É comum que, durante a rotina de trabalho, as equipes desejem que os dias tenham mais horas, fiquem apressados para dar conta de todas as demandas e tenham dificuldades para fazer a gestão de tempo e produtividade no seu trabalho.
Se você passa por esse estresse, esse post é para você.
Gerenciar o tempo pode ser um desafio, com tantas notificações, mensagens e tarefas aceleradas te interrompendo. Então, trouxemos estratégias, ferramentas e dicas para te ajudar. Confira o seu guia completo para gestão de tempo e produtividade.
O que é gestão de tempo e produtividade?
A gestão do tempo e a produtividade andam juntas.
Afinal, para concluir as demandas com eficiência, o profissional precisa gerenciar os prazos disponíveis, administrando as horas do dia para concluir cada etapa no tempo disponível no trabalho.
Já a produtividade mostra o quanto de entradas de materiais e trabalho são convertidas em saídas em forma de produtos ou serviços, por exemplo. Ela busca alcançar os bons resultados no menor tempo possível, com a melhor qualidade.
Importância de investir na gestão de tempo e produtividade no trabalho
A habilidade de gestão de tempo e produtividade tem um alto retorno e beneficia a todos os envolvidos: equipes, empresa e clientes, além dos demais stakeholders.
1. Aumento da eficiência
Profissionais que administram bem o tempo podem simplificar tarefas recorrentes, fazer mais em menos tempo, gerenciar bem o relacionamento com os clientes e aumentar a eficiência. Afinal, uma empresa mais eficiente é uma empresa mais lucrativa.
Então, para ter mais eficiência, conte com a tecnologia certa. Uma ferramenta de produtividade como o Zoho Workplace fará toda a diferença. A solução centraliza recursos avançados e entrega tudo que você precisa para o dia a dia profissional em uma única aplicação.
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2. Melhora a qualidade do trabalho
A gestão do tempo também pode melhorar a qualidade do trabalho. Quando as pessoas têm mais tempo, podem se dedicar à demanda com cuidado, sem pressa, o que pode levar a uma maior satisfação no resultado e ao natural crescimento do negócio.
3. Reduz estresses do dia a dia
O estresse no local de trabalho é uma preocupação, já que pode levar os seus colaboradores ao esgotamento e até a diversos problemas de saúde. Quando o time tem mais tempo para se concentrar, melhora o trabalho, diminui o estresse e a sobrecarga.
Além disso, ao gerenciar efetivamente o tempo, há aumento no controle sobre o trabalho, consequentemente combatendo frustrações e ansiedades relacionadas à sensação de que as etapas não estão andando conforme deveriam.
4. Traz oportunidades de carreira
Investir na gestão do tempo também pode levar a melhores oportunidades de carreira, já que os colaboradores que aplicam métodos de otimização se mostram mais confiáveis, pontuais e responsáveis.
Além disso, com o aumento da produtividade, o colaborador progride em direção às metas, o que pode gerar promoções, aumentos salariais e outros avanços.
Mais uma vez, a solução certa pode te ajudar nessa jornada. O Connect, que faz parte da suíte de produtividade Zoho Workplace, possui as funcionalidades que você precisa.
O Zoho Connect é que uma intranet social empresarial que permite criar gameficações, quizes, treinamentos e outras atividades para que a sua equipe consiga desenvolver uma cultura organizacional mais integrada, além de impulsionar habilidades técnicas.
Saiba como aumentar o engajamento dos colaborados com uma intranet eficiente!
5. Proporciona equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Por último, mas não menos importante, a gestão pode ajudar a sua equipe a melhorar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. É preciso tirar férias, descansar, desfrutar do tempo livre sem tarefas pendentes.
Com esse equilíbrio, é possível gerar mais satisfação, um ambiente de trabalho mais saudável e colaboradores proativos, motivados e engajados.
Segundo estudo feito pela Aviva, 41% dos colaboradores afirmam que foram atraídos pelo seu cargo atual devido ao bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Assim, o salário fica em segundo lugar como fator atrativo, com 36%.
Como gerenciar o tempo para aumentar a produtividade?
Com o trabalho já todo planejado e implementado a tempo, fica mais fácil se dedicar ao que realmente importa, treinar as equipes, prever futuros cenários e gerar resultados com precisão.
A gestão de tempo e produtividade pode, ainda, te ajudar a entender quais ações precisam ser tomadas em determinadas situações com prazos específicos.
Com tantas vantagens, esse gerenciamento é fundamental para o sucesso da sua empresa. Afinal, o tempo é um recurso valioso, um ativo essencial que precisa da melhor gestão.
Então, confira as dicas para aplicar a gestão de tempo e produtividade no trabalho.
