Você já saiu de uma reunião sentindo que seu tempo foi desperdiçado? Infelizmente, essa é uma realidade comum nos mais diversos setores. Reuniões improdutivas não só consomem tempo valioso, mas também prejudicam a motivação.
Então, como aplicar a abordagem correta e gerar momentos de colaboração eficazes? Afinal, reuniões produtivas continuam sendo uma forma de manter a equipe alinhada e focada em objetivos claros, e você não pode perder essa ferramenta.
Hoje, vamos te explicar algumas estratégias específicas para fazer uma reunião produtiva. Confira 5 dicas de ouro!
O que torna uma reunião produtiva?
Realizar uma reunião produtiva é essencial, mas, para que você tenha metas claras sobre como planejar a sua, é preciso conhecer o que gera essa produtividade.
Toda reunião deve ter um objetivo claro e bem definido para manter o foco e gerar propósito, com um planejamento sobre o que será debatido e o que se espera alcançar. Assim, os pontos que importam podem ser conversados sem desvios.
Afinal, uma reunião é considerada produtiva quando cumpre o seu real objetivo.
A reunião produtiva é composta pelos stakeholders que precisam estar presentes, reduzindo distrações. Os envolvidos se preparam previamente, e por vezes ganham materiais com dados para embasar discussões.
O ambiente deve ser confortável, tranquilo, iluminado e com os equipamentos necessários.
O tempo deve ser bem gerenciado, sem ser uma reunião longa demais, com resultados claros, concretos e acionáveis ao fim. Os responsáveis, as tarefas e os próximos passos devem ficar bem esclarecidos, e o monitoramento deve continuar mesmo depois.
Confira as situações que diminuem a produtividade no trabalho!
Dicas do fundador da Amazon para garantir produtividade em suas reuniões
Já que muitos têm essa percepção de que reuniões são desnecessárias, torna-se preciso mudar a mentalidade. As reuniões produtivas são necessárias para integrar, alinhar, trocar informações, gerar harmonia e engajar equipes. Mas, para isso, precisam ser bem feitas.
Confira as dicas de Jeff Bezos, ex-CEO da Amazon, sobre reuniões produtivas:
1. Falar por último é a chave
Jeff Bezos afirma que o líder deve ser o último a se manifestar, já que pode influenciar as opiniões dos outros colaboradores. A gestão deve deixar um debate aberto, incentivando os profissionais a falarem e gerando confiança.
2. Livre-se dos power points longos
Prefira memorandos detalhados ao invés das apresentações longas, gerando maior organização. Envie o material antes da reunião.
3. Monte reuniões preparadas
Faça reuniões menores, que instiguem a participação. Segundo Bezos, o número não deve exceder um público suficiente para ser alimentado por duas pizzas - de 6 a 8 pessoas.
4. Deixe uma cadeira vazia
Para lembrar a todos que o foco é o cliente, deixe uma cadeira vazia que o represente durante a reunião.
5. Crie uma ata
Um colaborador deve fazer anotações para que todos possam ler posteriormente, contendo o plano de ação, as decisões, os responsáveis, os prazos e mais.
6. Organize a colaboração
As opiniões devem ser dadas primeiro pelos profissionais juniores até o CEO, seguindo a hierarquia por ordem de experiência para evitar influências.
5 passos para fazer uma reunião produtiva na sua empresa
Agora, conheça abaixo as dicas essenciais para ter uma reunião produtiva com seu time e alcançar melhores resultados no dia a dia da empresa.
1. Deixe claro na agenda o objetivo da reunião
Não sofra com a falta de foco: estabeleça um propósito claro, com um planejamento prévio, mesmo antes de agendar a reunião. Assim, você organiza e melhora a compreensão de todos. Envie também a agenda por e-mail.
No Zoho Calendar, por exemplo, é possível detalhar informações sobre a pauta da reunião durante a criação do evento. Dessa forma, todos que irão participar da reunião possuem clareza sobre o que será conversado.
Trata-se de um calendário de negócios online que facilita a programação. Há como associar tarefas e notas, fazer descrições, adicionar anexos, alinhar a equipe sobre datas, gerar lembretes, centralizar os dados de outros calendários e mais.
Ele está integrado ao Zoho Mail, o que é essencial para detalhar os eventos, notificar os colaboradores, gerar lembretes e mais. É essencial que, de preferência, a sua empresa tenha o calendário atrelado ao e-mail.
