Neste artigo, entenda como driblar as armadilhas da otimização de processos, na elaboração de seus projetos!
A otimização de processos pode ser definida como a disciplina de ajustar um processo a fim de otimizar algum conjunto especificado de parâmetros sem violar alguma restrição e deve sempre estar ligada ao coração da estratégia de negócios.
Os esforços de otimização devem fortalecer a razão de existência de uma empresa e levar à minimização de custos, maximização da produção ou ambos. Os esforços de otimização devem fortalecer o core business de uma empresa, entregando melhores produtos e serviços, em um menor período de tempo, com menor custo e menor impacto ambiental.
5 Dicas para evitar as armadilhas mais comuns na otimização de processos
Para evitá-los e ter projetos de otimização de processos bem-sucedidos, existem 5 pré-requisitos a serem considerados, que podem ser chamados de “os 5 Cs”:
1. Cliente em primeiro lugar
Comece com o cliente e entenda sua maneira de trabalhar e seus processos. Trabalhe de fora para dentro com melhorias de processo e certifique-se de manter os objetivos corporativos em mente.
2. Conscienciosidade
Defina os KPIs certos que são necessários para medir, analisar e simular quaisquer otimizações. Esses KPIs de processo devem ser vinculados aos KPIs definidos no nível estratégico/corporativo. Além disso, execute simulações de seus processos para descobrir possíveis gargalos antecipadamente.
3. Colaboração
Envolve os proprietários do processo, os participantes do processo e seu patrocinador em todas as fases do projeto de otimização. Crie feedback explicitamente em seus processos, por exemplo, usando formulários de feedback e questionários.
4. Comunicação
A transparência na comunicação ajuda a manter o projeto de otimização à tona e evita ineficiências e inconsistências. Dashboards de gestão com todos os KPIs relevantes, bem como sistemas internos de notificação e discussão para fomentar a colaboração entre as pessoas envolvidas no projeto de otimização de processos são ativos reais.
5. Execução contínua
A otimização do processo é uma atividade contínua, pois novos gargalos de processo surgirão uma vez que o anterior tenha sido resolvido. Portanto, é recomendável usar as chamadas “hot deployments” de novos processos para evitar o tempo de inatividade do sistema, a fim de melhorar os processos de forma contínua.
6 Desafios para implementar a Otimização de Processos de Negócios
Aqui estão alguns erros que devem ser evitados ao desenvolver uma função de otimização de processos de negócios:
1. Não obter a adesão dos executivos
A adesão dos executivos é fundamental para o sucesso de qualquer projeto de negócios. Deixar de obter esse apoio no início do projeto pode ser muito prejudicial se você encontrar obstáculos.
Afinal, um programa de otimização de nada servirá se os executivos não estiverem dispostos a apoiar as mudanças de negócios propostas que resultem desse programa.
Por um lado, isso significa que os executivos precisam estar dispostos a fornecer suporte e também significa que aqueles que gerenciam o programa de otimização precisam ter a autoridade adequada.
Para obter apoio e até participação dos líderes, mostre o valor do seu programa e como ele os beneficiará pessoalmente. Ou seja, vender aos executivos como o programa irá beneficiá-los e a seu departamento, o que aumentará as chances de que eles apoiem o programa no longo prazo.
2. Não focar na força de trabalho
É importante lembrar que os processos são executados por pessoas, portanto, o lado humano da equação deve ser levado em consideração ao projetar uma função de otimização de processos de negócios.
Um novo processo, por exemplo, só pode ser executado se os funcionários tiverem as habilidades, ferramentas e motivação certas.
Ao redesenhar e melhorar os processos de negócios , portanto, é necessário entender e dar conta desse elemento humano.
Por esse motivo, os especialistas em otimização devem interagir com outras funções críticas, como RH, profissionais de adoção digital, gerentes de departamento, gerentes de treinamento e assim por diante.
3. Ignorar o papel da tecnologia na otimização de processos de negócios
A tecnologia está impulsionando mudanças no campo da otimização de processos de negócios. Em grande parte, isso se deve à onda global de transformação digital que está afetando o local de trabalho.
Por exemplo, como os funcionários usam ferramentas digitais no dia a dia, os processos de negócios podem ser analisados por meio de logs de eventos. Essas informações, por sua vez, podem ser integradas a outras ferramentas de otimização de processos de negócios, como mapas de processos de negócios.
Os especialistas em otimização devem, portanto, aproveitar a tecnologia mais recente disponível, como análise automatizada de negócios e ferramentas de monitoramento de funcionários.
4. Confiança excessiva em uma metodologia de melhoria de processos
As metodologias de melhoria de processos são uma excelente maneira de otimizar continuamente os processos.
O Seis Sigma (processo de otimização desenvolvido pela Motorola) é um exemplo de metodologia de melhoria de processos que pode gerar resultados significativos quando aplicada adequadamente.
O objetivo desta metodologia, no entanto, foca quase exclusivamente na redução da variação de processos e defeitos em produtos e serviços. Na fabricação, isso é razoável, mas esse foco estreito também ignora outras maneiras pelas quais os processos de negócios podem ser aprimorados, como a inovação.
A inovação , por exemplo, pode alimentar mudanças radicais nos negócios e nos processos – mas esse tipo de mudança geralmente está fora do escopo das metodologias de melhoria de processos.
5. Não adotar uma abordagem estruturada para otimização de processos de negócios
A otimização de processos de negócios é uma parte da disciplina de gerenciamento de processos de negócios .
Os esforços de otimização devem, portanto, ser implementados ao lado de disciplinas e atividades adjacentes, incluindo:
- Gestão de processos de negócios;
- Projeto de processos de negócios;
- Reengenharia do processo de negócios;
- Mapeamento de processos de negócios.
6. Focar demais nos processos e pouco nos resultados
Uma abordagem orientada a resultados garante que você possa entregar o que é mais importante para a organização – desempenho e vincular esse desempenho a métricas estratégicas de negócios, como métricas financeiras, talvez as métricas mais importantes de todas.
No entanto, as finanças não são as únicas métricas que determinam a eficácia da organização.
Outros incluem a produtividade dos funcionários, o ROI de iniciativas de negócios específicas, a eficiência dos processos de negócios e outras métricas que importam para os líderes da organização.
A armadilha a ser evitada é usar métricas divorciadas dos principais indicadores de desempenho da organização, como “ métricas de vaidade ”. Revisões regulares podem ajudar a garantir que a função de otimização permaneça alinhada com a estratégia da organização.
Considerações finais sobre a Otimização de Processos
Vários problemas podem interferir em um plano de otimização de negócios.
Por exemplo, pode ser tentador focar em números, métricas e estatísticas. Mas focar muito estreitamente nos processos e não no resto da organização pode levar à visão de túnel.
Embora o papel de um especialista em otimização de processos não seja se envolver em outros aspectos da organização, ele ainda pode colaborar de perto com outros líderes de negócios, como gerentes de mudança, executivos e outros líderes que poderão implementar seus esforços.
Para permitir mudanças ágeis e aderir a métodos de melhoria de desempenho e processos testados ao longo do tempo, os gerentes de processos de negócios podem impulsionar a melhoria contínua e permanecer ágeis o suficiente para permitir mudanças rápidas.
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