Para empresas de todos os portes, o vídeo call online tornou-se uma realidade porque representa uma alternativa eficaz às reuniões presenciais, permitindo que as reuniões sejam realizadas sem deslocamento das pessoas envolvidas. Tal solução só pode trazer benefícios ao otimizar a comunicação da empresa com colaboradores e parceiros externos, sejam clientes ou fornecedores.
Em uma era de mobilidade corporativa cada vez mais comum, a possibilidade de encontrar parceiros de diferentes localidades em tempo real e usando apenas seu smartphone pode ser um diferencial competitivo para sua empresa. Essa é apenas uma das possibilidades que você tem ao adotar uma solução de vídeo call online.
Para que você entenda como tudo funciona, preparamos este artigo com detalhes importantes. Depois de concluir a leitura deste artigo, você saberá porque é importante ter essa ferramenta em sua empresa, suas principais vantagens, como ter boas práticas e, o mais importante, como implementá-la com sucesso.
Confira nos próximos parágrafos!
O que é uma vídeo call online?
Esse tipo de reunião também é uma evolução tecnológica desencadeada pela demanda do mercado: a comunicação visual proporcionada pela vídeo call online é interessante, mas carece de interação.
Assim surgiu a videoconferência, usando a internet e até software livre, é muito popular nos dias de hoje e qualquer pessoa com um smartphone com uma câmera e uma boa conexão de internet pode se comunicar com outras pessoas de qualquer lugar do mundo.
De fato, em ambientes corporativos, a videoconferência reduziu as distâncias com sucesso, permitindo que participantes de todo o mundo se reunissem em salas virtuais com som e imagens de alta qualidade.
Por que investir em uma ferramenta de vídeo call online?
A utilização da ferramenta certa para uma finalidade específica pode ter um grande impacto no resultado final e permitir que o objetivo seja alcançado de forma otimizada, ou seja, com menor custo e em menos tempo.
Portanto, se o objetivo é encurtar a distância por meio do uso de vídeo call online o ideal é procurar uma empresa de teleconferência para assessoria na implementação da ferramenta.
Uma boa razão para isso é que o uso de software e equipamentos especializados para teleconferências trará maior qualidade à chamada, facilitará reuniões de maior qualidade e não será atrasado por questões técnicas.
Quantas vezes vimos apresentações atrasadas devido a falhas nos equipamentos? Se abandonássemos a improvisação e tivéssemos um caminho mais profissional, certamente não seríamos os protagonistas do show.
Além disso, contar com a assessoria profissional fará com que o sistema se adeque à realidade do seu negócio, nesta tarefa, analisar sua infraestrutura de TI será muito importante.
Devido ao alto volume de tráfego de informações, as mudanças que sua empresa faz podem ser mais importantes do que apenas instalar dispositivos, softwares e aplicativos. Aproveite esta oportunidade para facilitar uma verdadeira transformação digital da sua empresa.
Quando implantar uma solução de vídeo call online?
Quando a situação global aponta para uma crise, estratégias para tornar os negócios mais rentáveis e reduzir custos se tornam mais necessárias do que nunca. Nesse contexto, surge a chamada mobilidade corporativa, onde as empresas utilizam métodos e tecnologias para realizar negócios sem serem restringidas por locais fixos.
Essa mobilidade talvez seja mais evidente no uso crescente de smartphones e tablets para acessar e-mail comercial ou software e aplicativos para monitorar processos e produtividade. Também podemos verificá-lo facilmente usando a computação em nuvem, que torna os mais diversos dados corporativos acessíveis em qualquer lugar do mundo.
Após essa grande onda, vemos que um bom plano de mobilidade empresarial precisa utilizar a teleconferência como forma de economizar recursos e otimizar processos.
Portanto, se sua empresa precisa facilitar reuniões frequentes - sejam reuniões internas, treinamentos, ou envolvendo terceiros, como contatos com fornecedores e clientes - é necessário se planejar para ter um sistema de vídeo call online.
Como definir um sistema de vídeo call online?
Demonstrando a necessidade de trabalhar dentro da estrutura da conferência, passamos para um ponto chave na implementação do plano: a escolha do sistema. Ao dar um passo tão importante, o ideal é não improvisar ou tratá-lo como temporário. Lembre-se de que os dados importantes sobre o seu negócio são processados na reunião.
Portanto, além de ter uma solução de vídeo call online confiável (desenvolvida por uma empresa conhecida e com expertise na área), a infraestrutura de TI precisa ser otimizada para oferecer a segurança necessária para essa implementação.
Identifique o que realmente sua empresa precisa
Antes de sua empresa implementar um sistema de conferência, entenda suas maiores necessidades relacionadas a esta solução: nem sempre você precisa de vídeo nas reuniões e, em outros momentos, será essencial. Com base nessas informações, dê preferência a um sistema que permita realizar videoconferências com excelente qualidade de áudio e que também forneça o mesmo nível de serviço para chamadas de áudio.
Garanta que o sistema contratado é seguro
Quando você faz uma videoconferência, além de suas imagens, seus funcionários e sua empresa, os dados trocados entre os participantes da reunião também entram em jogo.
É necessário demonstrar que toda a operação foi realizada em ambiente seguro e que não houve vazamento de dados. Portanto, é interessante ter um software que não tenha falhas em suas configurações de privacidade e segurança. Um sistema bem fornecido garantirá isso, pois deve ter a certificação ISO 27001, garantindo todos os requisitos de segurança da informação.
Necessário que a ferramenta tenha cerificado de privacidade
Em sistemas avançados, as reuniões são realizadas em salas virtuais. Para conseguir acessar essas salas, basta apontar os participantes com um link compartilhável.
Então, quando você agenda um evento, a janela da sala se abre para os participantes acessarem a reunião. Quando todos os interessados estiverem presentes, você poderá fechar a porta e garantir que as reuniões sejam limitadas apenas a convidados.
O interessante desse sistema é que não há necessidade de acessar painéis de configurações complexas para garantir a privacidade, o que pode suspender reuniões e atrasar eventos inteiros. Também não há necessidade de ligar para a TI, basta fechar a janela da sala virtual.
Analise a adaptação ao seu negócio
O software utilizado pelo sistema de vídeo call onlinenão leva em consideração as especificidades da sua empresa, e o equipamento de videoconferência é de baixa qualidade e nem parece adequado para esse fim. Ou o aplicativo só facilita reuniões entre computadores, por exemplo, tablets e smartphones não são suportados.
Essas situações podem ser evitadas se você optar por adquirir um sistema de vídeo call onlinede uma empresa que possa fornecer uma solução adequada ao seu negócio.
Favoreça empresas com diferenciais
Você pode optar por ferramentas de videoconferência que possibilitem a entrada de 200 pessoas nas reuniões ao mesmo tempo, podendo compartilhar arquivos, imagens e telas de computador sem sacrificar a qualidade de áudio e vídeo. Com a tradução simultânea, além de superar as barreiras geográficas, você cruzará as fronteiras linguísticas e se fará entender por outros idiomas.
O recurso de gravação também é muito útil, pois ao organizar uma reunião e gravá-la, posteriormente poderá copiá-la para a equipe que precisa entender o tema que está sendo discutido. E, para uma boa gravação, o ideal é que não haja interrupções, certo? As conversas paralelas não interferem nas reuniões porque você pode contar com o recurso de bate-papo para fazer isso.
Só um sistema bem estruturado pode proporcionar tanta diferença para sua empresa! Por isso, a Zoho Bigin desenvolveu a ferramenta Meeting para que você tenha a melhor experiência de vídeo call online.
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