A falha de comunicação no trabalho pode causar diversos prejuízos, pois tem impactos diretos nos resultados obtidos através dos processos empresariais.
Apenas um erro na comunicação pode gerar ruídos que prejudicam projetos inteiros, a gestão de pessoas, o atendimento ao cliente e mais. Mas não se preocupe, é possível otimizar esses fluxos e garantir um contato linear entre colaboradores.
Saiba a seguir o que causa as falhas de comunicação e como evitar esse problema na sua organização. Boa leitura!
Exemplos do que pode gerar falhas de comunicação no trabalho.
A falha de comunicação é um problema que acontece quando profissionais têm dificuldades para estabelecer uma troca clara e eficiente de informações na empresa. Assim, uma simples instrução pode resultar em processos ineficientes.
Os processos passam a não dar certo, feedbacks são mal compreendidos e os repasses acabam em erros. Assim, é mais fácil que colaboradores fiquem desmotivados, sem possibilidade de crescer na carreira, e a rotatividade empresarial aumenta.
Aqui estão algumas razões comuns que podem levar a essas dificuldades:
1. Falta de clareza
A falta de clareza é uma das principais causas de erros. Ela acontece nas mensagens mal formuladas, quando faltam dados importantes para a compreensão total, no uso de terminologia técnica excessiva ou errada, podendo levar a mal-entendidos e interpretações equivocadas.
2. Barreiras de comunicação
As barreiras para a comunicação podem ser diversas: físicas, como diferenças de fuso horário, localização geográfica ou falta de acesso às tecnologias adequadas; ou linguísticas, como diferenças culturais e de estilos de comunicação que interferem na compreensão mútua.
3. Falta de feedback
Para a comunicação empresarial eficaz, é preciso manter um processo de feedback contínuo, onde o emissor da mensagem recebe retorno do receptor. A ausência de um feedback claro e naturalizado pode resultar em mal-entendidos persistentes e na falta de correções às falhas do fluxo.
4. Hierarquia e burocracia
Estruturas hierárquicas rígidas e excesso de burocracia também são barreiras na comunicação. Devem existir canais de comunicação abertos e diretos entre diferentes níveis organizacionais para que nenhuma transmissão importante seja limitada, como o fluxo de ideias e feedbacks construtivos.
5. Falta de habilidade para se comunicar
As habilidades de comunicação eficazes precisam ser trabalhadas. É recomendado fornecer treinamento e desenvolvimento nessa área para evitar mensagens mal articuladas, falta de empatia ou dificuldade em expressar claramente ideias e pensamentos.
6. Uso precário de tecnologia
A tecnologia facilita a comunicação empresarial, mas seu uso inadequado pode levar à falhas. Problemas técnicos e a falta de conhecimento sobre as ferramentas podem comprometer a eficácia da comunicação na tecnologia.
Conheça 3 maneiras de otimizar a comunicação interna!
Como evitar falhas de comunicação na empresa
Agora, conheça algumas indicações de práticas e estratégias eficazes para solucionar esses problemas:
1. Promovendo uma cultura de comunicação aberta
É essencial ter uma cultura organizacional que favoreça um ambiente onde todos os funcionários se sintam encorajados a compartilhar ideias, opiniões, problemas e preocupações.
Então, permita uma comunicação clara, acessível a todos, com reuniões regulares - tanto em grupo quanto individuais, e treine a liderança para que seja aberta à sugestões e expressões da equipe.
2. Utilizando uma linguagem clara e direta
Evite jargões, usar muitas tecnicidades, ser prolixo, muito formal, com ambiguidades… A comunicação precisa ser sempre direta, clara, simples, adaptada ao público-alvo, com exemplos de fácil compreensão.
3. Tendo líderes aptos a ouvir ativamente
A liderança precisa ser treinada para executar a escuta ativa, exercitar a empatia e de fato ouvir os liderados: eles são os mais indicados para dar informações valiosas sobre os processos empresariais, e precisam saber escutar o retorno.
