Dalam dunia bisnis yang bergerak cepat seperti sekarang, kolaborasi menjadi semakin penting. Kerja tim yang efektif akan menentukan kesuksesan perusahaan Anda.
Ketika tim semakin besar, berasal dari beragam latar belakang, dan sering kali tersebar di tempat berbeda, memanfaatkan kekuatan software kolaborasi menjadi suatu keharusan.
Tak ayal, software kolaborasi canggih semacam Zoho Workplace hadir untuk mengubah cara tim Anda berkolaborasi dan berkembang.
Apa itu Kolaborasi?
Seperti yang pernah kami tulis di beberapa blog sebelumnya, kolaborasi adalah proses individu atau kelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama atau menyelesaikan tugas bersama.
Kolaborasi kerja melibatkan partisipasi aktif, kerja sama, dan kontribusi timbal balik dari individu yang membawa keterampilan, pengetahuan, serta perspektif berbeda untuk secara kolektif memecahkan masalah, membuat keputusan, menciptakan, berinovasi, atau menghasilkan sesuatu yang lebih besar daripada apa yang dapat dicapai secara individu.
Kolaborasi yang efektif memiliki banyak manfaat, mulai dari meningkatnya kreativitas, inovasi, dan produktivitas tim; pemecahan masalah dengan lebih baik, hingga budaya kerja yang lebih positif.
Baca juga:
Hakikat Kolaborasi
Kolaborasi kerja selama ini hanya identik dengan urusan berbagi dokumen atau menghadiri pertemuan virtual.
Padahal, inti kolaborasi sebenarnya mencakup sinergi antar anggota tim, kelancaran arus informasi, dan kecerdasan kolektif yang muncul ketika individu bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Untuk itulah, perusahaan perlu benar-benar memperhatikan fitur-fitur yang ada dalam sebuah software kolaborasi. Salah membuat pilihan, bukannya membuat kerja sama semakin efektif, malah membuatnya semakin rumit. Ujung-ujungnya, target bersama pun tidak tercapai.
Keunggulan Zoho Workplace
Zoho Workplace, sebagai software kolaborasi terbaik di kelasinya, memiliki rangkaian aplikasi yang mendukung kolaborasi kerja di tim Anda.
Seluruh aplikasi dirancang dengan prinsip kolaborasi sebagai intinya. Berikut ini beberapa keunggulan Zoho Workplace yang dapat membantu tim Anda mencapai kolaborasi yang positif:
1. Komunikasi terpadu
Zoho Workplace mengintegrasikan email, obrolan, dan konferensi video ke dalam platform terpadu.
Misalnya, Anda mendapat informasi produk baru dari tim produk dan diminta untuk memulai promosinya. Anda membagikan informasi ini ke tim Anda.
Untuk berdiskusi lebih lanjut, yang Anda harus lakukan hanyalah memulai panggilan grup, langsung dari Cliq.
Jika Anda perlu mengundang vendor agency misalnya. Cukup beralih langsung ke Zoho Meeting. Semua Anda lakukan tanpa harus keluar-masuk akun yang berbeda.
Integrasi ini memastikan percakapan mengalir lancar dan tetap relevan dengan tugas yang ada.
2. Kolaborasi real time
Setelah rapat selesai, semua tim mengerjakan tugasnya masing-masing. File yang mereka buat dapat dikolaborasikan secara real time pada dokumen, spreadsheet, dan presentasi.
Semua disimpan dalam satu tempat penyimpanan terpadu, dimana setiap orang bisa melihat, memberi saran, komentar, dan membuat keputusan berdasarkan data yang sama.
3. Berbagi File Aman
Dengan Zoho Workplace, berbagi file yang telah tim buat sangatlah mudah. Anda dapat mengatur izin terperinci untuk mengontrol siapa yang dapat mengakses, mengedit, atau mengomentari dokumen.
Anda juga dapat membuat password dan tanggal kedaluwarsa jika ingin membagikan dokumen tertentu ke vendor atau pihak eksternal lainnya.
Hal ini memastikan bahwa informasi sensitif tetap terlindungi, bahkan ketika dibagikan kepada pemangku kepentingan eksternal.
4. Manajemen Proyek
Untuk melihat progres dari anggota tim Anda, tinggal buat tugas di Task yang terdapat di Zoho Mail. Tetapkan tugas dan deadline agar PIC setiap tugas tidak melewatkannya.
Tim dapat merencanakan, melacak, dan berkolaborasi dalam proyek dengan mudah. Pencapaian, tugas, dan tenggat waktu sangat jelas, membantu tim tetap pada jalurnya.
5. Integrasi
Ini bagian terpentingnya. Zoho Workplace terintegrasi dengan software bisnis lainnya untuk proses bisnis secara menyeluruh.
Misalkan, setelah semua persiapan selesai dan Anda mulai melancarkan promosi produk baru, Anda mungkin ingin memperkenalkan produk tersebut ke pelanggan lama Anda. Cukup buka Zoho Campaigns sebagai sarana berkirim email promosi.
Jika ada leads baru, tinggal melacaknya secara langsung di Zoho CRM.
Dengan cara ini, Zoho hadir bukan hanya sebagai software, tapi juga sebagai sebuah ekosistem yang memastikan bahwa software kolaborasi Anda adalah bagian dari lingkungan bisnis yang holistik.
Cara mulai menggunakan Zoho Workplace
Memanfaatkan kekuatan kolaborasi dengan Zoho Workplace sangatlah mudah. Berikut beberapa langkah untuk memulainya:
1. Nilai kebutuhan Anda
Identifikasi titik kesulitan kolaborasi di perusahaan Anda. Apakah Anda kesulitan dengan komunikasi, berbagi dokumen, atau manajemen proyek?
Memahami kebutuhan akan membantu Anda memilih paket Zoho Workplace yang tepat.
2. Pelatihan dan orientasi
Investasikan waktu dalam melatih tim Anda. Jangan khawatir, proses belajar dalam menggunakan Zoho Workplace tidaklah sulit.
Zoho menawarkan sumber daya dan materi pelatihan yang komprehensif untuk membantu tim Anda mahir dalam menggunakan software kolaborasi secara efektif.
3. Kustomisasi
Sesuaikan Zoho Workplace agar selaras dengan alur kerja Anda. Siapkan notifikasi, templat, dan titik integrasi untuk menyederhanakan proses.
4. Pantau dan kembangkan
Nilai secara berkala dampak software kolaborasi terhadap produktivitas dan efisiensi tim. Buat penyesuaian yang diperlukan untuk lebih mengoptimalkan upaya kolaboratif tim Anda.
Anda mungkin ingin mencoba dengan menggunakan paket yang paling sederhana. Saat Anda mendapat manfaatnya, kenapa tidak mencoba menambah fitur-fitur yang lebih canggih di paket yang lebih tinggi?
Kesimpulan
Kolaborasi bukan sekedar kata kunci; ini adalah sumber kehidupan bisnis modern. Dengan mengadopsi Zoho Workplace, Anda memberdayakan tim untuk berkomunikasi dengan lancar, bekerja secara efisien, berinovasi dengan bebas, dan pada akhirnya mencapai lebih banyak hal.
Tingkatkan kolaborasi tim Anda dan buktikan bisnis Anda berkembang bersama Zoho Workplace.
Comments