปเดตให้กับทุกคนในทีมโปรเจ็กต์ของคุณผ่านทางอีเมล การส่งอีเมลทีละคนอาจต้องใช้เวลามาก ซึ่งคุณสามารถกำจัดปัญหานี้ได้ด้วยการสร้าง Email groups สำหรับแต่ละแผนก และส่งอีเมลจำนวนมากถึงแผนกต่างๆ เหล่านั้น

การนำ Email groups เข้ามาใช้งานนั้นมีประโยชน์หลายอย่าง ขึ้นอยู่กับวิธีการที่คุณใช้ และนี่คือข้อดีของการใช้งาน Email groups

ประหยัดเวลา

ข้อดีข้อแรกที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดของการสร้าง Email groups คือคุณจะสามารถประหยัดเวลาในการส่งอีเมลหาผู้คนจำนวนมาก ซึ่งคุณจะสามารถสร้าง Email groups ที่แตกต่างกันสำหรับแผนกต่างๆ ในองค์กรของคุณได้ เช่น ฝ่ายขายและการตลาด, ทรัพยากรบุคคล, การวิจัยและพัฒนา เป็นต้น

หลังจากสร้าง Email groups เหล่านี้แล้ว คุณก็สามารถส่งการอัปเดตถึงพวกเขาผ่านทางอีเมลได้เพียงกดปุ่ม "ส่ง"

ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน และการติดต่อสื่อสาร

Email groups ทำให้เพื่อนร่วมทีมของคุณทุกคนรับทราบข้อมูลพร้อมกัน โดยไม่มีใครตกหล่น จากสาเหตุที่คุณลืมเพิ่มที่อยู่อีเมลของพวกเขา

สิ่งนี้จะช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันของทีม และสร้างการสื่อสารที่แข็งแกร่งภายในองค์กร

ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กร

การจัดระเบียบ และจัดเรียงอีเมลของคุณในขณะที่ค้นหาอีเมลที่คุณต้องการนั้นอาจเป็นเรื่องที่วุ่นวาย และใช้เวลานาน แต่ด้วย Email groups จะช่วยให้อีเมลทั้งหมดถูกจัดกลุ่มอย่างเหมาะสมตามแผนกต่างๆ เช่น การตลาด, development, ทรัพยากรบุคคล ฯลฯ

ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยลดความยุ่งยากในการค้นหา และจัดเรียงอีเมลสำคัญในกล่องจดหมายของคุณ

ตัวอย่างของ Email groups

Email groups มีประโยชน์สำหรับการใช้งานในรูปแบบต่างๆ มากมาย นี่คือตัวอย่างของ Email groups

Email groups สำหรับโปรเจ็กต์

นี่คือ Email groups สำหรับกลุ่มคนที่ทำงานในโปรเจ็กต์เดียวกัน โดย Email groups  ของโปรเจ็กต์จะแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดทราบถึงสถานะ และการอัปเดตของโปรเจ็กต์นั้นๆ

ตัวอย่างเช่น Email groups ของโปรเจ็กต์หนึ่งอาจมีหัวหน้าทีม, สมาชิกของทีม development, ผู้จัดการฝ่ายบัญชี, ผู้จัดการฝ่ายการตลาด และสมาชิกของทีมฝ่ายขายที่ทำงานในโปรเจ็กต์เดียวกัน

Email groups สำหรับแผนก

Email groups ที่มีสมาชิกอยู่ในแผนกเฉพาะขององค์กรเรียกว่า Email groups สำหรับแผนก ซึ่ง Email groups นี้จะลดช่องว่างด้านการสื่อสารระหว่างสมาชิกในแต่ละแผนก

Email groups สำหรับแผนกจะมีสมาชิกตามแผนกของพวกเขา โดย Email groups หนึ่งอาจเป็นสำหรับทรัพยากรบุคคลเพียงอย่างเดียว และอีก Email groups หนึ่งสำหรับช่องทางการตลาด ฯลฯ

Email groups สำหรับบริษัท

บริษัทต่างๆ สามารถใช้ Email groups เพื่อการประชาสัมพันธ์ข่าวสารทั่วทั้งบริษัทได้ สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข่าวสารของบริษัทที่เกี่ยวข้องจะเข้าถึงพนักงานได้ทันที และช่วยสร้างความรู้สึกเชื่อมโยงกันภายในองค์กร