Então, a gestão deve demonstrar interesse genuíno ao ouvir os colaboradores, prestando atenção verdadeira ao que estão dizendo, respondendo perguntas para esclarecer pontos de dúvida e garantindo a compreensão mútua.
4. Usando diferentes canais de comunicação
É natural que diferentes pessoas prefiram diferentes formas de comunicação e, de fato, utilizar canais de forma organizada é ideal para facilitar a comunicação diária através de variados dispositivos.
Então, combine as reuniões presenciais, chamadas de vídeo, comunicação escrita por e-mails e mensagens instantâneas para atender às necessidades dos contextos.
5. Dando feedbacks regularmente
O feedback contínuo é fundamental para melhorar a comunicação e naturalizar essa troca. Assim, as críticas serão de fato construtivas.
Então, forneça feedbacks periódicos a cada membro da equipe, destacando pontos fortes e áreas de melhoria. Além disso, incentive o feedback dos funcionários sobre processos de comunicação, fluxos de tarefas e gestores, para identificar possíveis problemas.
6. Utilizando ferramentas de comunicação eficientes
Utilize boas ferramentas de comunicação para garantir eficiência na colaboração. Inclua plataformas de comunicação e integração online, ferramentas para videoconferência, e-mail e mensagens instantâneas.
7. Investindo em treinamento e desenvolvimento
Certifique-se de fornecer treinamento adequado para o uso das ferramentas e para a comunicação eficiente. Capacitações devem ser dadas para otimizar as habilidades de comunicação dos funcionários, como a escuta ativa, negociação, comunicação não verbal e escrita.
8. Fazendo reuniões eficazes
Torne suas reuniões mais produtivas e envolventes com uma pauta clara, metas, limite de tempo e técnicas para envolver todos os participantes. Encoraje a participação ativa, escute as ideias de todos e busque o consenso se necessário.
A verdade é que a comunicação eficaz requer esforço contínuo. Então, entenda como adaptar as estratégias de comunicação de acordo com as necessidades da empresa, dos processos e da equipe.
Como as ferramentas do Zoho Workplace melhoram a comunicação no trabalho
Você pode e deve contar com as ferramentas do Zoho Workplace para essa jornada!
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Use o e-mail para alinhar e documentar informações importantes, compartilhe anexos e agende compromissos. Tudo através de uma interface intuitiva e personalizável.
Chat e mensagens instantâneas
Com o Zoho Cliq, os colaboradores podem se comunicar em tempo real por meio de mensagens instantâneas, em conversas individuais ou em grupo.
Você pode criar canais de equipe, compartilhar arquivos, pesquisar mensagens e colaborar em projetos. Essa comunicação rápida e direta promove a colaboração eficiente da equipe.
Videoconferência e reuniões online
O Zoho Meeting oferece recursos de videoconferência, webinars e reuniões online, permitindo que os funcionários se conectem e colaborem virtualmente em tempo real.
É possível agendar e realizar reuniões com facilidade, compartilhar telas, colaborar em documentos e gravar as sessões para referência futura.
Colaboração em documentos
O Zoho WorkDrive é essencial para o gerenciamento de documentos online, e permite que várias pessoas colaborem nesses arquivos em tempo real. Os usuários podem compartilhar, comentar, editar e revisar o conteúdo simultaneamente.
Assim, a colaboração fica muito mais fácil, você ganha em produtividade e evita erros de comunicação entre membros da equipe enquanto trabalham em um projeto.
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E, por fim, o Zoho Connect, indispensável para que a equipe trabalhe e se comunique em harmonia.
Várias ferramentas de obtenção de feedbacks dos colaboradores estão presentes no Zoho Connect. Ele é a intranet social flexível, escalável, que permite coleta de opiniões, diretório de pessoas, construção de quadro organizacional, criação de fóruns, formulários, automatização do fluxo de trabalho, gamificação com recompensas, criação de quadro de tarefas e mais.
Todas essas ferramentas e muito mais estão disponíveis na Zoho Workplace, o pacote integrado que tem recursos avançados de personalização e trabalho. Permite uma ampla capacidade de colaboração para todos os membros da sua equipe e evita falhas de comunicação.
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