O uso de formulários da webpode ajudar sua empresa a reduzir custos, otimizar processos e aumentar a eficiência. Coletar e analisar dados de forma eficaz é cada vez mais importante para as empresas. As empresas precisam coletar, examinar, processar e relatar grandes quantidades de dados.
Até recentemente, pesquisas por correio, entrevistas por telefone ou entrevistas pessoais eram comumente usadas como métodos de coleta de informações. Esses procedimentos tornaram-se obsoletos por vários motivos, pois o processo de digitalização pelo qual várias empresas passaram recentemente continua a evoluir.
A transformação digital está mudando rapidamente a maneira como muitas empresas operam, e um grande número de processos executados manualmente agora é realizado usando novos métodos digitais.
A tecnologia teve um grande impacto na forma como as empresas processam dados e fornece novas ferramentas para mudar e melhorar a coleta e análise de informações. Esse ritmo de mudança exige que essas empresas sejam capazes de reagir rapidamente e se adaptar às mudanças nas necessidades dos clientes e nas condições do mercado.
É fundamental que os gerentes maximizem os recursos, otimizem as operações e melhorem os lucros dos negócios. Dessa forma, é importante encontrar formas eficientes de coletar dados e convertê-los em informações úteis, pois é necessário saber processar grandes quantidades de dados para tomar boas decisões. Usando métodos digitais como o formulário da web para coleta de dados, os resultados podem ser obtidos com mais rapidez e precisão do que o processamento manual das informações.
Formulários da web: o que é?
Os formulários da webtêm sido utilizados de diferentes formas ao longo dos anos: elaboração de faturas, relatórios financeiros, gestão de recursos humanos e jurídicos, emissão de ordens de serviço (manutenção, garantias, cotações, inspeções, auditorias, etc.), compras (atacadistas, armazéns, etc.), ordens de produção (várias linhas de produção, estoque), etc.
Tradicionalmente, os formulários são entregues pelo correio ou processados por funcionários que aplicam questionários específicos. A natureza manual deste processo é um grande obstáculo. O primeiro desafio foi encontrar as pessoas certas e incentivá-las a preencher o questionário. Depois, as empresas têm que lidar com enormes quantidades de dados registrados em mídia física que se acumulam para serem classificados, processados e avaliados.
Ao usar formulários da web, todo esse trabalho pode ser evitado e as empresas podem obter uma visão mais clara dos problemas que as afetam de maneira mais fácil. Os formulários da web são versões eletrônicas dos formulários em papel que podem ser preenchidos em um computador ou dispositivo móvel (celular, tablet) e apresentam muitas vantagens em relação aos formulários em papel, pois permitem que as empresas coletem dados em menos tempo e obtenham resultados precisos.
Quais as vantagens de ter um formulário da web
Economize recursos
Lembra dos armários, gavetas e caixas quando nossa conversa começou? Com planilhas, eles se foram! Você pode arquivar todas essas tabelas em sua própria plataforma, disco rígido ou na nuvem, facilitando a recuperação dos dados. Com reduções nos custos de papel, espaço físico, tempo de recuperação de dados e muito mais, as economias são geradas em todas as partes de sua empresa.
Sustentabilidade
A responsabilidade corporativa com a sustentabilidade do planeta ainda é um assunto pouco discutido, mas com o uso de planilhas, você pode dar uma contribuição significativa para a manutenção dos recursos naturais, como a redução do uso de papel e redução do desperdício.
Automação do processo
Como a cadeia de trabalho é tão longa quanto a de gerar formulários em papel, esses processos se tornam demorados e cansativos, abrindo uma brecha para erro humano por falta de atenção. Usando planilhas, a automação é possível, pois os formulários preenchidos podem ser enviados rapidamente para aprovação ou acionar as seguintes atividades no processo.
Praticidade
Tendo uma planilha, você pode usar quantas vezes quiser, pode deletar dados e reinserir quantas vezes quiser. A utilidade das planilhas encanta os clientes e aumenta sua interação com a empresa. Os funcionários que foram solicitados a preencher formulários eletrônicos também mostraram-se mais dispostos a fornecer informações.
Eficácia
O uso dos formulários da web pode manter sua empresa eficiente, pois a recuperação de dados e informações pode ser feita rapidamente, sem precisar passar por armários e gavetas. Um simples clique pode mudar tudo.
Distribuir
Os formulários em papel exigem uma logística precisa, sem falar nos custos de envio. Usando planilhas, você pode distribuir milhares de formulários simultaneamente, otimizando o tempo e obtendo respostas mais rapidamente.
Fácil de preencher
Ao preencher formulários em papel, encontramos erros que podem comprometer a documentação, obrigando-nos a reiniciar todo o processo. Em uma planilha, basta selecionar os campos e excluir as informações, depois reescrever. As informações inseridas não estão sujeitas a nenhum mal-entendido.
Acessibilidade
Para receber os formulários em papel, a pessoa deve estar presente em um local ou recebida pelo correio, incorrendo em custos e prazos muitas vezes difíceis de cumprir. Os formulários da web podem ser preenchidos a qualquer hora, em qualquer lugar em uma variedade de dispositivos, como laptops, computadores, tablets ou smartphones. O alcance é maior!
As planilhas se tornaram uma realidade para empresas que precisam otimizar suas atividades para obter vantagem competitiva no mercado.
Se você tem um negócio e ainda não usa formulários da web para coletar informações, agora é a hora de dar um passo adiante e abraçar o digital para trazer todos esses benefícios para sua empresa, implementando práticas realmente inovadoras.
Você pode criar seus próprios formulários e gerenciar através de ferramenta como Zoho Bigin. Acesse e confira!
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