Os problemas de e-mail são comuns na sua empresa? Suas mensagens são enviadas como spam? Sua caixa de entrada de e-mail está enchendo muito rápido? Mensagem falta de segurança? Essas situações são comuns nas organizações e precisam ser tratadas com cautela.
O envio de e-mails é uma das estratégias mais importantes dentro de um negócio, e por esse motivo, é necessário desenvolver habilidades para que problemas não se repitam.
Confira neste artigo os problemas comuns de envio e recebimento de e-mail em sua empresa e, o mais importante, como evitá-los.
Erros mais comuns na hora de envio de e-mails
Considerando que bilhões de emails são trocados em todo o mundo todos os dias, garantir a segurança e eficácia desses e-mails é algo que não pode ser negligenciado dentro de uma organização.
Veja abaixo uma lista dos problemas mais comuns que afetam as empresas que enviam e recebem e-mail.
Envio de e-mails: Ser detectado SPAM ou vírus
Embora menos comuns em contas corporativas, vírus e spam também podem afetar essas contas. E cuidado deve ser tomado, pois suas consequências podem ser muito prejudiciais para a organização.
Por exemplo, um vírus pode acessar todos os dados de uma organização e fazer com que informações importantes sejam perdidas da noite para o dia. Sem falar no risco de hackers usarem esses dados para outros fins.
Acesso liberado em diversos dispositivos
As empresas dependem cada vez mais de funcionários externos para realizarem visitas e viagens, ou até mesmo ficarem de home office. Esses funcionários devem acessar suas caixas de correio de maneira eficiente e segura a partir de laptops ou dispositivos móveis.
No entanto, barreiras como dificuldades de acesso, problemas de sincronização de mensagens, requisitos de senha o tempo todo são comuns nesse caso.
Definições de senhas
Na lista de perguntas no envio de e-mails, as senhas são uma das mais comuns. Além das dificuldades de configuração, em muitas empresas muitas vezes é necessário atualizar as senhas dos funcionários de tempos em tempos. Se isso não acontecer, as caixas de correio começam a ficar vulneráveis.
Além disso, existem problemas no servidor ou outras dificuldades operacionais que mantêm os e-mails solicitando senhas aos usuários. Isso afeta a produtividade dos funcionários e o desempenho da área.
E-mail indisponível
Esta é uma ocorrência frequente dentro das empresas e tem fortes implicações, principalmente nos departamentos que mais dependem da ferramenta, como finanças, administração, marketing e comercial.
Além disso, quando o e-mail de uma organização não está funcionando, os funcionários costumam usar contas de e-mail pessoais como medida de contingência para contornar a situação e lidar com assuntos da empresa.
Isso representa um risco para os processos de segurança e comprometimento da empresa, pois informações confidenciais podem ser perdidas com os funcionários, mesmo depois que eles saem.
Não ter espaço suficiente de armazenamento
Essa é outra situação muito comum quando se trata de envio de e-mailscorporativos. Quando uma conta atinge seu limite de armazenamento, todas as mensagens recebidas e enviadas são interrompidas.
É comum as pessoas tentarem descobrir isso por conta própria, muitas vezes excluindo mensagens antigas, mas importantes, para abrir espaço para novas. Porém, como em todos os casos, o ideal aqui é chamar o departamento de TI para o suporte necessário.
Como é possível resolver os problemas com envio de e-mails
Os problemas são naturais e sempre vão aparecer, só é necessário se programar para que isso não se repita.
Existem medidas para ajudar a evitar essas situações e elas precisam ser implementadas rapidamente porque as comunicações da empresa não podem ser comprometidas.
Tenha um domínio próprio
O primeiro passo é criar um domínio para sua conta de e-mail comercial. Além de dar maior credibilidade ao seu negócio e garantir que as informações sejam mantidas dentro de sua organização, isso também aumenta a segurança e facilita o dia a dia de seus colaboradores.
Tenha Antivírus e Antispam para envio de e-mails
Filtros anti-spam e antivírus de alta qualidade também são importantes. O uso de ferramentas atualizadas e instaladas corretamente é fundamental. E as atualizações devem ser agendadas de tempos em tempos para garantir que tudo corra bem.
Deixe claro as políticas de segurança
Educar os funcionários sobre as políticas de segurança para o envio de e-mails é outro passo muito importante. Isso deve ser feito quando o novo funcionário chegar à sua organização. Mas a reciclagem periódica também é possível, ou quando o departamento de TI sentir necessidade devido a um evento específico. Afinal, novas formas de ataques cibernéticos surgem todos os dias.
Prepare seus colaboradores
Instruir os funcionários a sempre relatar problemas de e-mail ao departamento responsável é outra medida eficaz. É comum as pessoas tentarem resolver a situação sozinhas ou com a ajuda de um colega próximo, colocando em risco a segurança da empresa.
Faça o monitoramento correto
Também é importante monitorar o envio e recebimento de mensagens nas contas da empresa para identificar com antecedência possíveis ameaças e uso indevido de ferramentas. Quanto mais cedo você identificar possíveis problemas no envio de e-mails, mais fácil e rápida será sua resolução.
Conte com os serviços de empresas especializadas
Outra medida que pode diminuir esses problemas com o envio de e-mails é contar com o apoio de empresas especializadas nessa área. Você pode encontrar parceiros de qualidade para fornecer esses serviços e fornecer soluções completas e confiáveis com uma equipe profissional de suporte de TI.
Com o Zoho Bigin você tem o próprio domínio de e-mail, ferramenta para envio de e-mails e muito mais. Acesse e confira!
Comments