Email groups สำหรับบริษัทประกอบด้วยสมาชิกทั้งหมดที่ทำงานให้กับองค์กรนั้น ไม่รวมพาร์ทเนอร์,  ผู้ขาย third-party, และหน่วยงานภายนอกที่ทำงานร่วมกัน

Email groups สำหรับผู้ขาย

แม้ว่าคุณจะต้องเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารภายในองค์กรของคุณ แต่การรักษาประสิทธิภาพการสื่อสารกับผู้ขายของคุณก็จำเป็นไม่แพ้กัน โดยคนเหล่านี้คือบุคคลภายนอกที่จัดหาสิ่งที่คุณต้องการในการดำเนินธุรกิจของคุณให้กับองค์กรของคุณนั่นเอง

Email groups สำหรับผู้ขายจะมีผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดที่คุณติดต่อด้วย นอกจากนี้คุณยังสามารถแบ่ง Email groups ของผู้จัดจำหน่ายตามฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์ และหมวดหมู่อื่นๆ ได้อีกด้วย

Email groups สำหรับลูกค้า

แนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับองค์กรที่จะมี Email groups สำหรับลูกค้ากับลูกค้า องค์กรต่างๆ สามารถใช้สื่อนี้เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า และข้อเสนอแนะจากพวกเขาได้

Email groups สำหรับลูกค้าสามารถมีฐานลูกค้าทั้งหมด หรือแยกตามทิกเก็ตการบริการลูกค้าองค์กรเท่านั้น เป็นต้น

เคล็ดลับ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Email groups

เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้งาน Email groups เราขอแนะนำเคล็ดลับเหล่านี้ที่จะสามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลา และยกระดับการสื่อสารของคุณได้

เพิ่มเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

สิ่งนี้อาจดูชัดเจนแต่มักถูกมองข้ามเมื่อสร้าง Email groups เพื่อให้ Email groups มีประสิทธิภาพในการสื่อสาร และป้องกันความสับสน ให้เพิ่มเฉพาะบุคคลที่เป็นส่วนหนึ่งของการสนทนาเท่านั้น

การเพิ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องจะช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักของการสร้าง Email groups ซึ่งก็คือการแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดทราบ โดยการเพิ่มบุคคลที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของ Email groups จะส่งผลให้เกิดความสับสน และเป็นอีเมลที่ยุ่งเหยิงสำหรับทุกคน

ยึดมั่นในกำหนดการ

เมื่อสร้าง  Email groups ก็ควรที่จะมีกำหนดการ และยึดถืออย่างเคร่งครัด หากไม่มีกำหนดการ คนอื่นๆ อาจมีแนวโน้มที่จะเพิ่มสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับบุคคลที่เป็นส่วนหนึ่งของ Email groups นี้

การยึดมั่นในกำหนดการจะสร้างสภาพแวดล้อมที่ผู้คนแบ่งปันข้อความที่ส่งผลเชิงบวกต่อโปรเจ็กต์ ซึ่งเป็นเป้าหมายของการทำงานร่วมกัน

การคัดกรองอย่างเข้มงวด

ควรมีผู้ดูแลที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้ตั้งกฎสำหรับ Email groups โดยกฎเหล่านี้ควรเกี่ยวข้องกับการรักษามารยาท และการปฏิบัติตามกฏ ซึ่งใครก็ตามที่ละเมิดกฎเหล่านี้ที่ผู้ดูแลตั้งไว้ ควรถูกเตือน หรือลบออกจากกลุ่ม

ปฏิบัติตามรูปแบบที่สอดคล้องกัน

แนวทางปฏิบัติที่ดีคือการจัดรูปแบบเดียวกันตลอดทั้งเธรดอีเมล สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความชัดเจน, ความเป็นมืออาชีพ, การจัดการองค์กรได้ง่ายขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพ

ส่งเสริมให้ผู้คนใน Email groups ติดตามหัวเรื่องที่คล้ายกัน, การใช้รูปแบบอักษรแบบทั่วไป, ขนาดอักษร, และรักษาโทนการสนทนาทางอีเมลให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน

ให้ความเคารพ

ในสื่อกลางที่ผู้คนที่มีความคิดต่างกันสามารถทำงานร่วมกันได้ ซึ่งโอกาสในการถกเถียงกันอย่างดุเดือดนั้นมีสูง แม้ว่าการทำงานร่วมกันระหว่างทีม อาจทำให้เกิดความขัดแย้งทางวิชาชีพ แต่ก็ไม่ได้เกี่ยวข้องกับ Email groups ทั้งหมด

ดังนั้น ในการตั้งค่า Email groups ให้เคารพความคิดเห็น และเวลาของผู้อื่น สร้างนิสัยในการส่งข้อความที่เพิ่มมูลค่าให้กับทั้งกลุ่ม และขับเคลื่อนโปรเจ็กต์ไปข้างหน้า

แนวทางปฏิบัติที่ไม่ดีสำหรับการส่งอีเมลในปัจจุบัน

ธุรกิจพึ่งพาอีเมลเป็นอย่างมากในการสื่อสาร โดยเฉพาะทีมภายใน ด้วยเหตุนี้การระบุแนวทางปฏิบัติทางอีเมลที่ไม่ดีโดยไม่รู้ตัว จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนควรทราบ เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้

อัตราการตีกลับเพิ่มขึ้น

เมื่อส่งอีเมล บางครั้งเราป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับไม่ถูกต้อง นี่เป็นข้อผิดพลาดทั่วไปที่ส่งผลให้เกิดอีเมลตีกลับ กรณีนี้อาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากที่อยู่ของผู้รับสะกดผิด หรือเลิกใช้งานไปแล้ว

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้ติดตั้งเครื่องมือยืนยันอีเมล และตรวจสอบที่อยู่ของผู้รับอีกครั้งก่อนส่งอีเมลเสมอ หลังจากที่คุณส่งอีเมลแล้ว ให้จับตาดูกล่องจดหมายของคุณเพื่อรับข้อความตีกลับ

การสนทนาที่ยุ่งเหยิงในอีเมล

เธรดอีเมลที่มีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมากเข้ามามีส่วนร่วมกับข้อมูลอาจเป็นฝันร้ายที่ต้องจัดการ เมื่อทำการค้นหาอีเมลที่ต้องการ ซึ่งอาจส่งผลให้คุณเสียเวลาเป็นอย่างมากในการจัดระเบียบกล่องจดหมาย

อีเมลที่ส่งโดยมีหัวเรื่องที่ไม่เหมาะสม หรือไม่เกี่ยวข้องอาจทำให้เกิดปัญหาเรื่องความสอดคล้องและความชัดเจนได้

กล่องจดหมายที่ไม่เป็นระเบียบ

การมีกล่องจดหมายที่รกโดยไม่มีลำดับที่เหมาะสมอาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณในระยะยาว โดยที่คุณไม่รู้ตัวเลย ประการแรก มันจะทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ และการเห็นอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านเหล่านั้นจะทำให้คุณเครียด

สร้างนิสัยในการยกเลิกการสมัครจากผู้ขาย และธุรกิจที่ไม่พึงประสงค์ และลบอีเมลที่ไม่เพิ่มมูลค่าให้กับงานของคุณ

บทสรุป

สำหรับธุรกิจที่จะสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับลูกค้า เวลาเป็นสิ่งสำคัญ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นหัวใจหลักที่จะต้องจัดลำดับความสำคัญของแนวทางปฏิบัติที่ช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง และการใช้เวลามากมายในการจัดเรียง และจัดระเบียบอีเมลของคุณอาจดีกว่าการใช้เวลาไปทำอย่างอื่น

Email groups ช่วยให้ธุรกิจทำเช่นนั้นได้ ด้วยการสร้าง Email groups แยกกันสำหรับแผนกต่างๆ ทำให้คุณสามารถสบายใจได้ว่าอีเมลทั้งหมดของคุณจะมีการจัดระเบียบให้สอดคล้องกันมากขึ้น เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ในภายหลัง

ด้วย Email groups คุณสามารถย่นระยะเวลาอันยาวนานในการคัดกรองกล่องจดหมายขาเข้า เพื่อค้นหาข้อความที่สำคัญ หรือไม่ต้องอ้างอิงข้อความของผู้อื่นก็ได้

ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติม และทดลองใช้งาน Zoho Workplace คลิกที่นี่