Você se sente menos produtivo até os minutos finais do relógio? Se você tiver uma semana para concluir um projeto, poderá achar difícil concluí-lo. Entretanto, se a deadline está chegando, a mesma tarefa leva apenas uma hora.
Como pode existir esse abismo em termos de duração? Essa é a execução da lei de Parkinson. Para aumentar a produtividade da equipe, otimizar a gestão do tempo e os resultados, vamos explorar o que é essa lei e te entregar as dicas certas para desbloquear a eficiência.
O que é a lei de Parkinson?
A Lei de Parkinson afirma que "o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão". Na prática, é quando levamos mais tempo do que o necessário para concluir uma demanda, procrastinando até que o prazo esteja mais próximo de acabar e a tarefa seja finalmente finalizada.
O termo foi criado, em 1955, pelo historiador e escritor britânico Cyril Northcote Parkinson para a revista The Economist. Na história, uma mulher tem a única tarefa de enviar um cartão postal, o que levaria três minutos… Mas acaba por levar metade de um dia.
Ela procura o cartão postal certo, qual guarda-chuva deve levar para percorrer o caminho até o correio e mais. Da mesma forma, se você se dedicar uma semana para escrever um relatório, levará a semana inteira, mesmo que isso possa ser feito em uma tarde.
É como se o trabalho se expandisse para preencher o tempo alocado, uma vez que as pessoas tendem a procrastinar ou aumentar a complexidade, ocupando todo o tempo disponível, e não necessariamente para o aumento da qualidade.
Como o trabalho se expande para preencher o tempo
Ao invés de avaliar realisticamente quanto tempo leva uma tarefa, tendemos a nos fixar no tempo disponível. Isso prolonga o tempo como um elástico, mesmo quando o trabalho não deveria exigir isso. Como um balão cheio de ar, o trabalho se expande para preencher o prazo previsto, o que geralmente leva à ineficiência e ao não cumprimento de prazos.
A senhora da história de Parkinson passou muito tempo no perfeccionismo, sem necessidade real disso. Uma tarefa simples se transformou em um dia de provação. Às vezes, passamos a adiar o início até o último momento possível, onde a sensação de ter muito tempo para concluir uma tarefa pode levar a uma complacência inicial, seguida de correria no final.
Exemplos da Lei de Parkinson
A lei de Parkinson faz parte da nossa vida cotidiana. Vejamos três exemplos:
A proposta do projeto
Digamos que você tenha uma semana para preparar uma proposta de projeto para seu chefe. Apesar de ter todas as informações necessárias ao seu alcance, você passa os primeiros dias procrastinando e se convencendo de que tem muito tempo.
À medida que o prazo se aproxima, você se esforça para elaborar a proposta, trabalhando até tarde da noite e sacrificando fins de semana para cumprir o prazo. Seu trabalho agora se expandiu para preencher o tempo alocado.
A tarefa perfeita
Se você é um estudante, este exemplo pode ressoar em você. Você tem um longo trabalho de pesquisa para entregar em duas semanas. Como alguém que se destaca em termos acadêmicos, você busca a excelência em todo o seu trabalho. No entanto, esse perfeccionismo leva a atrasos.
Você gasta muito tempo pesquisando, delineando e elaborando a introdução perfeita, negligenciando a própria redação do artigo. Mesmo quando você finalmente começa a escrever, você reescreve e revisita cada parágrafo e tenta encontrar a palavra “perfeita”.
O dilema alimentar
Você já demorou muito para decidir o que gostaria de comer? Digamos que você se depare com um cardápio extenso em um restaurante ou inúmeras opções em um aplicativo de entrega de comida. Você pode ter gasto muito tempo deliberando sobre cada opção, incapaz de tomar uma decisão. Isso resulta em frustração, atraso no pedido e uma demora maior do que a necessária.
Como superar a Lei de Parkinson no trabalho
Agora que sabemos como a lei de Parkinson nos afeta, precisamos saber como podemos evitar ser vítimas dela. Isso ajuda você a terminar seu trabalho mais rápido e descansar ou passar para outras tarefas. Confira as dicas:
1. Definir prazos e metas claras
Defina prazos curtos, mas ainda assim realistas, para criar um senso saudável de urgência. Se preciso, quebre grandes tarefas em partes menores com prazos específicos para cada uma.
Se você tem um projeto pairando sobre sua cabeça e parece que ele está se estendendo para sempre, essa divisão será um "empurrãozinho" amigável na direção certa. O gerenciamento eficaz do tempo é apenas um bônus.
Na prática, você poderá aplicar essa gestão com o Kanban no Zoho Connect - é um quadro feito para que você passe a controlar os fluxos com grande facilidade e em tempo real.
2. Invista na técnica de Pomodoro
A Técnica Pomodoro é como um café expresso de produtividade. Envolve definir um cronômetro para 25 minutos, mergulhar na tarefa e depois fazer uma pausa.
Isso mantém distrações incômodas afastadas e garante que suas tarefas permaneçam organizadas. Além disso, faça pausas do trabalho sempre que necessário, gerando um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional. Seu foco e produtividade vão agradecer.
