A comunicação eficiente é essencial para a produtividade e a colaboração da sua equipe. Por isso, escolher a ferramenta de e-mail corporativo certa pode evitar muitos problemas, sendo o diferencial para o progresso dos projetos e a geração dos resultados.
Se você está procurando a melhor plataforma de e-mail, pode ter se deparado com duas opções no mercado: Microsoft Outlook e Zoho Mail. Qual delas é a melhor para sua empresa?
Confira a comparação detalhada entre o Microsoft Outlook e o Zoho Mail, seus principais recursos e custo-benefício. Encontre a solução ideal para transformar a comunicação da sua empresa!
O que é Microsoft Outlook
O Microsoft Outlook é um aplicativo de e-mail e gerenciamento de informações que, como o nome indica, faz parte do pacote de aplicativos de produtividade da Microsoft.
Ele permite enviar, receber e organizar e-mails, aplicar filtros, categorias, gerenciar contatos e fazer integrações com outras aplicações da Microsoft. O e-mail Microsoft Outlook pode ser usado em diferentes dispositivos.
Principais diferenças entre Microsoft Outlook e Zoho Mail
Conheça as principais diferenças entre o Microsoft Outlook e o Zoho Mail.
1. Funcionalidades e recursos
O Microsoft Outlook oferece ferramentas de produtividade, incluindo calendário, gerenciamento de tarefas, contatos e integração com outras aplicações da Microsoft. Ele também inclui funcionalidades de busca, regras de e-mail e suporte para múltiplas contas.
O Zoho Mail, que possui mais de 22 milhões de usuários, faz parte do conjunto de aplicativos do Zoho Workplace. A plataforma robusta oferece uma ampla gama de funcionalidades e recursos essenciais para atender às necessidades da sua organização - mas fique tranquilo, pois, caso a sua empresa precise apenas de um e-mail profissional, é possível contratar o Zoho Mail separadamente, a partir de 5 reais.
Com interface amigável, oferece diversas opções para se adaptar às suas preferências, além de domínio personalizado, calendário para agendar reuniões, definir lembretes e compartilhar eventos.
Também possui recursos para recuperar e-mails antigos, ferramentas de administração para gerenciar contas de usuários, permissões e muito mais. No Zoho Mail, você encontrará filtros avançados anti-spam, poderá criar um domínio personalizado, e contar com muitos diferenciais de segurança mais robustos do que os dos concorrentes.
Você terá, por exemplo, o eDiscovery, recurso essencial para buscas de dados para questões jurídicas, além de criptografia em repouso e em trânsito, S/MIME e indicadores TLS.
Com o recurso Streams do Zoho Mail, a equipe passa a colaborar e comunicar com agilidade, como se estivesse em uma rede social.
2. Integração com outras ferramentas de referência
O Outlook tem uma integração com o ecossistema Microsoft, permitindo uma colaboração entre diferentes ferramentas.
Entretanto, se você está procurando uma plataforma de e-mail que vai além das funcionalidades básicas, o Zoho Mail pode ser a solução ideal para sua empresa, oferecendo integração com outros aplicativos da Zoho e com várias ferramentas de terceiros, como Dropbox, Google Drive e Evernote, para centralizar dados e acelerar a colaboração.
3. Usabilidade e interface
O Microsoft Outlook possui uma interface robusta, que pode parecer um pouco complexa para novos usuários. Assim, a curva de aprendizado é um pouco mais íngreme, podendo tornar mais demorado o treinamento dos seus colaboradores no uso da ferramenta.
Já o Zoho Mail tem uma interface intuitiva, avançada e limpa, mais fácil de usar para iniciantes - ao mesmo tempo que é parecida com as plataformas de e-mail que você já conhece, como o próprio Outlook.
A sua interface foi pensada para facilitar a navegação e o gerenciamento de e-mails, o que pode ser uma grande vantagem para acelerar a capacitação da sua equipe sem treinamentos extensivos.
