O mercado, principalmente após o digital, evolui e enfrenta desafios complexos, com o uso de dados que exigem regulamentações rigorosas. Por isso, investir em compliance é essencial, uma vez que essa segurança evita prejuízos e gera crescimento sólido e sustentável.
Já que o compliance é peça fundamental em uma empresa de sucesso, entenda, neste post, como usá-lo, detalhes sobre ele e a sua importância. Boa leitura!
O que é compliance nas empresas?
Compliance é o processo de garantir que a organização esteja correta em relação a todas as leis, regulamentos, normas e padrões éticos aplicáveis. O nome vem do inglês "to comply", que significa "cumprir" ou "concordar com".
Afinal, esquemas de corrupção, fraudes, lavagem de dinheiro e outros problemas levantam o alerta para empresas que se sentem inseguras e podem sofrer severos prejuízos, em todos os portes e segmentos.
O método, quando aplicado corretamente, gera normas internas, auditorias, fiscalização, incentivo ao combate a irregularidades, transparência e melhor comunicação.
Qual o objetivo do compliance?
O objetivo principal do compliance é garantir que uma empresa esteja em total conformidade com as leis que regem o seu funcionamento. Também são objetivos:
Prevenir e detectar violações, desde leis de privacidade de dados até a prática de atividades fraudulentas ou antiéticas;
Evitar danos à reputação de uma empresa, a perda de clientes e receita;
Evitar multas e penalidades;
Promover uma cultura organizacional ética e íntegra.
Um resumo do compliance no Brasil
No Brasil, o conceito de compliance ganhou destaque durante a propaganda do governo Collor, quando ética e combate à corrupção eram temas.
Mas, atualmente, a notoriedade da busca pela conformidade empresarial no Brasil foi ainda maior com a promulgação da Lei n° 12.846/13, anticorrupção, e de sua regulamentação pelo Decreto n° 8.420/15.
A lei é de 1º de agosto de 2013. Também denominada Lei da Empresa Limpa, instituiu a responsabilização das pessoas jurídicas por atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também trouxe novos desafios.
Antes, o compliance era um cenário que se restringia a grandes empresas. Tinha poucos profissionais, baixa oferta de capacitação e atuação bastante limitada.
A aprovação da lei despertou o debate sobre o combate à corrupção no setor empresarial do país, gerando maior movimento no sentido de criar práticas de compliance nas empresas, em todos os setores que possam afetar a sua reputação e devam cumprir normas que não podem ser violadas.
É como um sistema de controle interno para gerar maior segurança, com ações práticas para garantir proteção. Assim, as normas são cumpridas e a corporação passa a minimizar riscos.
Assim, a área de compliance cresceu no Brasil, além das grandes empresas, impulsionadas por profissionais buscando capacitação e pela expansão do escopo.
Quais são os tipos de compliance
1. Compliance empresarial
O compliance empresarial é o dever de estar em conformidade às normas que regem a empresa, tanto em controles internos quanto externos. Ele serve para mostrar que os padrões da empresa seguem essas normas.
2. Compliance trabalhista
Este tipo de compliance garante que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos sobre a relação entre empregadores e colaboradores. Isso pode incluir leis de direitos, deveres, igualdade de remuneração, regulamentos de saúde, obrigações dos gestores e colaboradores, comunicação, segurança e mais.
3. Compliance tributário
No compliance tributário, as normas são relacionadas à prevenção dos riscos relacionados às leis tributárias. Trata-se de entender como o sistema funciona, evitar ilegalidades relacionadas a ele, prestar atenção em custos, isenções, subsídios e mais, além de combater abusos.
4. Compliance fiscal
O compliance fiscal tenta lidar com a complexidade da legislação envolvendo a receita e questões fiscais. Processos de venda, pagamento, compra e transações, por exemplo, devem manter a conformidade com as normas.
Relação entre compliance e LGPD
Como você viu, o compliance significa estar em conformidade com os requisitos dos órgãos reguladores, incluindo diversas leis, entre elas a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
A LGPD é uma regulamentação brasileira sancionada em agosto de 2018. A lei entrou em vigor em setembro de 2020, com objetivo de garantir mais segurança, privacidade e transparência no uso de dados.
Qualquer operação de tratamento de dados realizada por pessoa natural ou por pessoa jurídica está abraçada pela LGPD. Ela estabelece que o consentimento do titular dos dados é fundamental, exigindo transparência, prevendo direitos aos titulares dos dados e penalidades para empresas que não seguem a lei.
Pilares do compliance
Você ainda deve estar em dúvidas sobre como implementar essa prática. Então, vamos a algumas das suas principais características que podem te ajudar: os pilares do compliance. Os principais são:
1. Comprometimento da alta administração
Para implantar um programa de compliance, é preciso ter a adesão total da alta direção da empresa. A gestão deve se envolver na execução da metodologia compliance, tendo a responsabilidade de comunicar e treinar as equipes.