2. Levante as pautas que serão discutidas com o time antes da reunião
Invista tempo na preparação da reunião e dos participantes, com leituras prévias e materiais para embasar debates, os tópicos que serão discutidos e outros detalhes compartilhados com os colaboradores ao menos um dia antes.
Deixe as informações importantes no topo de atas, apresentações, memorandos, eventos nos sistemas usados e mais. Envie todos os documentos de apoio necessários para que todos entendam quais os temas relevantes, mais urgentes e que devem ser priorizados.
Para isso, você pode contar com o aplicativo Notes, que está dentro do Zoho Mail. Você poderá guardar ideias, rascunhos, referências e mais, além de compartilhá-las com os envolvidos na reunião.
3. Agende o horário da reunião considerando o tempo para cada pauta
A gestão deve ter em mente um tempo pré-estabelecido para avaliar cada tópico da pauta com os colaboradores. Assim, a reunião pode ser otimizada, evitando negligenciar questões essenciais ou se prender a detalhes.
Entre as pautas, trabalhe sobre os possíveis desafios e cenários futuros. É importante já marcar a data da próxima reunião, referenciando o esperado para o futuro, valorizando a participação do time no agora e entregando feedbacks.
4. Dê espaço para as outras pessoas compartilharem suas ideias
Cada profissional tem uma personalidade nas reuniões, e é natural que alguns falem mais do que os outros, mas uma reunião produtiva deve conseguir englobar essas diferenças, facilitando a integração e o engajamento de todos para alcançar os objetivos.
A liderança deve ser capaz de mediar, acalmar, questionar, coordenar o tempo, cobrar os responsáveis de forma construtiva e incentivar a todos. Para manter o comprometimento e a atenção da equipe, pontue ações específicas, cite os nomes responsáveis e se direcione a eles, sempre colaborando com os profissionais.
A função de Pesquisas em tempo real do Zoho Meeting vai te ajudar nesse aspecto. Já que muitos não desejam falar no meio da reunião, é possível criar enquetes instantâneas onde todos votam, sendo possível até gerar pesquisas de satisfação.
5. Tenha atenção ao foco da reunião
Para manter a reunião produtiva, os tópicos devem ser um verdadeiro fio condutor para a manutenção do foco, conduzindo os profissionais, detalhando questões antes de mudar de tema.
Assim, as ideias, decisões e o inteiro debate fica mais sólido, mais eficiente.
Descubra também as maneiras de tornar a reunião online mais produtiva!
Conclusão
Como você viu, é absolutamente possível fazer uma reunião produtiva, com um objetivo claro, uma agenda que seja compartilhada com antecedência e mais. Mas, para isso, você precisa utilizar as ferramentas adequadas, como o Zoho Meeting.
O Zoho Meeting é a solução de webinars e videoconferências que a sua empresa precisa para manter reuniões produtivas.
O sistema é essencial para facilitar a comunicação e o compartilhamento de documentos na sua empresa, permitindo até a transcrição automática das reuniões para textos que podem ser conferidos.
Nele, você pode usar recursos visuais, como slides e gráficos, além de fazer pesquisas para ajudar a manter o engajamento, gerar feedbacks e encorajar a participação ativa de todos.
Ele tem uma interface amigável, facilitando o uso diário, além de controles interativos, colaboração em tempo real e aplicativo móvel. Com o Zoho Meeting, você pode ter até 250 participantes em uma reunião, com 50 feeds de vídeo ativos.
O Zoho Meeting é totalmente seguro, com os feeds de áudio e vídeo criptografados, controle de permissões e respeito aos regulamentos nacionais e internacionais de proteção de dados.
O Meeting pertence ao Zoho Workplace, uma suíte de produtividade completa com recursos avançados que vão te ajudar a alavancar resultados diariamente, dentro e fora das reuniões.
Nele, você terá, além do Zoho Meeting, o Zoho Mail (e-mail corporativo) e o pacote Office (Zoho Writer para processar textos, Zoho Show para apresentações e Zoho Sheet para processar planilhas).
Também irá aproveitar o Zoho Cliq como chat corporativo, o WorkDrive para armazenar os seus arquivos na nuvem e o Zoho Connect como intranet social corporativa. Tudo isso pelo melhor custo-benefício. Conheça o Zoho Workplace!
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