Confira abaixo um texto de Gene Marks, CPA, autor, colunista e proprietário do The Marks Group. Gene escreve todos os dias em pequenas empresas para o Washington Post; duas vezes por semana para a Forbes e semanalmente para a Inc & Entrepreneur.
Psst… você conhece algum segredo sobre o seu sistema CRM? Não é nada mais que um banco de dados. Claro, existem muitos recursos poderosos. Mas todos esses recursos têm o mesmo objetivo: coletar dados que podem ser usados para ajudar a melhorar seus departamentos de vendas, serviços e marketing. Meus clientes que descobriram isso são os que mais valorizam com seu sistema de CRM.
Como? Certificando-se de que seus bancos de dados estejam executando relatórios para que o gerenciamento veja – porque, sem relatórios, os dados são inúteis. Muitos sistemas de CRM vêm com dezenas de relatórios. Mas na minha experiência, estes são os cinco que são os mais populares.
RELATÓRIO DE PIPELINE
Este relatório deve informar os detalhes de todas as oportunidades abertas, como o cliente, o tamanho da oportunidade, a data prevista de fechamento e a equipe responsável. Ele também deve exibir quais ações foram executadas mais recentemente e quais ações estão agendadas no futuro. Você deve poder classificar seus relatórios de pipeline por região, data de fechamento e equipe. Desta forma, nenhuma oportunidade cai pelas rachaduras. Com o gerenciamento próximo, esse relatório também ajudará você a estimar melhor o fluxo de caixa futuro, com base em quando as oportunidades estão programadas para se transformar em vendas. Considere limitar essas oportunidades àquelas que excedem um determinado tamanho, para que você faça o melhor uso do seu tempo.
RELATÓRIO DE ATIVIDADE
Desde que eles atinjam suas metas e cotas, a maioria de seus representantes de vendas e agentes de atendimento ao cliente não precisam de microgerenciamento. Mas, se você for como a maioria dos meus clientes, haverá alguns que precisam de um pouco mais de atenção. É aí que entra o Relatório de Atividades. Aqui, você acompanha as atividades (por exemplo, chamadas, compromissos, ações) concluídas na semana anterior e as atividades programadas para a próxima semana. Você deve ser capaz de fazer isso em um nível de agente / representante individual e ver detalhes como informações do cliente, tipo de atividade, notas e datas de vencimento / conclusão. Desta forma, você pode ajudar os representantes a gerenciar seu tempo.
RELATÓRIO DE PROBLEMAS EM ABERTO
Meus clientes mais inteligentes não fogem de problemas – eles gravitam em direção a eles. Eles gravitam em torno de problemas para que possam trabalhar para resolvê-los. É por isso que o Relatório de Problemas em Aberto é tão popular. É um relatório simples, composto de uma atividade designada (ou seja, ticket de chamada, tarefa) que indica um problema. O problema pode ser externo (reclamação do cliente, uma questão de serviço, um retorno) ou interno (funcionário chave fora do escritório, servidor inativo, falta de café descafeinado). O relatório geralmente mostra a natureza do problema, quem está trabalhando nele, observa o que foi feito e o que está programado para ser feito, bem como uma data de resolução estimada. Os problemas são encerrados quando resolvidos com códigos de resolução ou explicações porque – acredite ou não – alguns gerentes gostam de voltar e analisar problemas no passado e o que foi feito para corrigi-los.
RELATÓRIO DE LEADS
Se você está enviando e-mails, aprimorando sua otimização de mecanismos de busca, executando eventos ou compartilhando conteúdo em mídias sociais, o resultado final é sempre o mesmo: você quer novos leads… Lembre-se de que seu sistema CRM é o repositório de todos os dados estar usando para impulsionar suas campanhas de marketing. À medida que novos leads surgirem, será importante rastreá-los para que você possa ver qual campanha teve o melhor desempenho. Com um Relatório de Leads semanal que mostra as informações de contato dos clientes em potencial, o interesse no produto, onde o lead foi originado, a última ação e a próxima tarefa agendada, é como você acompanhará todas as oportunidades em potencial.
RELATÓRIO DE VENDAS PERDIDAS
Isso, sem dúvida, é o relatório mais odiado entre meus clientes. Mas também tende a ser um dos mais importantes. À medida que você adiciona oportunidades ao seu Relatório de Pipeline, certifique-se de ter um processo para encerrá-las, independentemente de a oportunidade ter sido resolvida com êxito ou sem êxito. Então, uma vez por mês, sente-se com seu Relatório de vendas perdidas. Este relatório listará todas as vendas que você não recebeu, juntamente com os motivos que você observou quando encerrou a oportunidade. É difícil, mas você aprenderá – e esperamos usar os dados do relatório para fazer as alterações necessárias no futuro.
Lembre-se – o seu sistema CRM é apenas um banco de dados. Um banco de dados muito importante. Quanto mais você usar esses dados, por meio de relatórios, maior será o valor do seu investimento em CRM.
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