O aumento da competitividade do mercado está obrigando as empresas a investir em inovação e processos cada vez mais eficientes. Com isso, o gerenciamento de atividades ganha espaço como solução para organizar as tarefas da empresa, simplificar os procedimentos existentes, fazer mais com menos e alcançar resultados satisfatórios.
Dessa forma, entender melhor como funciona o conceito e como essa estratégia de negócios pode aumentar a organização e a eficiência da empresa.
Boa leitura!
O que é o gerenciamento de atividades?
O gerenciamento de atividades pode ser definido como a prática de organizar os requisitos e permitir que as equipes atuem em conjunto. A boa prática nessa abordagem fornece aos funcionários diretrizes compreensíveis para trabalhar na mesma página e entender suas próprias responsabilidades, bem como as de seus colegas. O gerenciamento de atividades também pode melhorar a comunicação interna, evitar retrabalho e ajudar a identificar gargalos com mais facilidade.
Para que a gestão de tarefas proporcione essas vantagens para o trabalho em equipe, a imagem do líder é fundamental, pois ele se compromete a delegar atividades planejadas com base nas competências e habilidades de cada membro da equipe. Dessa forma, reforça a distribuição proporcional e evita a sobrecarga profissional.
O gerenciamento de atividades também pode ser classificado como um guia para rotinas de trabalho, pois define o tempo gasto na execução dos requisitos e os recursos que serão alocados a cada projeto.
À medida que essa prática for aplicada, a tendência é que a produtividade aumente à medida que os profissionais se concentrem nos processos que são realmente importantes para a empresa e também contribuam para o controle financeiro da empresa, que será mais uma forma de aumentar a produção. Dessa forma, acaba afetando o crescimento da produtividade de toda a equipe.
Saiba como fazer o gerenciamento de atividades
Agora que você entende a importância de gerenciar atividades, é hora de aprender como ativar o gerenciador de tarefas. Como este processo funciona em paralelo com outras tarefas da empresa.
Em outras palavras, a partir da entrada de um requisito (resolver um problema, entregar um pedido, concluir uma transação), existe a necessidade de monitorar, organizar e controlar o que a empresa precisa realizar para atender a esse requisito.
Portanto, embora seja aplicado em momentos diferentes, algumas das características que compõem esse processo podem ser analisadas:
● Priorização: os líderes definem o que pode ser destacado e a ordem em que as atividades são realizadas;
● Delegar: o gestor separa as tarefas e selecione o funcionário mais adequado para a função, verificando os recursos necessários;
● Controle: o funcionário monitora o andamento da tarefa e verifica se as condições são atendidas.
Com isso, à medida que um plano estratégico for desenvolvido, os resultados serão mais positivos, pois os líderes precisam fornecer as informações mais urgentes e importantes para cada situação da organização.
Garanta a produtividade com o gerenciamento das atividades
Indivíduos qualificados devem estar disponíveis para desempenhar funções e garantir que os funcionários atendam melhor à organização, portanto, não tenha medo de explorar as características essenciais de qualquer oportunidade que surja, como treinamento, comportamento adequado e experiência para as vagas.
Portanto, use estratégias de RH, tempo necessário e melhores métodos para encontrar os melhores profissionais para sua empresa. Além disso, o investimento em treinamento constante também é válido para as métricas de produtividade, contribuindo para as atividades de ex e atuais colaboradores.
Outro ponto interessante é ter uma equipe atualizada, desenvolvida e inovadora para aumentar a eficiência na execução de tarefas, bem como no planejamento e execução de metas.
Nesse caso, existem diversos outros pontos que podem contribuir para a produtividade, como definir responsabilidades, comunicar-se de forma eficaz, organizar o ambiente de trabalho, motivar os funcionários e revisar os processos internos.
Os investimentos em tecnologia também são importantes porque reduzem a burocracia e facilitam os processos, além de ajudar no gerenciamento de atividades e estabelecer métricas de produtividade.
Porque implantar o gerenciamento de tarefas para o fluxo de trabalho
Toda empresa possui um fluxo de trabalho, que pode ser interpretado como um sistema que traduz processos em materiais, produtos, funções ou informações finais. De forma mais simples, o processo contém todos os caminhos que integram os departamentos da empresa para atingir o objetivo final.
Essa estrutura é fundamental para aumentar a produtividade e garantir resultados de entrega ágeis. Por meio da automação, os fluxos de trabalho se tornam mais dinâmicos, reduzindo a carga do processo. Assim, os processos automatizados representam uma melhoria em relação à gestão tradicional, pois possuem um sistema amplamente testado e pronto para incorporar novas funcionalidades.
Para que o software de gerenciamento tenha o melhor desempenho, o fluxo de trabalho deve estar alinhado com o gerenciamento de atividades. Portanto, esta atividade deve ser realizada com muito cuidado, descrevendo cada atividade planejada por fase do projeto, organizando o cronograma de acordo com os prazos definidos e verificando se não há desafios que possam interromper o andamento da ação.
Não cometa estes 3 erros no gerenciamento de atividades
Abaixo, listamos os principais erros no gerenciamento de atividades:
1. Não delegue tarefas
Os gerentes de tarefas devem ouvir seus colaboradores enquanto incentivam esses usuários a participar do planejamento da empresa. Por isso, um bom gestor sabe ouvir sua equipe e delegar tarefas relacionadas às competências dos funcionários.
2. Falta de recursos
A falta de recursos pode levar a erros na organização de eventos, sejam eles recursos físicos ou humanos. Resumindo, é difícil realizar um atendimento eficiente se a equipe não tiver as ferramentas para realizar a tarefa.
3. Problemas de comunicação
Por fim, um dos erros mais comuns é a comunicação inadequada, onde surgem divergências entre os colaboradores e não podem ser relatadas adequadamente. Portanto, o papel do gestor de atividades é desescalar a situação e promover a harmonia entre as pessoas da empresa.
O gerenciamento de atividades é importante para as tarefas administrativas, ajudando a aumentar a produtividade dos funcionários, a organização da empresa e, assim, melhorar os processos internos e o atendimento ao cliente.
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