A interface também é personalizável. É possível modificar a caixa de entrada no Zoho Mail, alterando as configurações de aparência. As opções para alterar a fonte, o idioma de exibição e outros aspectos da caixa de correio estão disponíveis nas configurações. Além disso, existe o Zoho Trident, uma versão semelhante ao Outlook para os usuários que não querem desapegar da antiga interface, mas aproveitar os recursos avançados.
4. Segurança e privacidade
O Outlook oferece recursos de segurança, incluindo autenticação de dois fatores (2FA), criptografia e políticas de conformidade.
Enquanto isso, o Zoho Mail oferece 2FA, criptografia de email e conformidade com várias regulamentações de privacidade nacionais e internacionais, como GDPR. Você terá um painel de controle completo para administrar a caixa de correio, configurar políticas de Spam, personalizar o domínio, gerenciar usuários e mais.
Além disso, a Zoho se destaca por sua política, já que, diferente da Microsoft e Google, não mineramos ou vendemos os dados dos usuários, e muito menos realizamos anúncios, pois acreditamos que um e-mail corporativo deve ser totalmente privado.
Com o Zoho Mail, você pode garantir que os seus usuários criem uma senha segura impondo uma política de senha e um período de expiração. Com o objetivo de fornecer um e-mail seguro de alto nível, os data centers e hardwares da Zoho estão equipados com os melhores serviços para resistir a possíveis violações físicas e lógicas.
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5. Custos e planos
O Outlook, como parte do Microsoft 365, pode ser mais caro. Existem diferentes planos disponíveis, desde opções básicas até pacotes empresariais completos. Para comprar o Outlook, você pode pagar R$ 989,00 e usá-lo em um computador - ou pagar planos a partir de R$ 36,00/mês.
O Zoho Mail oferece uma estrutura de preços mais acessível, com vários planos que podem atender desde pequenas empresas até grandes corporações.
O Mail Lite custa R$ 5,00/usuário/mês, com faturamento anual. Mas, se você quer aproveitar os 8 aplicativos de produtividade no escritório do Zoho Workplace, poderá fazê-lo por apenas R$ 12,00 mensais por usuário. Lembre-se que, com a Zoho, é possível flexibilizar e personalizar os planos, algo que nenhum concorrente permite e que diminui mais ainda os valores.
A relação custo-benefício é uma das principais vantagens do Zoho Mail, especialmente para empresas que buscam uma solução robusta, poderosa e eficiente sem gastar muito.
Vantagens do Zoho Mail sobre o Microsoft Outlook
Embora tanto Zoho Mail quanto Microsoft Outlook sejam soluções famosas, o Zoho Mail possui algumas vantagens distintas que o tornam uma escolha mais ideal:
1. Custo-benefício
O Zoho Mail oferece uma estrutura de preços mais acessível, com vários planos que podem atender desde pequenas empresas até grandes corporações. Além disso, há a disponibilidade de um plano gratuito com recursos limitados.
2. Interface e usabilidade
O Zoho Mail possui uma interface limpa e fácil de usar, facilitando a navegação e o gerenciamento de e-mails, especialmente para usuários iniciantes. Assim, a empresa reduz a curva de aprendizado, permitindo que novas equipes adotem a ferramenta rapidamente sem treinamentos prolongados.
3. Colaboração integrada
O Zoho Mail inclui funcionalidades integradas de colaboração, como notas e streams para conversas internas, que facilitam a comunicação e o trabalho em equipe sem sair da plataforma de email.
O Zoho Mail Streams transforma o e-mail em uma verdadeira plataforma colaborativa: em vez de trocas de e-mails individuais, você pode criar conversas em tópicos, semelhantes a uma rede social, adicionar comentários e anexos diretamente nas conversas, mencionar usuários e mais.
Você poderá contar com o eDiscovery, uma ferramenta crucial para conformidade e auditoria, já que permite a busca e recuperação de e-mails específicos e dados para serem usados em contextos jurídicos.
Crie e organize notas, aproveite a integração com outros aplicativos da Zoho e de terceiros, gerencie eventos e reuniões, sincronize calendários, configure lembretes, crie e atribua tarefas, e muito mais.
