ย้อนไปเมื่อสิบปีที่แล้ว อีเมลเป็นการติดต่อสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพียงรูปแบบเดียว โดยการใช้ช่อง CC และ BCC ก็เป็นเครื่องมือพื้นฐานในการใช้งานมาตั้งแต่ยุคเริ่มต้น ซึ่งก่อนหน้านี้เราได้นำเสนอบทความเคล็ดลับการเลือกใช้ที่อยู่อีเมลบริษัทแบบมืออาชีพ และการใช้งาน Email groups กันไปแล้ว ในบทความนี้ เราจะให้คุณเห็นภาพรวมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างช่อง CC และ BCC พร้อมด้วยเทคนิคหลักการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพบน Zoho Mail

CC กับ BCC ในอีเมล

เพื่อที่จะใช้ช่อง CC และ BCC อย่างมีประสิทธิภาพ คุณควรจดจำพื้นฐานการทำงานของช่องเหล่านี้เสียก่อน แม้ว่าคำศัพท์ที่ใช้ในระบบอีเมลปัจจุบันจะเป็นคำล้าสมัย (โดยที่ CC ย่อมาจาก "Carbon Copy" และ BCC สำหรับ "Blind Carbon Copy") แต่ทั้งสองสิ่งนี้มีลักษณะการทำงานที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา

CC คืออะไร?

CC คือการทำสำเนาอีเมล หากคุณป้อนที่อยู่อีเมลลงในช่อง CC (Carbon Copy) อีเมลนั้นจะได้รับสำเนาอีเมลของคุณ ซึ่งพวกเขายังจะเห็นผู้รับอื่นๆ ทั้งหมดทั้งในช่องที่อยู่และช่อง CC และจะเห็นว่าพวกเขาอยู่ในช่อง CC

BCC คืออะไร?

BCC คือการทำสำเนาลับถึงบุคคลอื่น โดย BCC (Blind Carbon Copy) คล้ายกับ CC แต่มีความแตกต่างออกไปเล็กน้อย โดยผู้รับในช่อง BCC จะยังคงได้รับสำเนาของอีเมล แต่จะไม่ปรากฏชื่ออีเมลให้ใครเห็น และพวกเขาจะไม่ได้รับการตอบกลับไปยังเธรดอีเมลนั้น เว้นแต่จะกรอกชื่ออีเมลของพวกเขาอีกครั้งในช่อง BCC หรือย้ายไปที่ช่อง CC

CC และ BCC ในอีเมล - วิธีการใช้งานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

วิธีการทำงานของฟิลด์ CC และ BCC นั้นเรียบง่าย ไม่ซับซ้อน แต่น่าเสียดายที่ผู้คนจำนวนมากยังเกิดความสับสนขณะใช้งาน มาดูวิธีการพื้นฐานเพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพกันดีกว่า

1. อย่าใช้งาน CC สำหรับอีเมลที่ต้องการแชร์ข้อมูลกับผู้อื่น

ข้อผิดพลาดประการหนึ่งที่ผู้คนมักจะทำเมื่อใช้ฟิลด์ CC ก็คือการใช้ CC เพื่อแชร์ข้อมูลสำคัญกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ซึ่งคุณสามารถติดต่อเพื่อนร่วมงานได้โดยตรงโดยใช้ช่อง To และระบุคำอธิบายสั้นๆ ว่าเหตุใดคุณจึงส่งข้อมูลนี้ให้พวกเขา หรือใส่ข้อมูลที่คุณต้องการแชร์ลงในข้อความที่ออกแบบมาเพื่อการใช้งานทั่วไป ไม่ว่าจะผ่านทางโพสต์ใน Streams หรือโดยการแชร์การสนทนาทางอีเมลกับเพื่อนร่วมงานของคุณ

2. ขยายการสนทนาด้วยอีเมล CC

วิธีที่ดีที่สุดในการใช้ช่อง CC คือขยายการสนทนาทางอีเมลไปยังเพื่อนร่วมงานที่สามารถมีส่วนร่วมอย่างแท้จริงได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่ใช่ผู้สร้างเธรดอีเมล คุณควรขออนุญาตก่อนที่จะเพิ่มผู้รับใหม่ เนื่องจากการเพิ่มจำนวนคนในอีเมลอาจเป็นเรื่องที่จัดการยาก ซึ่งการเพิ่มผู้รับใหม่โดยที่ไม่ได้ขออนุญาตก่อนยังอาจนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์โดยไม่ตั้งใจได้

แม้ว่าการส่งอีเมลถึงทั้งทีมในช่อง CC จะเป็นวิธีที่ดีที่สุด แต่วิธีการที่ดีกว่าคือการกำหนดสมาชิกในทีมหนึ่งคนที่สามารถรวบรวมข้อมูลสำคัญไว้ในการอัปเดตทางอีเมลฉบับเดียว

3. ระมัดระวังการใช้ BCC ในอีเมลของคุณ

เมื่อพูดถึงการใช้ช่อง BCC มีกฎการใช้งานง่ายๆ ดังนี้: ใช้อย่างระมัดระวัง คุณควรตรวจสอบว่าคุณใช้ระบบอีเมลของคุณในลักษณะที่ปกป้องความเป็นส่วนตัวของผู้รับเสมอ และ BCC ก็เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในเรื่องนั้น

อีกประเด็นที่ต้องระวังเมื่อใช้ช่อง BCC คือการละเมิดกฎหมายความเป็นส่วนตัวที่บังคับใช้ในประเทศของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนใหญ่ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน ตั้งแต่ GDPR ในประเทศแถบยุโรปไปจนถึง PIPEDA ในแคนาดาหรือ HIPAA มีข้อกำหนดที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถจัดเก็บและแชร์ข้อมูลติดต่อส่วนบุคคล เช่น ที่อยู่อีเมล ซึ่งการใช้ช่อง BCC สามารถตีความได้ว่าเป็นการแชร์ข้อมูลนี้โดยไม่ได้รับความยินยอมจากผู้รับหลัก และอาจทำให้คุณถูกปรับในประเทศที่มีกฎหมายเซ็นเซอร์ที่เข้มงวด

4. การใช้อีเมลด้วยความเคารพผู้อื่น

สุดท้ายนี้ กฎที่ใช้กับการใช้อีเมลโดยทั่วไป ไม่ใช่แค่ช่อง CC และ BCC เท่านั้น: พื้นฐานคือจงให้ความเคารพผู้อื่น นั่นหมายถึงการไม่ส่งอีเมล นอกจากมีความจำเป็น เนื่องจากในบางครั้งการส่งอีเมลอาจทำให้เกิดความเครียดโดยไม่จำเป็น ขอแนะนำว่าหากคุณสามารถพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างรวดเร็วแทนที่จะเขียนอีเมล ให้ทำเช่นนั้นจะดีกว่า และหากไอเดียของคุณสามารถรอถึงเช้าได้ อย่าใส่ไว้ในอีเมล "เพื่อเป็นการเตือนใจ" คุณควรจะตั้งค่ากำหนดเวลาให้ส่งอีเมลในภายหลัง

การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ท้ายที่สุด เคล็ดลับทั้งหมดข้างต้นสามารถสรุปเป็นหลักการง่ายๆ คือการให้เวลากับการเขียนอีเมลที่มีคุณภาพ จะช่วยให้การสื่อสารในทีมของคุณจะมีการพัฒนายิ่งขึ้น

นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ อีกมากมายที่ Zoho Mail เพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบอีเมลของคุณ