A segurança de email é uma das maiores preocupações para empresas que operam no ambiente digital. Com o aumento constante de ataques cibernéticos, como phishing, malware e ransomware, proteger os seus dados é essencial para evitar prejuízos e manter a reputação no mercado.
Por isso, o Zoho Workplace lançou uma pesquisa global abrangente sobre o panorama da segurança de email. Nela, foram fornecidos insights valiosos para sua organização, através de uma avaliação sobre a conscientização do mercado sobre segurança online, as práticas mais eficientes e como evitar os riscos.
Neste post, você encontra um resumo dos nossos achados, além de dicas práticas para melhorar a segurança de email na sua empresa. Boa leitura!
E, se quiser acessar a pesquisa completa, clique aqui!
Importância da segurança de email para empresas
Os e-mails continuam sendo uma das formas mais comuns de comunicação empresarial. É um canal mais formal, que mantém registros de forma organizada. Por isso, também é um alvo primário para ataques cibernéticos.
Esses ataques podem resultar em perdas financeiras, danos à reputação da empresa e interrupções operacionais, já que muitas vezes podem parar completamente o funcionamento dos sistemas ou roubar dados sensíveis dos clientes e da organização.
Então, empresas que negligenciam a segurança de e-mail podem comprometer processos, gerar inatividade, gastar muito com a restauração dos seus sistemas e até com o pagamento de multas por desrespeito à proteção de dados.
É por isso que a empresa deve ter diretrizes claras sobre o uso seguro de e-mails. Ou, poderá entrar para as estatísticas, que confirmam, por exemplo, que a estimativa é que o custo global anual do cibercrime exceda 20 trilhões de dólares até 2026, e que 71% das organizações no mundo já foram vítimas de ataques apenas no ano de 2022.
Além disso, URLs maliciosas aumentaram 61% de 2021 a 2022, o que equivale a 255 milhões de ataques de phishing em 1 ano.
Especificamente no Brasil, segundo dados, aconteceram 46 bilhões de ataques cibernéticos apenas no 1° semestre de 2023, o que é superior à média global. A Netscout revela que o Brasil é líder do ranking de ataques tanto em volume quanto em banda, com persistência dos criminosos para encontrar novos métodos de ataque.
Mais do que nunca, a proteção digital é essencial para empresas que querem evitar a vulnerabilidade. Os investimentos em segurança cibernética ajudam a garantir a própria existência sustentável das corporações.
Análise demográfica da pesquisa do Zoho Workplace
Na pesquisa, foram entrevistados 1.714 profissionais no total, de vários grupos demográficos, bem como colaboradores da própria Zoho, para avaliar níveis de conscientização.
Os entrevistados externos foram 1.432, com média geral de conscientização de 51%. Enquanto isso, os entrevistados internos da Zoho representaram uma média geral de conscientização de 62%.
A pesquisa ocorreu na América do Norte, Europa, Austrália e Nova Zelândia (ANZ), Oriente Médio e África (MEA), Ásia e, por fim, América do Sul. E os setores também foram variados: tecnologia, espaços governamentais, educação, saúde, manufatura,
finanças e varejo.
Os entrevistados são do nível júnior ao executivo, e as organizações também são de vários portes.
1. Conscientização por região
O maior nível de conscientização está na América do Norte, enquanto o menor fica na América do Sul.
No geral, países ocidentais mostram maior conscientização, padrão de segurança, conformidade e tecnologia. É recomendado que a América do Sul adote medidas inspiradas no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (LGPD).
2. Conscientização por experiência profissional
O nível executivo apresenta maior conscientização em segurança de email, provavelmente devido à experiência com vários ambientes de trabalho e ameaças.
Mesmo assim, os profissionais mais experientes podem sofrer diante de ameaças atualizadas, avançadas e direcionadas.
A empresa deve treinar todos os colaboradores, em todos os níveis, desde o início. Essa capacitação deve ser sempre atualizada.
3. Conscientização por setor
O setor da tecnologia apresenta a maior conscientização, enquanto setores governamentais e da educação mostram uma conscientização intermediária.
Setores como finanças, fabricação e varejo mostram altas vulnerabilidades. São áreas que trabalham com dados confidenciais, mas, mesmo assim, muitas empresas não seguem regulamentações ou aderem a treinamentos.
Além disso, alguns setores têm ameaças exclusivas, e precisam se preparar para esses desafios particulares.
