Para assegurar que o seu plano de ação caminha rumo às metas, é preciso gerar um plano operacional. A ferramenta, fundamental para o bom andamento dos resultados, permite que as suas teorias virem práticas eficientes.
Mas, afinal, como aplicar esse planejamento? Apesar de extremamente importante, o plano precisa de boas estratégias para ser executado. Para começar, confira as dicas a seguir. Entenda o que é o plano operacional, quais os seus benefícios, o passo a passo, as ferramentas essenciais e mais. Vamos lá?
O que é plano operacional?
É comum que gestores comecem projetos com entusiasmo, mas acabem vendo os resultados caírem no meio do caminho por falta de planejamento. A falta de um plano operacional bem estruturado é capaz de afetar de forma permanente um projeto.
Afinal, o plano é a espinha dorsal dos projetos, um roteiro detalhado que indica o caminho a seguir, as tarefas, processos, responsabilidades, prazos e recursos.
Ele cobre todos os aspectos diários das operações da empresa, e funciona como um guia para a equipe, ajudando a descrever as ações diárias necessárias para executar a estratégia, manter o foco, alinhar e alcançar objetivos.
Dessa forma, é um componente crítico do plano de negócios geral da organização. Ele indica, por exemplo, o que será produzido, contratações e capacitações, controle de estoque, vendas e marketing. Um plano operacional bem elaborado geralmente inclui detalhes das operações, recursos humanos, suprimentos, instalações e estratégias.
Qual a diferença entre o plano estratégico e o plano operacional?
Esses dois tipos de planos fundamentais para empresas são comumente confundidos, mas têm diferentes focos.
O plano estratégico é um documento que define a direção geral da corporação, bem como a visão, missão, objetivos e estratégias de longo prazo. Ele é geralmente definido pela alta gerência e serve como um roteiro para onde a empresa quer ir e como planeja chegar lá.
Por outro lado, o planejamento operacional é detalhado, e descreve como a empresa realizará as suas operações diárias para alcançar os objetivos estabelecidos no plano estratégico. Ele é mais focado em tarefas, prazos, responsabilidades e recursos.
Enquanto o planejamento estratégico é realizado para toda a empresa, o planejamento operacional é feito por um departamento. A estratégia equivale a anos da empresa, enquanto o plano operacional precisa ser regularmente atualizado.
Como fazer um plano operacional
Para criar o seu plano operacional, confira os passos:
1. Defina os objetivos
Comece pelo seu planejamento estratégico, uma visão de longo prazo das metas que a empresa quer alcançar com as operações diárias. Então, defina os objetivos do plano operacional, que devem estar ligados aos seus objetivos estratégicos.
2. Restrinja o escopo
Restrinja o escopo para um plano de ação que abrange uma equipe, área ou departamento. Registre as funções específicas dos profissionais da equipe.
3. Mapeie as operações
Determine a situação atual. Faça um mapeamento de como as suas operações funcionam atualmente - os processos, procedimentos, equipamentos, responsáveis e tecnologias.
4. Identifique melhorias
Após entender as suas operações atuais e as funções dos colaboradores, identifique áreas que necessitam de melhorias, como os processos, a qualidade dos serviços ou a gestão de recursos.
5. Desenvolva um plano de ação
Crie planos de ação detalhados para cada objetivo operacional, incluindo passos específicos, prazos e responsabilidades. Entenda os entregáveis que serão obtidos com o plano, qual o padrão de qualidade desejado e como será o monitoramento.
6. Determine os recursos
Identifique os recursos necessários para implementar seus planos de ação. Isso pode incluir os responsáveis, os recursos financeiros, a estimativa de tempo e os equipamentos.
7. Crie um cronograma
Desenvolva um cronograma de implementação que detalha quando e como você vai implementar cada plano de ação.
8. Gerencie riscos
Procure prever quais são os riscos inerentes ao projeto, como evitá-los e solucioná-los. Capacite os profissionais com as estratégias certas para evitar que ocorram.
9. Monitore e ajuste
Depois, defina os indicadores de projeto e monitore regularmente o seu progresso, fazendo ajustes conforme necessário. O plano operacional é um documento vivo que deve ser revisado e atualizado regularmente.
Benefícios de ter um plano operacional em projetos
Como você viu, o documento do planejamento operacional detalha o fluxo de ações da empresa e como transformar objetivos em tarefas que serão implementadas para alcançar os resultados esperados.
Ele é vital para os seus projetos, já que serve como um roteiro detalhado do começo ao fim das operações. Ele detalha os objetivos, a estrutura da equipe, as responsabilidades individuais, as tarefas, o cronograma, o orçamento e mais.
Assim, ele fornece uma direção clara para a equipe, eliminando mal-entendidos, gerando alinhamento, favorecendo a tomada de decisões eficaz e informada. Ele promove uma melhor coordenação dessas mesmas equipes, departamentos ou partes interessadas.
É uma ferramenta poderosa que facilita o monitoramento e o controle do progresso, ajudando a entender claramente o que precisa ser feito, como, quando e por quem.
O documento proporciona uma certa previsibilidade de resultados. Por isso, ajuda a lidar com possíveis obstáculos e desafios, reduzindo riscos e incertezas, permitindo que a equipe esteja preparada para lidar com contratempos.
Dessa forma, também facilita o cumprimento de prazos, o gerenciamento e alocação de recursos sem desperdícios - tornando-se um guia para o sucesso do projeto.
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