Se você tem dificuldades em executar, controlar e monitorar os seus projetos e as equipes envolvidas, pode correr riscos, lidar com prejuízos e problemas para entregar os resultados esperados. Por isso, precisa evitar falhas através da governança de projetos.
A metodologia irá guiar o seu projeto desde o planejamento até a conclusão, sempre em prol da implementação mais eficiente, ajudando todos os envolvidos nas práticas certas para alcançar os objetivos.
Se você quer a ajuda dessa ferramenta, vamos explicar como aplicá-la. Entenda melhor o conceito de governança de projetos, a diferença entre ela e a gestão de projetos, os benefícios, as etapas e mais. Boa leitura!
O que é governança de projetos?
Podem ocorrer diversos problemas nas suas operações, por inúmeras causas, sejam erros humanos ou outros fatores. Mas não espere que essas falhas ocorram para, enfim, implementar a governança de projetos. Ela não é uma simples auditoria que deve ser aplicada quando falhas acontecem, já que ela pode até mesmo prevenir tais dores de cabeça.
Ela é um componente essencial para a execução bem-sucedida de qualquer iniciativa, principalmente diante de um mercado tão complexo e dinâmico, no qual alinhar e adaptar os projetos com as metas é fundamental.
A governança de projetos engloba políticas, procedimentos, padrões e diretrizes para garantir que os projetos dentro de uma organização sejam gerenciados de forma eficaz. Ela estabelece a estrutura para orientar a tomada de decisões, mitigar riscos e assegurar a entrega.
Na governança, deve estar presente a prestação de contas, as respostas que a empresa deve ser capaz de dar, as orientações, as estratégias e outros dados com total transparência.
Também é a governança que define as responsabilidades dos envolvidos, os procedimentos para cada etapa, as regras para execução, políticas de qualidade, segurança, conformidade, a forma de monitoramento, como gerenciar riscos, como ocorre a comunicação, a formação de relatórios e mais.
Assim, gera uma inteira visão do andamento das etapas para os envolvidos, ajudando até a manter o projeto dentro do orçamento e do cronograma. A sua estrutura deve ser baseada em dados, reduzindo incertezas.
A governança engloba planos de contingência para lidar com imprevistos e padrões para atender a regulamentos, evitando problemas legais e prejuízos à reputação da empresa.
Diferença entre governança e gestão de projetos
A governança de projetos e a gestão de projetos são dois conceitos importantes, mas muito confundidos. Apesar de estarem conectados, eles têm funções e responsabilidades diferentes.
Como você viu, a governança de projetos é um conjunto de diretrizes que definem o modo como os projetos são gerenciados na empresa, com parâmetros para a tomada de decisão e a prestação de contas.
A governança de projetos também define quem tem a autoridade para tomar decisões, os critérios usados e como a performance é medida. Ela fala sobre "o que" deve ser feito para garantir o sucesso do projeto.
Já a gestão de projetos é a aplicação prática - responsável por planejar, executar e controlar todas as fases, coordenar recursos e seguir objetivos estratégicos. É sobre "como" o projeto é realizado. A governança de projetos se concentra em fornecer a estrutura e as diretrizes, enquanto a gestão de projetos é a execução.
Como implantar governança de projetos na sua empresa
Aqui estão os passos essenciais para implementar uma governança de projetos:
1. Definir a estrutura
A governança pode estabelecer comitês responsáveis por fornecer orientação e tomar decisões. Além disso, deve definir a equipe de gerenciamento, os responsáveis pelas etapas e as suas funções claras. Essas pessoas devem fornecer os requisitos e o contexto para a entrega dos resultados.
Tudo isso deve estar documentado, sendo acessível para a equipe, afinal, todos os membros do time devem estar cientes de seus deveres e responsabilidade. Nesse momento, pode ser importante sempre aplicar a matriz de priorização e entender a ordem das atividades no projeto.
2. Desenvolver padrões
É preciso criar políticas de governança que orientem a execução dos projetos, como padrões de qualidade, segurança e conformidade regulatória. Registre todos os fatores decididos. Também crie padrões para a documentação, comunicação, relatórios, gestão de riscos e qualidade dos entregáveis dos projetos.
Tenha a prática de analisar os componentes do projeto para garantir que cobriu todos os aspectos necessários para evitar dores de cabeça. Esse plano deve ser atualizado periodicamente para cobrir novidades no mercado, na empresa, nos clientes e outros envolvidos.