4. Conscientização por tamanho da organização
Há uma certa variação da conscientização com base no tamanho da organização, com empresas muito grandes apresentando 52% do conhecimento esperado sobre segurança de email, enquanto as as empresas pequenas, com 1 a 50 colaboradores, apenas 49,9% de conscientização.
A lacuna na conscientização não é tão significativa quanto se poderia esperar, mas ainda é preciso pensar em soluções que se adequem a cada empresa e setor.
Por isso, o Zoho Mail oferece uma interface intuitiva e amigável, personalizável, com bom custo-benefício, escalabilidade e planos flexíveis para se adequar ao que a sua empresa precisa.
Por ser de fácil utilização, o sistema, totalmente seguro, não requer um treinamento complexo e demorado para que a sua equipe possa usá-lo.
Tipos de ameaças de email: o que os dados da pesquisa revelam
Finalmente, quanto aos tipos de ameaça à segurança do seu e-mail, a pesquisa feita pelo Zoho Workplace expôs as principais:
1. Links e URLs em emails
As ameaças cibernéticas podem adicionar URLs ocultas em e-mails, uma tática conhecida como “ofuscação de URL” para ataques de phishing ou malware, por exemplo. Por isso, é preciso aplicar a filtragem de URL e as ferramentas de verificação para neutralizar essas ameaças.
Segundo a pesquisa, em caso de ameaça interna de phishing, em uma comunicação aparentemente confiável, 14% dos entrevistados clicaram no link contendo a ameaça. Em caso de contatos familiares, o número subiu para 46%.
Por isso, é essencial que os colaboradores tenham canais oficiais da empresa para usar, com protocolos claros, diretrizes para lidar com mensagens externas e tecnologias seguras.
2. Anexos em e-mails
Os anexos em e-mails são uma outra estratégia muito usada para ataque cibernético. Por isso, as empresas devem ter uma triagem na sua ferramenta de e-mail.
No caso de anexos não solicitados, 27% dos entrevistados se comunicaram com o remetente ou abriram o arquivo sem verificação.
Ao analisar o nível de cautela dos colaboradores, a pesquisa mostrou que 5% não fez inspeção em anexos inesperados. Diante de um certo senso de urgência, 23,5% acabou vítima de uma tentativa de phishing.
Os colaboradores devem ser treinados para detectar e combater esses ataques, verificando a integridade dos anexos, se o remetente é legitimo, mesmo diante de uma aparente urgência ou autenticidade.
Por isso, nas plataformas da Zoho, você pode contar com o bloqueio de e-mails maliciosos. O sistema detecta e protege contra anexos ou URLs que representam perigo.
3. Atividades incomuns e solicitações sensíveis
Padrões de e-mail estranhos e solicitações imprevistas chamam a atenção para vulnerabilidades, e podem indicar tentativas de spear-phishing (ataque usando técnicas avançadas).
Ao analisar a ação do colaborador em relação à solicitação de dados sensíveis por e-mail, a pesquisa revelou que 15% interagiu, ficando vulnerável. E, na hora de mitigar as ameaças, 54% dos entrevistados acabou propagando o ataque.
Esse cenário reforça a importância de treinamento da equipe para verificação da fonte, uso dos canais de comunicação organizados e seguros, protocolos para compartilhamento de dados na empresa e mais.
4.Protocolos de segurança em Ambientes de Trabalho Remoto
Manter a segurança de e-mail em ambientes de trabalho remoto parece ainda mais difícil, principalmente diante de conexões públicas desprotegidas e dispositivos pessoais.
No cenário em que os colaboradores precisam acessar redes públicas de Wi-fi e lidar com trocas de dados, 37% dos entrevistados escolheram conexões que podem gerar ataques. Ao lidar com e-mails confidenciais, 35% correram riscos.
Diante disso, é importância que as empresas invistam na segurança dos computadores, com canais aprovados, VPN e todo cuidado para acessar dados confidenciais.
Além disso, a criptografia de e-mail é essencial para proteger suas mensagens de serem interceptadas e lidas por pessoas não autorizadas. O Zoho Mail, por exemplo, é um sistema que possui criptografia completa, em transmissão e em repouso.
5. Compartilhamento seguro de documentos
As práticas seguras são essenciais para o compartilhamento de documentos no trabalho. Mais uma vez, o estudo mostrou os riscos: 37% optou por um Wi-Fi inseguro para troca de arquivos, enquanto 49% não fez uma boa verificação da fonte.
As equipes devem preferir a segurança ao invés da conveniência, sempre seguindo os protocolos de segurança.
