O sistema Kanban é o seu aliado na gestão de projetos!

Quando a sua equipe está começando um novo projeto, é preciso contar com uma forma fácil e ágil de visualizar o trabalho, entendendo quem está responsável por cada fluxo, qual etapa está acontecendo, como estão os prazos e mais.

O Kanban é justamente a abordagem eficiente que você está precisando para administrar demandas. Com ele, é possível visualizar todas as informações no mesmo lugar.

Quer conhecer esse método? Siga a leitura e confira o passo a passo para implementá-lo!

O que é Kanban?

O Kanban é uma parte essencial da boa gestão de projetos. O método é simples, completo e eficiente para a administração de demandas, já que é totalmente visual. 
Ele funciona bem para a gestão de tarefas, processos e projetos, proporcionando o registro, acompanhamento dos fluxos e uma prática mais construtiva para resolver questões. 

O Kanban é composto por quadros (virtuais ou físicos) com colunas que representam as etapas do trabalho. É comum que, no formato escrito, o controle seja feito a partir de post-its. Afinal, Kanban é a palavra japonesa para "cartões" ou "sinais visuais". 

Cada cartão representa a tarefa, e por isso ele irá se mover pelos estágios do projeto até chegar na conclusão.

Esse modelo gera um trabalho mais colaborativo para a equipe, pois, mesmo que as tarefas sejam designadas individualmente, todos podem visualizar e trabalhar em um mesmo quadro.

Como surgiu o Kanban?

O japonês Taiichi Ohno, engenheiro industrial da Toyota, foi o responsável por criar o primeiro sistema Kanban no fim da década de 40. Ohno entendeu como otimizar o sistema da Toyota a partir de elementos de uma produção melhorada.

Assim, em vez de criar novos produtos para suprir a demanda prevista, ele buscou fornecer os produtos a partir da demanda já existente no mercado, resultando em estoques enxutos e mais eficiência.

Tudo isso só foi possível com o Kanban, cujos cartões eram de papel, indicando os novos produtos ou peças necessárias para dar início à produção.

O sistema continua sendo usado em muitas fábricas, mas também foi adaptado para o desenvolvimento de softwares e hoje é usado nos mais diversos setores, como forma de equilibrar a demanda e a capacidade da empresa.

Qual a diferença entre Kanban e Scrum?

É comum encontrar relações entre os conceitos de Kanban e Scrum, mas eles não são sinônimos. Ambos são sistemas que fazem parte da metodologia ágil, um conjunto de ideais para o melhor gerenciamento de projetos que tem por base o Manifesto Ágil.

Tanto o Kanban quanto o Scrum são ferramentas que colocam a metodologia ágil em prática, com princípios semelhantes, mas com funcionamentos diferentes. 

O Scrum é como um framework prescritivo que fraciona o trabalho em intervalos, as sprints. Assim, ele agiliza as execuções, facilita os feedbacks e alinha as entregas, tudo a partir de regras bem delimitadas. 

Já o Kanban, que é um método adaptativo com um sistema visual, serve para melhoria contínua. Nele, as equipes liberam resultados assim que eles ficam prontos, sempre com uma abordagem mais personalizada.

Existe, inclusive, um método chamado Scrumban, que mistura esses dois conceitos.

Quais são os princípios do Kanban?

O método Kanban, ao longo do tempo, evoluiu a partir do esforço colaborativo de muitos profissionais. Por prezar pela sua eficiência e capacidade adaptativa, o sistema reúne alguns princípios, como:

1. Começar pelo que já é feito

O Kanban pode ser aplicado a qualquer fluxo de trabalho e entende que o que está em vigor geralmente tem valor. Ele preza pela personalização, então funciona dentro das práticas da própria empresa.

2. Concordar na busca por mudanças incrementais e evolutivas

A filosofia Kanban preza pelo aprimoramento contínuo, mudanças incrementais e progressivas, para que qualquer alteração brusca não gere problemas para a empresa. 

3. Valorizar o procedimento, as tarefas e os deveres presentes

A metodologia não agrega funções dos membros do time ou reformula o sistema de trabalho da empresa, de forma que a sua adaptação aos processos atuais da equipe é mais fácil.

4. Incentivar atitudes de liderança em todos os níveis

As transformações podem surgir de diferentes origens, não apenas de autoridades superiores. A equipe deve contribuir, debater, dar ideias e criar. 

5. Foco nas necessidades do cliente

O cliente deve estar no centro de cada organização. Compreender as suas necessidades, expectativas e dores é essencial para a qualidade dos serviços prestados.

6. Gerenciamento do trabalho

O Kanban presa por gerenciar o trabalho e capacitar os profissionais nas habilidades essenciais para se auto-organizarem de forma eficiente em torno do trabalho, sem gerar ruídos. 

7. Rever regularmente a rede de serviços

A abordagem requer avaliação contínua e otimização regular para a melhoria dos resultados entregues.

Por fim, há ainda algumas práticas essenciais para o Kanban:

• Visualização do fluxo de trabalho.
• Limite de trabalhos em andamento.
• Gerenciamento do fluxo.
• Deixar explícito as políticas relativas aos processos.
• Implementação de ciclos de feedbacks.
• Melhora da colaboratividade.

Como funciona o método Kanban?

O Kanban pode ser aplicado a qualquer projeto, seja corporativo ou pessoal, sempre com cartões para indicar e acompanhar o andamento dos fluxos produtivos. 

Como é um sistema visual, os cartões devem se mover pelas colunas para indicar o andamento dos processos. Durante o uso da metodologia, que facilita a visualização das etapas, é possível identificar gargalos, fazer correções e tornar todo o processo mais fluidos.