2. Avaliação de riscos
É preciso fazer um Mapeamento de Riscos de Compliance (Compliance Risk Assessment – CRA) para que o programa ocorra com eficiência. Nessa avaliação, você analisa os riscos para a empresa, segundo o mercado, o porte e outras características.
3. Políticas e procedimentos
O código de conduta e políticas de compliance fazem parte dos pilares de um bom programa. A adoção do código de conduta gera as políticas da empresa para a conformidade empresarial.
As políticas devem ser claramente definidas e atualizadas regularmente, com um código de conduta disponível para que os colaboradores tenham conhecimento e acesso.
Soluções de Intranet Social para empresas costumam auxiliar nesse processo de disponibilizar documentos. O Zoho Workplace possui o Connect, a Intranet Social completa que permite disponibilizar arquivos, gerenciar acessos, criar pesquisas, fóruns, gamificações e muito mais.
4. Treinamento e educação
Os colaboradores devem receber treinamento e capacitação regular sobre as políticas e procedimentos de compliance. Eles devem entender as suas responsabilidades, compreender a cultura da empresa, os objetivos, as atribuições de cada um e muito mais.
Nessa etapa, mais uma vez o Connect pode te ajudar. A Intranet Social do Zoho Workplace ajuda na capacitação profissional, tornando possível criar grupos de treinamentos, criar e visualizar enquetes para consultar os colaboradores sobre conteúdos disponbilizados e mais.
5. Comunicação, controle e resposta
A empresa deve criar mecanismos de controle para que os riscos sejam minimizados. Além disso, é preciso ter canais abertos e confidenciais para comunicação e denúncias de possíveis violações, bem como um sistema para responder a possíveis violações, incluindo investigação e correção do cenário.
6. Monitoramento
A empresa deve monitorar o cumprimento das políticas e procedimentos e realizar auditorias para identificar possíveis violações. O programa deve ser avaliado regularmente para garantir a sua eficiência, aplicando ajustes caso necessário.
7. Due diligence
O programa de compliance precisa incluir os envolvidos: fornecedores, parceiros, representantes, distribuidores e mais. É essencial monitorar e avaliar o histórico dos stakeholders antes de gerar contratos.
8. Diversidade
A diversidade e inclusão são pilares do compliance em empresas, já que são capazes de transformar positivamente o ambiente de trabalho, são necessários para o respeito e igualdade e para a boa governança.
O que é um programa de compliance? Vale a pena implementar?
Um programa inclui o conjunto de políticas, procedimentos e práticas para garantir a conformidade com as leis e aplicar o compliance. O objetivo é implementar boas técnicas, prevenir, detectar e responder a desvios.
O programa de compliance começa com a liderança, que passa a promover uma cultura de conformidade. Também estabelece políticas e procedimentos claros para orientar os colaboradores, gera treinamentos e capacitações, canais de comunicação e mais.
Também faz parte do programa a monitoração e análise do cumprimento das políticas. A implementação do programa minimiza riscos, melhora a eficiência, evita multas e gera segurança para a empresa.
Benefícios de investir em compliance para sua empresa
Com o compliance, você pode atender às normas legais, manter a reputação, adequar-se às condutas, regras, políticas e normas corporativas.
Além disso, quando empresas aderem ao compliance por causa da confiabilidade e credibilidade que o método gera, entregam grande valor agregado ao negócio, seguindo condutas éticas que agradam a parceiros e clientes.
Afinal, os stakeholders estão cada vez menos tolerantes com empresas que não funcionam a partir de comportamentos éticos.
Você passa a evitar problemas judiciais, estabelecendo bem as normas internas e externas, orientando condutas e comportamentos, atentando-se a questões de saúde ou ambientais, segurança, privacidade, proteção de dados, políticas de trabalho e mais.
Além disso, a conformidade empresarial exige a implementação de treinamentos e capacitações, manutenções, auditorias, inspeções e outros métodos para garantir, de fato, que todos os regulamentos sejam seguidos.
Conclusão
Em um panorama de compliance nas empresas do Brasil, os dados da pesquisa Maturidade do Compliance no Brasil, da KPMG, com as respostas de 55 empresas distintas, mostram que:
Para 85% das empresas, é complexo controlar todos os aspectos de compliance.
49% das empresas não têm um processo eficiente de due diligence.
Esses dados mostram que, em suma, a implementação de um programa de compliance efetivo é fundamental, mas repleto de desafios para gestores e ainda escasso para muitas empresas.
Para monitorar tantos aspectos internos e externos, implementando um programa de compliance com eficiência e saindo das estatísticas, você precisa das ferramentas certas.
O Zoho Workplace, suíte de produtividade da Zoho, é um exemplo de software comprometido com a conformidade empresarial. Ela possui certificados de compliance, incluindo ISO 27001 e SOC 2 Tipo II, com total compromisso com a segurança e a proteção de dados.
Assim, a ferramenta segue as melhores práticas internacionais para gerenciamento de segurança da informação e proteção de dados.
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