6. Leitura detalhada de cabeçalhos de e-mail
Quando os ataques se tornam mais sofisticados, a análise dos cabeçalhos de e-mail pode ajudar a identificar mensagens fraudulentas. Infelizmente, segundo os dados, apenas pouco mais de um quarto dos colaboradores inspecionaram bem os cabeçalhos.
Por isso, a equipe deve saber comparar as informações do remetente com os padrões estabelecidos, já que apenas o endereço pode ser falsificado por tentativas de phishing.
7. Práticas seguras de autenticação
Apenas boas práticas seguras de autenticação podem proteger a sua empresa contra acessos não autorizados. A segurança cibernética depende de proteger as suas contas, seja com boas políticas de senha ou autenticação multifator, por exemplo.
Infelizmente, 34% dos entrevistados escolheram opções não seguras ao gerenciar senhas, enquanto metade não optou por opções de segurança rigorosas como a autenticação biométrica.
Estratégias e recomendações sobre segurança de email
No relatório, você viu diversos níveis de conscientização, o que mostra a necessidade de posicionar a segurança como absoluta prioridade. As equipes devem ser treinadas para saber como proteger dados:
1. Investimento em cultura de segurança cibernética
Tenha uma abordagem centrada na segurança cibernética, educando com uma mentalidade generalizada de segurança em primeiro lugar. Dos novos colaboradores aos líderes, a segurança é prioridade.
Implemente programas de treinamento contínuo para todos os níveis, com foco em ameaças contemporâneas, políticas, uso de tecnologias e práticas de segurança.
2. Confiança zero para segurança de email
Em uma estrutura Zero Trust, cada mensagem é tratada como uma ameaça potencial, com processos de verificação aplicados rigorosamente. Os colaboradores devem procurar sinais de autenticidade com base em protocolos, verificação consistente e mais.
3. Ações de revisão da segurança de email
Faça uma avaliação das defesas existentes para identificar e corrigir vulnerabilidades, educar continuamente os colaboradores, adotar tecnologias sofisticadas, atualizações regulares das políticas e práticas auditorias consistentes e treinamentos.
4. Liderança engajada em cuidar da segurança cibernética
Use o relatório como um verdadeiro trampolim para passar da defesa passiva à
liderança ativa em segurança cibernética. É uma base para o seu plano estratégico ou guia em direção à segurança de e-mail como aspecto fundamental na empresa.
Como Zoho Mail atende aos requisitos de segurança de e-mail que sua empresa necessita
As descobertas deste relatório com certeza podem te ajudar, mas você precisa da tecnologia certa para ter as defesas necessárias para os seus dados.
O Zoho Mail é uma solução completa contra ameaças cibernéticas no e-mail, atendendo ao que a sua empresa precisa.
O sistema utiliza criptografia de ponta a ponta para proteger seus dados, e apenas os destinatários autorizados podem acessar o conteúdo das mensagens. Ela garante que os dados não possam ser interceptados ou lidos por terceiros durante a transmissão.
Também contém filtros avançados para detectar e bloquear e-mails maliciosos, protegendo contra ataques de phishing, malware e ransomware, detectando anexos suspeitos, fazendo análise de links, bloqueio de remetentes fraudulentos e mais.
Você pode configurar políticas de segurança de e-mail de acordo com as necessidades da sua empresa, ter conformidade com as políticas internas e regulamentos externos, fazer monitoramento, auditorias, rastrear atividades suspeitas e ter respostas ágeis em caso de incidentes.
Confira todos os requisitos de segurança do Zoho Mail
Zoho Mail integrado ao Zoho Workplace
O Zoho Mail se integra perfeitamente com outras aplicações de terceiros ou da Zoho, tem total escalabilidade e, mais importante, faz parte do Zoho Workplace.
Ao se integrar à plataforma Workplace, você terá, além do Zoho Mail, o pacote Office (Zoho Writer para processar textos, Zoho Show para apresentações e Zoho Sheet para processar planilhas de forma avançada).
Também irá aproveitar o Zoho Cliq como chat corporativo, o Meeting para videoconferências e webinars, o WorkDrive para armazenar os seus arquivos na nuvem em absoluta segurança e, por fim, o Zoho Connect como intranet social corporativa.
Tudo isso pelo melhor custo-benefício, mais econômico do que contratar serviços de e-mails corporativos.
A solução é completa e segura para as necessidades de produtividade e colaboração da sua empresa. Proteja suas comunicações e dados com o ecossistema integrado do Zoho Workplace, que apresenta selos nacionais e internacionais de proteção de dados.
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