3. Implementar procedimentos
Escolha as metodologias de gerenciamento de projetos, como frameworks do PMBOK, PRINCE2 ou Agile. Os métodos devem ser personalizados para a sua empresa, atendendo às necessidades específicas. Crie procedimentos detalhados para a execução de tarefas, sempre registrando e comunicando para todos os membros da equipe.
Ao definir funções e práticas padronizadas, é possível evitar falhas de implementação e comunicação, além de velhos problemas com retrabalhos e dúvidas.
4. Treinar equipes
Desenvolva programas de treinamento para capacitar as equipes nos processos e ferramentas da governança, nas metodologias de gerenciamento de projetos e nas tecnologias e habilidades necessárias.
Você precisa estabelecer um processo formal para naturalizar o feedback da liderança para a equipe e vice-versa, implementando ações em direção às melhorias e mostrando aos colaboradores que eles estão sendo ouvidos. Também organize reuniões para alimentar a integração, debater práticas e gerar trocas de conhecimento.
5. Implementar o monitoramento e controle
Utilize os softwares certos, adequados para as necessidades da empresa e dos seus projetos, permitindo a colaboração, comunicação, análise de dados, controle das etapas e monitoramento. Defina os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para verificar o progresso regularmente.
Já que a governança de projetos definirá quais entregáveis devem ser concluídos em cada etapa, faça a revisão do status como verdadeiros pontos de check-in previamente programados - como a cada mês, por exemplo. Os registros devem ser padronizados.
6. Gerenciar riscos
Passe para a identificação e avaliação dos riscos e do quão prováveis eles são, com processos claros de estudo e tecnologias para previsões ou análises de um grande volume de dados.
Desenvolva planos de mitigação para os principais riscos identificados, comunique bem esses dados para o time e treine a sua equipe para lidar com as mais diferentes situações. Eles são os principais envolvidos no projeto e todos devem saber como responder aos possíveis problemas.
7. Comunicar e criar relatórios
Estabeleça um plano de comunicação formal, já que a estrutura de comunicação da empresa e dos projetos deve ser clara para a equipe, com canais eficientes. Gere a garantia de que todos os stakeholders estão sempre devidamente informados sobre mudanças, alinhando expectativas de forma contínua.
Afinal, eles são a voz do projeto, e devem estar sempre envolvidos nas etapas. Crie relatórios de status regulares para atualizar os envolvidos, incluindo qualquer desvio no plano original.
8. Aplicar a auditoria
É preciso que a empresa implemente auditorias de conformidade periodicamente para saber se os processos que foram definidos antes estão realmente sendo devidamente seguidos pelos colaboradores.
Então, realize revisões regularmente para assegurar conformidade com as políticas e padrões, além de implementar auditorias internas e externas.
Gere uma rotina regular de feedbacks e reuniões com os envolvidos para otimizações e trocas de metodologias, softwares, canais de comunicação ou qualquer fator que esteja apresentando problemas para o seu time.
Benefícios da governança de projetos
Implementar a governança de projetos não só garante que os objetivos sejam alcançados com eficiência, mas também promove a transparência e a tomada de decisões baseada em dados.
A iniciativa oferece uma estrutura clara e definida que facilita a gestão, o monitoramento e o controle dos projetos. A visão do progresso também é facilitada para todas as partes envolvidas, o que ajuda na identificação precoce e correção de problemas.
A governança de projetos sistematiza a produção de relatórios consistentes, trabalha para melhorar a comunicação, aprofunda a análise de dados, reduz incertezas e aumenta o alinhamento entre todos, minimizando atrasos causados por indecisões e burocracias.
Na governança, estarão planos de mitigação e contingência para riscos, os padrões de qualidade que todos devem seguir para gerar clientes satisfeitos e as práticas certas para que a credibilidade da empresa não seja prejudicada no mercado. Assim, os projetos estarão alinhados com os objetivos da organização, maximizando o retorno sobre o investimento feito (ROI).
Essa sistematização tão grande é essencial para reduzir desperdícios, gerar produtividade, orientar e motivar a equipe, oferecendo até mesmo as capacitações e as tecnologias necessárias para que a empresa trabalhe melhor. A governança de projetos é um verdadeiro investimento para a sua empresa!
Para continuar a implementar as melhores práticas entenda o que é uma metodologia de projeto, quais são os modelos e como escolher o formato ideal para sua organização.
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