4. Customização e flexibilidade
O Zoho Mail permite fácil customização de domínios de e-mail, o que é vantajoso para organizações que desejam transmitir credibilidade, profissionalismo, confiabilidade e autoridade para os seus clientes e parceiros.
Compre um novo domínio de sua escolha, configure vários domínios, monitore o status de hospedagem e gerencie tudo numa única janela. O sistema também oferece ferramentas para a organização de emails, como filtros e etiquetas e personalização da interface.
5. Menor sobrecarga
O sistema do Zoho Mail é mais leve e eficiente, já que pesa menos em termos de uso de recursos do sistema, o que pode resultar em melhor desempenho. O software também disponibiliza aplicativos móveis otimizados, com experiência fluida e eficiente para o acesso aos e-mails em qualquer lugar.
6. Suporte ao cliente
A Zoho é conhecida por seu suporte ao cliente eficaz, com várias opções de contato, incluindo via chat e e-mail. O atendimento ao cliente é 24 horas por dia, 7 dias por semana, com equipe em Florianópolis, local, humanizada e que fala português para resolver qualquer problema que possa surgir. A empresa disponibiliza extensa documentação e tutoriais online que te ajudam a tirar o máximo proveito da plataforma.
7. Conformidade
O Zoho Mail não exibe anúncios e garante que os dados dos usuários não sejam vendidos, oferecendo uma política de privacidade poderosa, além de recursos robustos de segurança, como criptografia, antivírus integrado, proteção contra spam e malware.
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Conheça os selos de segurança da Zoho:
Para evitar qualquer tipo de risco, os dados são criptografados em trânsito e em repouso. Adicione uma camada extra de segurança com autenticação de dois fatores. Use uma senha de uso único gerada pela Zoho, combinada com sua senha, garantindo que suas contas permaneçam protegidas.
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8. Facilidade de migração
Migrar a sua conta de e-mail atual para o Zoho Mail é um processo bastante simples e direto, já que a Zoho disponibiliza suporte, ferramentas e funcionalidades oferecidas especialmente para te ajudar.
A nossa equipe irá te guiar em cada fase, ajudando nas configurações e gerando relatórios para te ajudar a saber que tudo está correndo bem. Você terá tutoriais, manuais e muito mais para uma transição suave e sem complicações.
Conclusão
O sistema Zoho Mail oferece várias vantagens sobre o Microsoft Outlook, especialmente em termos de custo-benefício, facilidade de uso, privacidade, colaboração integrada e flexibilidade. Essas vantagens tornam o Zoho Mail uma escolha ideal, acessível e eficiente para a sua empresa.
O Zoho Mail faz parte do Zoho Workplace, um conjunto integrado de aplicativos de produtividade e colaboração projetado para fornecer uma solução completa para as necessidades da sua empresa, melhorando a colaboração e a produtividade.
Aqui estão os oito principais aplicativos que compõem essa suíte: o Zoho Mail, que você já conhece, e-mail profissional com domínio personalizado, filtros avançados e ampla segurança.
O Zoho Cliq, chat corporativo, que permite integração com bots e diversas automações, e o Office: Zoho Writer, processador de texto, Zoho Sheet, para planilhas, e Zoho Show, para apresentações. Todos possuem recursos de colaboração em tempo real.
Existe ainda o Zoho Meeting, para videoconferências e webinars, o Zoho WorkDrive, a sua plataforma de armazenamento em nuvem e, por fim, o Zoho Connect, a intranet social corporativa que acelera a comunicação e a colaboração nos fluxos de trabalho da empresa.
Todas as aplicações do Zoho Workplace são integradas, permitindo uma experiência fluida, com segurança robusta. O sistema trabalha constantemente para que você tenha uma experiência eficiente, com as melhores práticas em privacidade, segurança de e-mail e conformidade.
Aproveite planos acessíveis que oferecem uma ampla gama de funcionalidades sem comprometer a qualidade, com dispositivos móveis, suporte e mais. Se está em dúvida com o Microsoft Outlook, você precisa conhecer mais do Zoho Mail e dos recursos poderosos do Zoho Workplace!
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