O excesso de alterações inesperadas, requisitos e demandas adicionadas, datas modificadas… São fatores que prejudicam a eficiência de um projeto. Infelizmente, as empresas estão sempre lidando com os desvios de escopo ou scope creep, problemas que causam altos prejuízos.
É normal que um projeto seja adaptável, mas muitas adições não planejadas surpreendem colaboradores e, por vezes, dificultam o controle da qualidade.
É preciso ter um equilíbrio entre mudanças necessárias e estabilidade no projeto. Por isso, vamos te ajudar a lidar com o scope creep. Então, entenda como evitar a sobrecarga, evitar falhas, manter os stakeholders satisfeitos e muito mais com as dicas a seguir!
O que é desvio de escopo (scope creep)?
O desvio de escopo, ou scope creep, descreve o que acontece quando o projeto sai do alinhamento prévio, desviando dos seus objetivos e critérios. Como “desvio ou deslizamento de escopo”, inclui adições fora do planejamento, não acordadas ou não controladas.
O scope creep pode acontecer por diversos motivos, como desinformações, alterações, falta de roteirização, expectativas desalinhadas, comunicação ineficaz, pressão por resultados, ausência de mecanismos de controle, dificuldades com as partes interessadas e mais.
Mas também é preciso entender o conceito base: o escopo do projeto. O escopo do projeto documenta as especificações de forma detalhada. Ele serve como um mapa do projeto, definindo o que será feito, como será feito e quando será feito.
É a definição clara de todas as etapas, recursos, demandas, entregas, prazos, limites e objetivos. O escopo é feito no início do projeto e idealmente não deve mudar. De fato, ele deve incluir limites claros para evitar mal-entendidos e garantir alinhamento. Ou seja, o próprio escopo também define o que não será feito para evitar a parte não planejada, o scope creep.
E o que é gold plating?
Como você viu, a adição de funções e demandas pode representar um desafio significativo para empresas, com sérios impactos negativos. Esse fenômeno pode ter um nome: gold plating.
Gold plating é a prática de adicionar funcionalidades ou melhorias ao escopo de um projeto sem que sejam solicitadas pelas partes interessadas. É diferente do scope creep, já que o desvio costuma ser requisitado por alterações nas expectativas dos envolvidos.
O gold plating é feito internamente pela equipe ou pelo gestor, e também gera problemas. Muitas vezes, o gold plating é a tentativa de entregar uma solução premium, além das expectativas, oferecendo mais do que o que foi solicitado previamente.
Assim, a ênfase fica nos detalhes adicionais, por vezes desnecessários e distantes dos requisitos do projeto. Além disso, o risco aumenta, com mais demandas para a equipe, que precisa lidar com um sistema mais complexo.
Mesmo que a intenção por trás do gold plating seja positiva e pareça benéfico à primeira vista, os riscos são grandes. Além disso, o cliente pode achar que os extras são um padrão, sempre esperando mais no futuro.
Exemplo prático de scope creep de um projeto
Confira um exemplo fictício de uma empresa de marketing que possui o projeto de redesenhar o site do cliente. O escopo original inclui elementos como atualização do layout, otimização do conteúdo do blog para SEO e integração com as redes sociais.
1. O início
Com base nos requisitos prévios, a equipe de marketing digital estimou que o projeto levaria cerca de seis meses para ser concluído e custaria cerca de 10.000 reais.
2. Alterações
No entanto, após um mês, o cliente pediu para adicionar um recurso de e-commerce. Apesar de ser um recurso muito importante, não estava incluído no escopo original do projeto e levaria tempo para ser concluído. Este é um exemplo de scope creep.
3. Consequências
A adição do e-commerce exigiria mais trabalho, tempo e a adição de outros profissionais especializados, maior prazo e aumento do custo. Além disso, a equipe seria desviada do seu objetivo original, que era otimizar o layout e o conteúdo do site.
Principais causas de desvios escopo em projetos
Os desvios de escopo podem ser causados por uma variedade de fatores, como:
1. Falta de definição clara do escopo
Sem a definição clara dos seus requisitos, o escopo será baseado em suposições, interpretações variadas, e não nas necessidades reais dos stakeholders. Assim, é mais provável que o desvio vá acontecer.
