Gerenciar recursos de forma eficiente é essencial para garantir uma empresa saudável com projetos de sucesso. Com esse gerenciamento, você apoia a sua equipe no alcance dos objetivos do projeto a tempo e dentro do orçamento.
A gestão de recursos inclui assegurar que a sua equipe não trabalhe além ou aquém de sua capacidade, controlando materiais, prazos, ferramentas, insumos, capital, recursos humanos e mais.
Mas, como você cria um plano de gestão de recursos que seja personalizado para atender às necessidades únicas do seu projeto? É exatamente isso que você aprenderá neste guia.
Aqui, você encontra uma jornada detalhada através de cinco etapas que ajudará a gerir os seus recursos de forma eficaz, com as ferramentas e técnicas necessárias para maximizar a produtividade.
Vamos começar?
O que é gestão de recursos?
O Guia PMBOK ® (Project Management Body of Knowledge ou Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos) define a gestão de recursos como fases para identificar, adquirir e gerenciar os recursos necessários no projeto.
A gestão de recursos é crucial se você quer o uso eficaz de cada fator disponível na empresa, como a equipe, o tempo, os equipamentos, as tecnologias e insumos usados para produção.
É uma parte vital para gestores que querem garantir projetos concisos, enxutos, que sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento, evitando grandes dores de cabeça e prejuízos.
Trata-se de um verdadeiro planejamento do uso eficiente dos recursos. Essa prática envolve a identificação, a programação e a coordenação dos recursos necessários para o projeto em questão.
Os recursos podem ser:
● Tangíveis: São recursos físicos que podem ser vistos e tocados. Isso inclui equipamentos, materiais, instalações e fundos.
● Intangíveis: São recursos não físicos, como tempo, informação, habilidades, conhecimento e reputação.
Todo o conhecimento, experiência e habilidade de cada colaborador será usado de forma mais proveitosa.
Essa gestão é essencial para projetos ter bem-sucedidos, evitando desperdícios e atrasos desnecessários, tornando mais eficiente a forma como a empresa trata o dinheiro e garantindo que os clientes e parceiros fiquem mais satisfeitos.
Quer conferir mais? Confira um resumo do PMBOK!
Por que implementar a gestão de recursos em seu projeto
Os benefícios do gerenciamento de recursos são muitos, já que essa programação gera mais segurança durante toda a execução das etapas do gerenciamento de projeto.
Muitas vezes, os colaboradores estão sobrecarregados e a gestão não percebe até ser tarde demais - ou até mesmo estão ociosos, sem tarefas. A gestão de recursos pode te ajudar nisso, já que ela permite que a liderança da equipe gerencie o volume de trabalho atribuído.
Assim, fazer um bom gerenciamento de recursos mantém um ambiente de trabalho mais saudável, e também ajuda a gerar otimização para evitar falhas. Implementar a gestão de recursos permite uma alocação e utilização eficientes dos materiais disponíveis.
Os recursos passam a ser utilizados ao máximo de forma mais eficiente, evitando problemas como o desperdício, a dependência de recursos, a indisponibilidade de materiais para conclusão de tarefas e mais.
Também contribui para assegurar o andamento dos seus projetos sem imprevistos. A equipe passa a estar mais capacitada e o trabalho flui com maior velocidade e qualidade.
Dessa forma, uma gestão de recursos eficaz pode gerar uma melhor qualidade do trabalho diário e aumento da produtividade. Assim, tanto a gestão quanto a equipe ganham satisfação.
Como montar um plano de gestão de recursos
Como você viu, em resumo, implementar a gestão de recursos em seu projeto tem vários benefícios. A gestão ajuda a maximizar a eficiência, evitar o desperdício e pode até levar à redução de custos, pois evita a superalocação ou subutilização de recursos.
A partir da boa gestão, você também melhora a comunicação e a coordenação entre as equipes, embasa as decisões no conhecimento de onde e como estão os recursos, previne atrasos e esgotamentos.
Portanto, a gestão de recursos é uma parte vital do gerenciamento de projetos. Mas como colocar essa gestão em prática? Comece com um plano para a gestão de recursos. Um plano de gestão de recursos é a ferramenta para gerenciar os recursos necessários no projeto, incluindo recursos monetários, humanos, financeiros, técnicos e mais.
Esse planejamento é um guia para a gestão de projetos. Entrega dados e uma visão de tudo que concerne ao projeto, os seus requisitos, prazos, limitações, orçamento, objetivos e mais.
Entenda o passo a passo para criar o seu plano de gestão de recursos:
1. Alinhe o plano ao escopo do projeto
Para garantir que o seu plano de gestão de recursos esteja perfeitamente alinhado com o escopo do projeto, é interessante que esse escopo já esteja bem definido.
Compreenda o escopo, os objetivos do projeto, os principais entregáveis, os prazos, e as partes interessadas envolvidas. Tenha atenção ao cronograma para alinhar o uso de recursos a ele, mostrando quando e onde cada recurso será necessário. Isso pode ajudar a evitar conflitos de agendamento e garantir que os recursos estejam disponíveis sem parar a produtividade.
2. Identifique os recursos e metas
Depois de entender o escopo do projeto, identifique os recursos necessários para alcançar os objetivos, como pessoal, equipamentos, software, espaço de trabalho, materiais e mais.
Para essa tarefa, é necessário saber quais são as metas e os objetivos do projeto. Atribua os recursos a tarefas específicas com base em sua disponibilidade e necessidade, segundo os objetivos de cada entregável.
3. Planeje e levante a quantidade de cada recurso
Depois de identificar os recursos necessários, você precisará determinar a quantidade necessária. Calcule o número de horas de trabalho necessárias para cada etapa, a quantidade de equipamento, pessoas e espaço de trabalho, por exemplo.
Isso deve ser feito segundo a prioridade e a sequência das tarefas até a conclusão do projeto, garantindo que as fases sejam concluídas no prazo e dentro do orçamento.
4. Capacite a sua equipe
É preciso desenvolver a equipe na gestão de recursos do projeto para que esse processo seja eficiente. Então, treine e capacite, desenvolvendo as competências do time para saber exatamente como utilizar os recursos.
Passe a atribuir demandas para as pessoas certas, impulsione o conhecimento sobre ferramentas e habilidades através de palestras, reuniões, workshops e treinamentos. Os colaboradores também devem receber a atualização constante do status do projeto.
5. Monitore, revise e atualize o plano
O plano de gestão de recursos é uma tarefa constante e deve ser revisada regularmente, já que a empresa e suas necessidades mudam.
Monitore o uso de recursos e ajuste o plano conforme necessário - se você perceber que um recurso está sendo subutilizado ou irá faltar, por exemplo, faça os ajustes. Identifique quaisquer problemas ou ineficiências.
Para conseguir dados claros sobre como anda o seu projeto, temos mais materiais para te ajudar: compreenda os indicadores de projetos que te dirão o que e quando otimizar!
Conclusão
O objetivo do plano de gestão de recursos é garantir que a equipe tenha os recursos certos, no lugar certo, na hora certa. É uma parte essencial da gestão de projetos, já que o plano bem elaborado pode levar a um trabalho diário muito mais eficiente.
Para que o plano seja preciso e baseado em dados, você precisa da ajuda da tecnologia. O Zoho Projects é uma ótima escolha para a sua gestão de recursos!
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