Dalam dunia kerja yang terus berkembang, kolaborasi kerja dan komunikasi yang efektif menghasilkan kesuksesan yang lebih besar untuk sebuah bisnis.
Komunikasi di tempat kerja sebenarnya adalah sebuah seni dan menguasai seni komunikasi menjadi hal yang penting ketika sebuah tim ingin menembus batas budaya, latar belakang, geografis, dan menerapkan gaya kerja yang berbeda.
Mengapa komunikasi menjadi hal terpenting dalam sebuah kolaborasi di tempat kerja?
Ketika tim dapat berkomunikasi dengan baik, otomatis mereka dapat berkolaborasi dengan lebih efisien dan efektif.
Lebih jauh lagi, ketika karyawan merasa dapat berkomunikasi secara terbuka dan jujur dengan rekan kerja atau atasannya, mereka akan lebih percaya satu sama lain. Kepercayaan ini penting dalam berkolaborasi dan membangun lingkungan kerja yang positif serta produktif.
Cara berkomunikasi efektif di dunia kerja
1. Dengarkan secara aktif
Apa bedanya sekadar mendengar dengan mendengar secara aktif? Sebagai pendengar yang aktif, Anda juga memberikan tanggapan yang positif, bukan hanya mengangguk atau bahkan pura-pura mendengarkan.
Ini menjadi prinsip utama dalam membangun kolaborasi yang positif. Dengan mendengarkan secara aktif, Anda tidak hanya menunjukkan rasa hormat terhadap pembicara tetapi juga membantu menumbuhkan budaya komunikasi yang terbuka dan empati.
Jika Anda mendengarkan secara aktif selama rapat misalnya, Anda akan mampu mengajukan pertanyaan yang mendalam dan memberikan pendapat yang membangun.
Manfaat mendengarkan secara aktif sebenarnya lebih dari sekadar urusan formal. Hal ini juga mencakup interaksi sehari-hari, termasuk juga saat Anda terlibat di percakapan santai hingga diskusi virtual.
Baca juga:
2. Perhatikan nadanya
Katakanlah Anda ingin mengomentari pekerjaan kepada rekan kerja Anda. Nada bicara yang baik meliputi pemilihan kata-kata dengan hati-hati, bersikap sopan, dan menanamkan pesan dengan empati. Kuncinya, sadari bahwa kata-kata Anda dapat memengaruhi emosi penerimanya.
Pilih kalimat yang lebih positif seperti, "Ada peluang untuk meningkatkan kinerjamu." ketimbang mengatakan ""Kinerjamu buruk...".
Ucapan yang lucu mungkin cocok untuk percakapan santai, namun dapat dianggap berbeda jika digunakan dalam email formal. Ini tentang mengukur situasi dan menyesuaikan nada bicara Anda.
Begitu juga saat Anda menggunakan pesan tertulis yang, tentunya, tanpa nada. Kata-kata yang biasanya lucu dikatakan secara verbal justru bisa berbalik menyinggung rekan kerja saat Anda sampaikan secara tertulis.
Dengan menggunakan nada penuh perhatian, Anda menunjukkan profesionalisme Anda dan berkontribusi pada budaya komunikasi kerja yang terbuka dan penuh hormat.
Kemampuan mendeteksi nada pada aplikasipesan singkat yang Anda gunakan, seperti Zoho Cliq, akan sangat membantu dalam kasus ini.
3. Tanggapi tepat waktu
Beberapa tugas di tempat kerja pasti sangat rentan terhadap waktu dan komunikasi yang tepat waktu diperlukan untuk menyelesaikannya.
Katakanlah rekan Anda menanyakan jadwal selesainya sebuah tugas. Respons cepat dari akan membantu mereka melanjutkan dan memulai tugas mereka tanpa hambatan apa pun.
Salah satu penghambat kerja jarak jauh adalah lambatnya respons dari rekan kerja. Maka, saat Anda bekerja dengan tim yang tidak di kantor, penting untuk membalas pesan sebelum jam kerja berakhir.
Jika Anda membalanya lebih dari 1x24 jam, sebenarnya Anda telah menghambat kerja rekan yang berkaitan dengan tugas tersebut.
4. Jaga kerahasiaan
Mungkin ada situasi di mana Anda harus mendiskusikan informasi sensitif lewat meeting online atau lewat aplikasi perpesanan yang Anda gunakan. Dalam hal ini, Anda harus memastikan bahwa aplikasi yang Anda gunakan dapat menjamin sebuah percakapan bersifat pribadi.
Misalnya, saat melakukan diskusi soal gaji dengan manajer Anda atau percakapan dengan kolega yang curhat tentang kesulitan yang mereka hadapi di tempat kerja, Anda dapat menggunakan fitur Off History di Cliq.
Dengan cara ini, Anda memastikan bahwa riwayat percakapan Anda tidak disimpan oleh pihak pengembang dan tidak ada seorang pun yang dapat menemukan percakapan tersebut setelah lewat masa kedaluwarsa.
Ketika Anda berkomitmen untuk menjaga informasi sensitif dengan aman, Anda telah membangun kepercayaan yang memperkuat fondasi kolaborasi.
5. Atur diskusi dan ringkas
Mengorganisir diskusi dan mendhindari percakapan yang bertele-tele berkaitan dengan menciptakan alur komunikasi yang meminimalkan kebingungan dan memaksimalkan produktivitas.
Saat Anda menyusun percakapan menggunakan media seperti Channel atau Group di Zoho Cliq dan menggunakan bahasa yang ringkas, Anda membuka jalan bagi pengambilan keputusan yang transparan, penyelesaian masalah yang efisien, dan kolaborasi kerja penuh makna.
Susunlah Channel dan Group berdasarkan topik, tim, atau project. Dan atur semuanya sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Misalnya, Anda perlu satu group khusus untuk persiapan acara peluncuran produk baru. Anda dapat mengatur siapa yang dapat mengirim pesan, membagi jadwal tugas, hingga menghapus grup tersebut secara otomatis di waktu yang telah Anda tentukan sehingga tidak memenuhi grup di aplikasi Anda.
Keringkasan ini membantu menunjukkan rasa hormat terhadap jadwal sibuk kolega Anda dan memungkinkan mereka menyerap detail penting dengan cepat.
Kesimpulan
Dengan menerapkan cara berkomunikasi yang efektif di tempat kerja ini, Anda telah berkontribusi pada lingkungan kerja yang lebih efisien, berempati, dan kolaboratif.
Comments