2. Mudanças não planejadas
A gestão do escopo do projeto precisa do monitoramento contínuo e do gerenciamento de mudanças. Afinal, alterações não planejadas, sem verificação do impacto, são desvios de escopo muito prejudiciais. Imprevistos acontecem, mas as soluções devem ser bem trabalhadas, com roteiros flexíveis para adaptações.
3. Falha na comunicação
A comunicação é fundamental para evitar o scope creep, já que falhas nesse meio geram desinformações, mal-entendidos e desalinhamento das expectativas. O escopo acaba ficando inconsistente, com desvios, gerando retrabalhos e conflitos entre as partes.
4. Recursos insuficientes
Se não houver recursos suficientes para completar o projeto, pode ser necessário implementar mudanças que resultem em desvio de escopo e no comprometimento da qualidade. A falta de recursos inclui equipe, tecnologia, ferramentas, capital e tempo para completar o projeto conforme planejado.
5. Mudanças no ambiente do projeto
Mudanças no mercado, nas tecnologias, na concorrência ou na legislação, por exemplo, podem influenciar o projeto e levar a alterações. Assim, é preciso ter agilidade para realinhar o escopo sem grandes desvios ou prejuízos.
Como evitar desvios de escopo (scope creep) em seu projeto
Portanto, é essencial implementar práticas eficazes de gerenciamento para conter os impactos do scope creep. Aqui estão algumas estratégias:
1. Defina claramente o escopo do projeto
O escopo precisa ser claro e detalhado desde o início, com a prévia análise e definição de todos os requisitos. Depois, documente o escopo, com os recursos, prioridades, limites, prazos e mais.
A documentação dos limites também evita as adições não planejadas, além de ambiguidades e confusões. Implemente também objetivos claros, realistas, mensuráveis e atingíveis no prazo falado, sem frustrar ou forçar a equipe.
2. Estabeleça um processo de gerenciamento de mudanças
De fato, é raro concluir um projeto sem nenhuma mudança. Alterações são, por vezes, inevitáveis, já que existem fatores externos fora do controle. No entanto, o excesso de alterações gera mais gastos, riscos e dores de cabeça.
Então, como você já sabe que alterações são normais, crie um escopo flexível e entenda como fazer a gestão das mudanças. Determine a flexibilidade do projeto, verificando quais limites são imutáveis. Prepare-se para analisar a possibilidade de implementação, documentando e avaliando o impacto.
3. Mantenha a comunicação aberta e regular
Estabeleça os canais de comunicação da sua equipe internamente e com os stakeholders, de forma aberta e regular. Facilite o feedback de tempos em tempos, evitando descobrir insatisfações só ao fim do projeto. Envolva os clientes, negocie questões e saiba quando dizer “não” por solicitações fora dos limites mutáveis do escopo.
4. Realize revisões regulares do projeto
As revisões regulares do projeto podem ajudar a identificar qualquer scope creep logo no início. Durante essas revisões, você pode avaliar o progresso do projeto em relação ao plano original e fazer ajustes com precisão. Monte um status report do projeto!
5. Use ferramentas de gerenciamento de projetos
As ferramentas de gestão de projetos são essenciais para monitorar esses desvios, facilitar a comunicação e o controle dos recursos. Quando se trata de evitar o desvio, o Zoho Projects pode te ajudar.
A plataforma é fácil de usar, com recursos para manter o controle do projeto. Ela permite que você divida o seu projeto em tarefas e subtarefas, atribua responsabilidades e defina prazos. As informações são centralizadas, intuitivas e acessíveis para toda a equipe.
A ferramenta permite rastreamento de tempo, acompanhamento do uso dos recursos, atribuição de demandas, colaboração em tempo real, geração de relatórios e mais.
O Zoho Projects é uma ferramenta indispensável para qualquer gerente de projeto que deseja evitar o scope creep. Comece com uma demonstração gratuita!
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