As três colunas básicas do Kanban são “a fazer” (to do), “fazendo” (doing) e “feito” (done), o que significa que, assim que o cartão passar de “a fazer” e começar a ser produzido, deve ser passado para a coluna “fazendo”. Depois de concluída, passa para “feito”.

Mas é bom lembrar que é possível fazer a organização segundo as necessidades da equipe. Então, defina quais serão as colunas e o que elas representam segundo o fluxo de trabalho do seu departamento.

Confira exemplos:

• Backlog, a fazer ou novo: aqui, entram os novos trabalhos antes de serem designados a um colaborador.
• Fazendo ou em andamento: a etapa foi iniciada, mas ainda não foi finalizada, pois ainda está sendo realizada.
• Pronto: o projeto está finalizado.
• Priorizado: esse projeto está no topo da hierarquia.
• Esboço, revisão ou edição: o gestor está analisando o rascunho. 
• Testes: o produto desenvolvido está sendo testado para ser liberado ou voltar para a produção.
• Implementação: o projeto foi aprovado e agora deve ser colocado em ação.

Você também pode definir o que é urgente ou o que deve ser feito apenas posteriormente, as demandas que precisam de aprovação, revisão e mais. O foco é entregar com agilidade e qualidade, evitando gargalos.

Como implementar o Kanban na minha equipe ou empresa

Tantos princípios e práticas podem te assustar, mas calma, o Kanban não é um método difícil de aplicar!

Como você sabe, o elemento principal é o quadro Kanban de gestão de projetos. Você pode fazê-lo manualmente ou a partir de um sistema virtual, o que facilita o acompanhamento do status de cada tarefa para todos.

Para implementar o Kanban, você deve:

Capacitar a equipe

Prepare a equipe para o uso do Kanban, invista em treinamentos para que todos entendam o seu uso e os seus benefícios.

Mapear as demandas

Mapeie os processos e entenda em quais você usará o Kanban. Deixe as etapas visualizáveis, entregando clareza e autonomia para a equipe.

Defina as prioridades

Defina as atividades de maneira hierárquica de acordo com a prioridade e urgência de cada uma. A equipe deve manter sempre o quadro atualizado.

Quais ferramentas posso usar para aplicar o Kanban? 

Kanban feito em papel

Como você já sabe, pode-se utilizar o método aplicado em papel para implementar o Kanban. Mas, atualmente, esse formato não é considerado o mais funcional. 

Ele tem muitas limitações de visualização e atualização, já que depende da presença física do time para qualquer mudança. Isso também dificulta a colaboração e a comunicação efetiva, seja para equipes remotas, presenciais ou híbridas.

Os registros se tornam mais imprecisos, limitados e a cada crescimento do projeto se torna mais difícil acrescentar ou mover colunas, podendo resultar em erros.

Depois, fica difícil verificar qualquer histórico, analisar métricas, dados ou identificar padrões sobre as etapas seguidas até então. O método em papel também não tem recursos avançados para que a equipe colabore e seja notificada sobre mudanças.

Ou seja, é possível criar um quadro Kanban com uma lousa, um papel e notas adesivas ou até mesmo com uma planilha, mas a melhor solução é investir em uma ferramenta de gestão de fato eficiente.

Kanban em ferramenta de gestão de projetos

No Zoho Projects, cada projeto tem um painel Kanban que centraliza informações a partir de colunas organizadas e os seus cartões. As colunas podem indicar status, urgência, módulo e outras classificações.

A sua equipe irá entender com facilidade o que precisa ser feito e qual é a situação do projeto. Você poderá adicionar anexos, comentários, iniciar o temporizador de problemas ou até vincular problemas relacionados.

Aproveite os recursos visuais com o Kanban, saiba onde as filas são mais longas e identifique gargalos. Basta arrastar e soltar os cartões entre as colunas para atualizar o status do projeto, com facilidade, agilidade e eficiência. 

No Zoho Projects, você centraliza informações e torna todo o trabalho mais produtivo. São inúmeras vantagens com os melhores preços do mercado.

Basta um clique para resolver atrasos, sinalizar urgência, assumir o controle de etapas, evitar problemas e corrigir erros. Todo o fluxo de trabalho será otimizado, aumentando a produtividade e a eficiência da equipe. 

Afinal, o Zoho Projects, foi classificado como líder nos 20 principais prêmios de software de gerenciamento de tarefas! Confira!

Quais são as vantagens de adotar a metodologia Kanban?

O Kanban é um método versátil, que respeita os processos e posicionamentos da empresa, busca a evolução constante, facilita a autonomia da equipe e ajuda a liderança.

A principal razão para a adoção do método Kanban é a fácil visualização dos fluxos de trabalho e a melhoria contínua. O Kanban se adapta ao que a sua empresa precisa, funcionando bem para qualquer departamento.

Ele incentiva a boa comunicação na equipe e melhora o fluxo das demandas, fornecendo uma visão geral do trabalho da sua equipe, incentivando a flexibilidade e a clareza entre etapas.

Assim, o método gera maior velocidade de entrega, mais produtividade e alinhamento entre as metas e a real execução. A partir dele, fica mais fácil prever prazos e resultados, otimizar a gestão das equipes, as suas atribuições e as dependências entre tarefas.

As prioridades não serão mais perdidas, já que as tarefas urgentes ficam bem destacadas. Por gerar menos erros, perdas de prazos e desperdícios, o Kanban gera a redução de custos empresariais.

Tudo isso culmina na melhora da satisfação dos clientes. Um fluxo mais rápido, assertivo, que cumpre prazos e produz com maior qualidade, vai fazer o público-alvo muito mais feliz.

Gostou das dicas?  Quando chegar a hora de experimentar um quadro Kanban com a sua equipe, experimente o Zoho Projects. Para obter mais informações,compreenda essa junção crucial para o seu rendimento.