Um guia prático dos calendários compartilhados

Confira a seguir um guia prático dos calendários compartilhados para ajudar a planejar e organizar as estratégias de sua empresa. Para isso ocorra, é necessário contar com ferramentas que te auxiliem no dia a dia. Um dos exemplos são os calendários compartilhados. É interessante esclarecer, inicialmente, que o calendário compartilhado é crucial para a organização e eficácia das suas estratégias de marketing. Inclusive, isso serve para equipes pequenas e grandes do setor. Sendo assim, você precisa entender melhor sobre essa ferramenta e como ela pode ser útil na rotina da sua empresa.

Conceito de calendário compartilhado

A priori, saiba que um calendário compartilhado é aquele que pode ser editado, criado ou excluído (todo ou em partes) por toda a equipe. Esse compartilhamento é o que torna o trabalho mais ágil e eficiente para todos. Sendo assim, como resultado, temos a eficiência e a economia de tempo de diversas tarefas. No geral, os calendários compartilhados tem diversas funções e finalidades. Por exemplo, ele pode funcionar como uma agenda, em que todos de uma equipe têm ciência de uma reunião, encontro ou como editorial. O calendário de conteúdo, ou editorial, é o mais usado hoje em dia para o marketing da empresa, por exemplo. Sendo assim, neste calendário, os responsáveis por adicionarem a parte prática da estratégia. Com isso, eles definem dias para publicações, stories, vídeos, posts e outros. É preciso ter um calendário compartilhado de conteúdo para que todos estejam a par dos próximos passos estratégicos. Por exemplo, se a sua empresa precisa converter vendas ou fidelizar clientes, todos devem saber qual a forma de fazer isso e a expectativa de retorno. Um calendário compartilhado pode ser ideal para planejar os próximos artigos, postagens, atividades que envolvam membros da equipe e demais datas importantes para a empresa.

Por que investir em calendários compartilhados?

Se você está em dúvida sobre o investimento em calendários compartilhados, confira alguns motivos para que você faça isso. Lembrando, somente, que essa ferramenta é de uso geral. Isto é, ela não existe com uma única finalidade. Todo e qualquer negócio pode se beneficiar das suas funções.

Economia de tempo para toda a equipe

O primeiro motivo que trouxemos é a economia de tempo. Sendo assim, os calendários compartilhados são ideais para as empresas que precisam melhorar o seu planejamento de ações. Isso economiza não apenas tempo, mas também energia, da equipe a longo prazo. Isso porque o tempo que você a sua equipe gasta para realizar tarefas em cima da hora poderia ser melhor aproveitado na organização com antecedência. Na prática, esse tipo de planejamento faz toda a diferença no final do mês, na hora de analisar os resultados obtidos entre os prazos.

Diminuir a margem de erros

Outro motivo para você investir em calendários compartilhadosé diminuir a margem de erros que poderiam ser cometidos por sua equipe ou por você mesmo. Um exemplo disso é postar um conteúdo repetido. Outro exemplo, é errar o horário de uma reunião importante, e por isso perder grandes oportunidades. Vemos, portanto, como o planejamento com antecedência é primordial para diminuir a margem de erros da sua empresa. Claro que essa não é a solução para excluir qualquer possibilidade de erros, porém, é um ótimo começo. Logo, garanta que os processos irão ser executados da melhor forma.

Auxilia na colaboração entre os funcionários

Outro motivo para você investir no calendário compartilhado é o auxílio que ele oferece para a rotina de todos os funcionários. Afinal, essas ferramentas trazem recursos de acessibilidade. Ou seja, sempre que uma tarefa for realizada, é possível atualizar o status e todos verão que aquilo foi concluído com êxito.

Estimular a frequência de publicações e reuniões

Por fim, o último motivo que trouxemos é o estímulo à frequência. Seja qual for a sua intenção com calendário compartilhado, o seu uso constante vai estimular a continuidade de tarefas. Com o tempo, preencher e editar esse calendário se tornará algo comum e ninguém vai achar isso robotizado. Nesse sentido, se você deseja melhorar a frequência de postagens, reuniões, folgas e demais atividades, invista no calendário compartilhado. A consistência e organização são o segredo para resultados positivos em uma empresa.

Principais elementos que encontramos em um calendário compartilhado

Antes de investir em um calendário compartilhado e colocá-lo em prática, é interessante conhecer os principais elementos encontrados nessa ferramenta. Porém, tenha em mente que cada calendário virá com os seus elementos individuais. O que trouxemos é apenas o geral, que costuma aparecer com frequência. Alguns exemplos, portanto, são:

• Título: O título é importante para identificar do que se trata esse calendário. Você pode optar por criar um calendário compartilhado e adicionar abas ou destinar um calendário para cada finalidade, setor ou equipe;
• Tipo de conteúdo: outro elemento é o tipo de conteúdo. Esse calendário está servindo como um norte para as reuniões da empresa? Ele é editorial? Ele serve para as tarefas de cada funcionário? Estabeleça e defina essas informações;
• Seções: coloque seções para dividir da melhor forma as informações e tarefas de cada um. Por isso, defina de maneira detalhada cada seção para não gerar confusão;
• Fases e etapas: cada atribuição tem um status, ou ele ainda está em progresso, concluído ou não realizado. Essa seção irá definir como está o andamento de tarefas;
• Data de edição: por fim, insira a última data de edição, pois você tem o controle de como está o trabalho de cada funcionário.

Conte com o Zoho Workplace

Se você está precisando de ferramentas para organizar a rotina da sua empresa, como os calendários compartilhados, conte com o Zoho Workplace. Assim, você pode evoluir não apenas o trabalho em si, mas também os espaços de trabalho. Como principais resultados, garantimos a sua empresa a uma melhor comunicação. Acesse o nosso site oficial e confira as nossas outras soluções.