3. Priorize as tarefas de forma eficaz
Utilize listas de tarefas para manter o foco e a organização, enquanto analisa as demandas para dar prioridade ao que é mais importante e urgente. Nessa lista, você terá um milhão de coisas, mas é impossível fazer tudo de uma vez.
Então, priorize! Concentre-se nas tarefas que não podem esperar, de alta prioridade, para evitar ficar preso em atividades menos críticas.
No Zoho Workplace, essa priorização será muito mais fácil. Ele exibe todas as demandas, adaptando-se aos diferentes grupos de trabalho.
Você pode ver o calendário, visualizar por projeto, por prazo e até por prioridade, já que as tarefas são classificadas automaticamente em alta, média, baixa ou nenhuma priorização.
4. Dê limite ao perfeccionismo
O perfeccionismo mata a produtividade silenciosamente. Saiba quando encerrar e resista à tentação de criticar cada pequeno detalhe. Estabeleça padrões realistas de sucesso e busque o progresso em vez da perfeição. Se necessário, solicite feedbacks para que outros te ajudem a avaliar o trabalho de forma realista.
5. Implemente restrições de tempo
Para evitar que as tarefas se arrastem indefinidamente, coloque uma rédea. Estabeleça limites de quanto tempo você gastará em cada tarefa e cumpra-os. Alocar intervalos de tempo dedicados para diferentes atividades ao longo do dia proporciona um bom controle do tempo. Esses períodos devem estar claros em seu calendário.
O quadro em Gantt que você terá no Zoho Workplace é a melhor forma de impor restrições de tempo. Nele, você pode visualizar os projetos à esquerda e, à direita, que o cronograma real.
Será fácil expandir o quadro, visualizar todas as demandas, da tarefa mais recente à mais antiga, as que não foram concluídas e outros detalhes.
7. Revise os objetivos regularmente
Revise regularmente os objetivos e como anda o progresso para garantir que o trabalho está no caminho certo. Quando as prioridades mudam ou surgem circunstâncias inesperadas, adapte-se às reviravoltas. Os próprios prazos internos devem incluir as tarefas de finalizar e revisar com antecedência.
Também saiba quando pisar no freio em compromissos desnecessários, mantendo a sua lista de tarefas sob controle, segundo os objetivos.
8. Invista em ferramentas de produtividade
Conhecer as dicas para lidar com a Lei de Parkinson pode realmente te ajudar, mas você precisa da tecnologia certa.
O Zoho Workplace reúne exatamente o que a sua equipe necessita para gerir demandas diariamente. Trata-se de uma suíte de produtividade completa que reúne softwares essenciais para que o time trabalhe a qualquer momento, de qualquer lugar, sem precisar perder tempo acessando novos aplicativos e trocando de interfaces.
Com a ajuda da plataforma Zoho Workplace, você poderá monitorar prazos de perto, evitando atrasos e garantindo que todas as etapas da tarefa sejam concluídas no tempo certo.
O sistema gera uma visão clara e transparente do que está sendo feito, dos possíveis gargalos, ajustes necessários e mais.
O software conta com 8 aplicativos de produtividade:
- Zoho Mail (e-mail corporativo), com alta segurança, domínio próprio, criptografia, filtro anti-spam, calendário de negócios integrado para gerir a agenda da empresa, aplicativo para notas e gestão de tarefas;
- Zoho WorkDrive, para armazenamento de arquivos em nuvem, que facilita o gerenciamento, edição e organização dos arquivos da empresa;
- Zoho Cliq (chat corporativo), para que a sua equipe se comunique com toda a empresa e colabore à distância com agilidade e segurança, em tempo real. Nele, é possível fazer chamadas de voz e de vídeo;
- Zoho Sheet (gerenciador de planilhas), com processador de dados automatizado, análise que funciona a partir da Inteligência Artificial, tendo a possibilidade de colaborar em tempo real com a sua equipe e contando com mais de 40 tipos de gráficos;
- Zoho Connect (intranet social corporativa), acessado apenas pelos colaboradores, facilitando a transparência, eficiência, comunicação interna, engajamento e mais. É uma rede social que existe para que a sua equipe colabore com agilidade;
- Zoho Meeting (para videoconferências e webinars), sendo o melhor software para reuniões online. Possui total segurança e fácil colaboração, permitindo até mesmo a gravação das reuniões para que a sua equipe possa revisitar;
Conte também com o Zoho Writer (processador de texto) e o Zoho Show (para apresentações), sistemas que permitem que os funcionários trabalhem ao mesmo tempo em uma demanda.
Juntos, esses aplicativos facilitam a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, tornando mais fácil compartilhar atualizações, trabalhar em arquivos, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso coletivo.
Saiba mais sobre as ferramentas de produtividade do Zoho Workplace
Ao utilizar o Zoho Workplace, você estará equipado para monitorar prazos e progresso de forma mais precisa, facilitando muito a superação de problemas como os da Lei de Parkinson.
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