Um diagrama de fluxo de trabalhoé uma representação visual de um processo de negócios. Acesse e saiba mais O diagrama representa as várias tarefas que constituem o fluxo de trabalhopor meio de formas simbólicas, cada uma indicando a condição ou o gatilho necessário em um determinado estágio.
Os diagramas são fáceis de entender e também permitem responsabilidade e transparência, atribuindo aos proprietários a cada etapa do fluxo de trabalho.
A otimização de seus processos de negócios por meio da modelagem de processos de negócios pode soar como um chavão, mas pode gerar resultados reais.
Especialmente com métodos super eficientes, como a visualização por meio de diagramas de fluxo de trabalho, você pode dividir seus processos de negócios e ajustá-los para garantir eficiência comercial fora dos padrões.
Vamos detalhar e dar uma olhada no que é um diagrama de fluxo de trabalho e como você pode obter um processo de negócios em seu local de trabalho e executar o mapeamento de processos de negócios usando um diagrama.
Como o diagrama de trabalho ajuda seu negócio?
Vejamos isso de duas perspectivas:
Os fluxos de trabalho ajudam os funcionários a acompanhar as tarefas (ou) etapas do processo. Com um layout visual informando o que precisa ser feito, quando e por quem, os atrasos cumulativos são menos prováveis. Olhando de uma ampla perspectiva de cima para baixo das operações diárias em sua organização, você pode identificar possíveis gargalos, falhas nas diretrizes do processo e áreas que podem ser aprimoradas.
E isso é apenas arranhar a superfície. Você cria diagramas, pode analisar e otimizar processos de maneira eficaz e fácil em seu local de trabalho.
Onde você pode usar os diagramas:
1. Em melhoria de processo
Mapear um processo em um diagrama de fluxo, conforme discutimos, ajuda você a ficar à frente de possíveis falhas e atrasos e perda de produtividade.
O mapeamento de processos de um diagrama de fluxo de trabalhoé benéfico para o gerenciamento de projetos porque ajuda as equipes a desempenharem seu papel na sequência do trabalho. Isso cria uma melhor comunicação entre os departamentos e dá às equipes uma compreensão firme do que precisam fazer.
Os diagramas também ajudam a descobrir blocos no cronograma do projeto antes de executá-lo. Um gráfico de fluxo de trabalho, portanto, identifica áreas que podem atrapalhar seu projeto. Isso lhe dá tempo para debater a melhoria de processos e soluções de modelagem de processos com a equipe antes que um gargalo afete negativamente seu cronograma e/ou orçamento.
2. O diagrama de fluxo de trabalho auxilia na relação entre equipes
Um diagrama de fluxo também pode ajudar entre as equipes. É uma ótima ferramenta colaborativa que todos podem usar para entender o trabalho que você está fazendo.
Esse conhecimento torna a comunicação mais clara. Além disso, quando uma nova pessoa é integrada, ter uma ferramenta de mapeamento de processos de negócios, como um diagrama de fluxo de trabalho, acelera o tempo que leva para a nova contratação se acostumar com o projeto.
3. Nos processos de rastreamento
Além de analisar o processo em si, você pode combinar seu diagrama de fluxo de trabalhocom software que possui recursos de rastreamento de processo em tempo real. Isso ajudará você a acompanhar prazos, transferências de funções, reatribuir tarefas e muito mais.
4. No combate à TI sombra e ao conhecimento tribal
Shadow IT é um termo genérico usado para descrever programas de software que os membros da equipe usam no trabalho, sem o conhecimento de TI. Isso representa um sério risco de segurança, pois mais de 40% dos gastos com TI agora vêm de fora da TI!
Usando um diagrama defluxo de trabalho e aplicando diretrizes de processo por meio de uma plataforma adequada, você pode garantir que ninguém em sua equipe use uma ferramenta de software alternativa.
Por exemplo, quando você usa algo como o Zoho CRM para fazer um programa de gerenciamento de folgas, não precisa se preocupar com o RH armazenar informações em plataformas não autorizadas. Além disso, se todos os departamentos estiverem usando a mesma plataforma para fluxos de trabalho, você poderá economizar muito dinheiro em soluções de ponto único.
O conhecimento tribal acontece quando não há diretrizes definidas para a transferência de conhecimento – quando um novo funcionário entra em cena, ele não sabe o que fazer, pois o funcionário que fez a tarefa anteriormente não transmitiu seu conhecimento de 'como fazer'. Quando seu diagrama de fluxo de trabalhoexplica claramente como um processo acontece, os novos recrutas podem dar uma olhada nele e entender bem o processo.
Como criar um diagrama de fluxo de trabalho
Conforme observado acima, um diagrama de fluxo de trabalhonão aparece magicamente na página, mas pode facilitar muito os processos internos. Você tem que fazer o trabalho, que envolve análise. Siga estas seis etapas para criar seu próprio diagrama:
Identifique os processos que você está rastreando: Decidir quais processos de projeto você deseja rastrear ajudará a determinar o tipo de diagrama que você usa. Tenha em mente quem usará o diagrama de fluxo, técnico ou não técnico, pois isso também informará o diagrama utilizado.
Defina os pontos inicial e final: o diagrama de fluxo de trabalho precisa de um ponto inicial para iniciar o processo e um objetivo final onde esse processo é concluído. Não se trata de um processo contínuo, mas, como qualquer projeto, com começo e fim.
Junte suas informações: descreva as atividades envolvidas em cada etapa do processo e quem é o tomador de decisão para cada uma dessas etapas. Você também vai querer saber o cronograma do processo, quaisquer desvios, possíveis gargalos e formas de melhorar o processo. Essas informações devem ser coletadas conversando com as equipes de todos os departamentos envolvidos com o fluxo de trabalho.
Encontre e remova ineficiências: defina suas tarefas para otimizar seu processo. Decida se cada tarefa é obrigatória, útil, agradável ou desnecessária. Certifique-se de que essas distinções estejam alinhadas com seu objetivo geral e com o gerenciamento geral do fluxo de trabalho.
Crie o fluxo de trabalho: é aqui que você pega todos os dados que compilou e os transforma em um mapa visual do processo. Isso pode ser feito à mão ou com uma ferramenta de diagramação. O diagrama de fluxo de trabalho final deve ser fácil de entender, editar e compartilhar.
Revisar e refinar: O diagrama de fluxo de trabalho não é um documento estático. Deve ser continuamente revisto e refinado à medida que ocorrem gargalos, alguns processos estão demorando muito, os custos estão subindo, etc. Sempre há um caminho para uma maior eficiência e você e sua equipe devem estar abertos a ele.
Agora que você entende a importância de um diagrama de fluxo de trabalho, que tal concentrar os processos internos de seu negócio em um único lugar?
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