1. Estabeleça metas claras
As metas devem ser claras, realistas e bem definidas para ajudar a manter o foco, evitar a perda de tempo e a frustração. Use a técnica SMART para definir metas específicas (S), mensuráveis (M), alcançáveis (A), relevantes (R) e com prazo (T).
2. Priorize suas tarefas
Algumas demandas são mais importantes ou urgentes do que outras. Então, entenda como priorizar as tarefas com base em sua importância usando a matriz Eisenhower, com quatro categorias:
Importante e urgente;
Importante, mas não urgente;
Não importante, mas urgente;
Não importante e não urgente.
Uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas, como o quadro de atividades do Zoho Connect, pode te ajudar nessa organização.
Ele permite que você crie quadros para facilitar a visualização das atividades, use seções para dividir planos em unidades simples e acionáveis, gerencie demandas de forma eficiente, rastreie trabalhos, organize o seu fluxo e mais.
Além disso, no quadro de tarefas, você pode atribuir demandas a certos colaboradores, definir níveis de prioridade para cada atividade, mantendo o status da etapa e o seu prazo bastante evidentes para a equipe.
Todas as alterações feitas na tarefa são apresentadas na forma de uma linha do tempo, para que você sempre possa ver a história completa.
3. Evite multitarefas
A multitarefa pode parecer uma forma eficiente de trabalhar, mas também pode ser uma armadilha que prejudica a sua produtividade, concentração e a qualidade das tarefas. Então, não divida o foco, evitando o estresse de ter que lidar com diversas demandas. Concentre-se numa tarefa de cada vez.
4. Use ferramentas de gestão de tempo
Segundo pesquisa Datafolha, 73% dos brasileiros afirmaram que a tecnologia presente no dia a dia faz com que economizem mais tempo para as atividades que dão prazer. Então, aproveite!
Use ferramentas eficientes de gerenciamento de tempo e produtividade para organizar as suas demandas diariamente, ganhando uma visão clara sobre tudo o que é preciso ser feito, qual o progresso, as urgências, os lembretes, as listas e mais.
5. Delegue quando possível
Se você tem tarefas que podem ser feitas por outras pessoas, delegue-as, gerando concentração para o que importa. Essa é uma tarefa que faz parte do bom gerenciamento do tempo, já que não é eficiente centralizar todas as tarefas e sobrecarregar o seu dia a dia sem envolver a equipe.
6. Crie uma rotina diária
Ter uma rotina diária pode ajudar a tornar seu dia mais controlado e gerenciável. Então, tente começar e terminar o trabalho no mesmo horário, reserve momentos para tarefas específicas e maximize a produtividade com a organização.
7. Faça pausas regularmente
Trabalhar por longos períodos de tempo sem pausas pode levar à fadiga e diminuir a produtividade. Então, tente fazer uma pausa de 5 a 10 minutos a cada hora para descansar, relaxar, refletir, se alongar, caminhar e mais.
Aqui, o recurso "Não Perturbe" do Zoho Cliq pode ser um verdadeiro salva-vidas na sua rotina. A função permite que você silencie as notificações durante um período programado, seja em blocos de trabalho focados ou pausas para relaxar.
8. Mantenha um ambiente de trabalho organizado
Um ambiente de trabalho desorganizado pode gerar interrupções. Então, mantenha o seu espaço de trabalho limpo e organizado, independentemente de ser físico ou digital.
Novamente, o Zoho Workplace tem o que você precisa, já que fornece um dashboard unificado! Ele apresenta todas as informações em tempo real, além de ser organizado, colaborativo e centralizado com os dados necessários para sua produtividade diária.
Personalize o painel, acompanhe todas as tarefas com os seus determinados progressos, adicione widgets, veja e-mails, mensagens e demais notificações - tudo de forma dinâmica, acessível, fácil e integrada.
Assim, fica mais fácil colaborar, controlar e efetuar mais tarefas em menos tempo.
9. Cuide da sua saúde
A saúde física e mental são essenciais para sua vida e para sua produtividade - sem ela, até mesmo a gestão do tempo é inútil, já que o seu corpo pode pedir urgência a qualquer momento. Então, certifique-se de comer alimentos saudáveis, fazer exercícios regularmente e dormir bem.
Se quer mais dicas, saiba como fazer a gestão do tempo do jeito certo.
Conclusão
Com tanta distração, a rotina pode virar um caos e as urgências podem se perder. A equipe deve saber priorizar as demandas certas, sem perder prazos, focando no trabalho mais relevante.
É possível implementar a tecnologia para te ajudar nisso. O sistema certo permite fazer controle do tempo, automatizar tarefas, aumentar a produtividade e equilibrar melhor a vida pessoal e o trabalho.
A gestão de tempo e produtividade no trabalho é uma habilidade que requer prática e os melhores sistemas. O Zoho Workplace pode te ajudar em cada etapa, com ferramentas de produtividade completas!
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