E-mail corporativo: vamos entender melhor a seguir qual o momento mais apropriado para a adoção dessa medida.
Se o seu ambiente de trabalho está precisando de uma melhor comunicação interna, saiba que o
e-mail corporativo pode ser a melhor opção.
Inicialmente, é interessante esclarecer que o
e-mail corporativo também pode ser chamado de e-mail empresarial. Em resumo, esse
e-mail deve ser utilizado apenas para fins de trabalho, com o intuito de melhorar a comunicação interna da equipe.
Mas, afinal, o que é um e-mail corporativo?
O e-mail comum foi criado em 1971, também com o nome de correio eletrônico, por Ray Tomlinson. Porém, nesse momento, essa troca de mensagens apenas tinha como finalidade a comunicação informal, para avisar algo a alguém, dar uma notícia e afins.
Com o tempo, a tecnologia se tornou uma aliada dos trabalhadores. Por isso, ela foi mais utilizada no meio profissional. Desse modo, foi criado o
e-mail corporativo, que visa integrar somente as necessidades de uma empresa.
Do ponto de vista da empresa, esse
e-mail corporativo serve para controlar quem envia e recebe mensagens, além de centralizar as informações necessárias. Além disso, o
e-mail corporativo pode ser personalizado com base no nome do funcionário, sua função e no nome da empresa.
Com um bom sistema, é possível ter controle de todas as mensagens. Isso evita a queda da produtividade, por não ter conversas paralelas e que não sejam do trabalho. Hoje vemos que alguns apps oferecem esse serviço, porém, de forma limitada, a exemplo do Hotmail e Gmail – os mais conhecidos.
Caso você queira ter acesso a outros serviços que possibilitem uma melhor gestão da empresa, conte com um serviço especializado. Portanto, não há um momento específico para criar esse e-mail. Basta que você queira melhorar a gestão da empresa e ter maior controle do negócio.
O que é necessário ter para fazer um e-mail corporativo?
Se você decidiu implementar na sua empresa o
e-mail corporativo, saiba que é preciso ter um servidor DNS e um servidor de
e-mail. Ambos os serviços podem ser hospedados na sua empresa ou contratados por meio de outros provedores.
O serviço de DNV é aquele que se responsabiliza pela localização do servidor do site. Por exemplo, quando alguma pessoa digita o nome do seu domínio, o servidor DNS identifica o número do site correspondente. Em resumo, o DNS vai transportar uma pessoa para o seu site ou e-mail.
Por outro lado, temos os servidores de e-mail. Com isso, esse servidor é responsável por receber as mensagens que foram enviadas para o seu endereço eletrônico e destinar para os indicados na mensagem.
Desse modo, o servidor de e-mail processa o recebimento e o envio das mensagens, mas também pode gerenciar os contatos, compromissos e outros. Na internet, você consegue achar com facilidade diversos tipos de servidores de e-mail
Principais tipos de servidores de e-mail
Hoje em dia, você consegue encontrar com uma certa facilidade servidores de e-mail. Porém, será que qualquer opção pode ser benéfica para sua empresa? Confira os principais tipos a seguir:
- Servidor gratuito: nessa categoria, temos o Gmail e o Hotmail, que trazem serviços limitados, além de arrecadar valores com base na venda de publicidade;
- Servidor por provedor de hospedagem: nesse caso, você deve investir um certo valor, porém, os recursos também têm uma limitação. Por exemplo, aqui você não tem garantia de disponibilidade, não tem ferramentas de segurança e ele não é acessível em qualquer lugar;
- Servidor hospedado na empresa: essa costumava ser a estratégia mais usada, pois as empresas têm controle de todas as movimentações no e-mail. O grande problema dessa opção é caso a empresa tenha alta demanda no e-mail. Nesse caso, é preciso investir em mais licenças, estrutura e mão de obra; e
- E-mail empresarial na nuvem: por fim, essa opção está em crescimento hoje em dia, por ser uma evolução. Afinal, aqui, os recursos são infinitos, o ambiente é seguro e elástico. O melhor de tudo é que você só paga pelo que consome.
Analise esses pontos antes de criar um e-mail corporativo
Antes de criar o seu
e-mail corporativo, leve em consideração alguns pontos. E isso independe do tipo de servidor que você escolheu.
- A empresa já possui algum serviço de e-mail?
- É preciso criar um novo ou você irá migrar dados de um e-mail antigo?
- Quantos usuários irão utilizar o nome e-mail?
- Qual o tamanho médio de caixas postais em GB?
- Qual o maior tamanho de caixa postal em GB?
- Verifique a capacidade de upload do link
- A sua equipe conhece essa nova ferramenta?
- A empresa conta com pessoas especializadas nesse novo serviço?
- É possível terceirizar?
- Custos de contratação
- É necessário incluir outro serviço além desse e-mail?
Com as respostas dessas perguntas, você consegue entender melhor qual o tipo ideal de servidor de e-mail e qual estratégia adotar.
O que um bom provedor de e-mail deve ter?
Antes de criar um
e-mail corporativo, você precisa saber o que ele deve ter para ser eficiente no dia a dia. Ele precisa, por exemplo, incluir o domínio público da empresa em seu nome. Isso é muito importante para a comunicação interna e externa.
Além disso, o ideal é que o e-mail use uma conexão do tipo SSL entre o servidor e o computador. Esse e-mail deve permitir o sincronismo de mensagens, armazenamento de contatos, mensagens e agendas.
Esse
e-mail corporativo precisa ter um amplo espaço de armazenamento. Deve ainda incluir o nível de SLA (garantia de disponibilidade). E, por fim, ter medidas de prevenção de controle de spam e malware.
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