Anda bergegas berangkat lebih pagi ke tempat kerja karena banyak pekerjaan yang menanti. Sesampainya di kantor, Anda bersiap-siap dan mulai bekerja.
Sayangnya, baru setengah jam bekerja, rekan kerja Anda datang dan langsung mengajak ngobrol. Sekira 15 menit kemudian, Anda kembali bekerja. Tapi belum berapa lama gangguan lain datang. Atasan Anda datang dan bertanya beberapa hal. Setelah itu, ada pesan dari rekan kerja lainnya. Hingga akhirnya... pekerjaan Anda pun tidak bisa selesai karena banyaknya gangguan di kantor Anda.
Ini adalah situasi yang kerap terjadi di tempat kerja dan menghambat produktivitas kerja Anda. Di satu sisi Anda tahu harus menyelesaikan pekerjaan secepatnya. Namun di sisi lain, Anda merasa tidak enak untuk tidak menanggapi mereka.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lima gangguan kerja yang kerap dihadapi karyawan dan cara menghilangkan, atau setidaknya mengurangi, gangguan tersebut dengan bantuan Zoho Workplace.
Baca juga:
Gangguan yang umum terjadi di kantor kita
"Lo tau, nggak..."
Ini kalimat singkat yang berbuntut panjang. Obrolan-obrolan santai dan receh ini biasanya terjadi di pagi dan menjelang sore hari. Entah seberapa penting pekerjaan kita, namun kita kerap tenggelam di dalamnya.
“Meeting sebentar, yuk!”
Walau dibilang sebentar, nyatanya bisa memakan waktu 1-2 jam. Anda perlu mempersiapkan rapat, menghadiri rapat, dan kemudian menyelesaikan pekerjaan yang telah Anda tunda. Apalagi, rapat-rapat dadakan seperti ini terkadang kurang produktif karena justru banyak dimanfaatkan untuk bergosip.
"Cek email, ya!"
Email yang datang bertubi-tubi dapat menjadi gangguan saat Anda bekerja. Banyak orang merasa sulit untuk fokus pada pekerjaan ketika email datang dan seakan-akan penting semua.
"Sebentar, gue mau cek WA dulu."
Whatsapp dan telepon dapat mengganggu alur pemikiran Anda dan mungkin sulit untuk kembali bekerja setelah menanggapi pesan dan telepon. Pernah, kan, setelah berkirim pesan atau ngobrol di telepon, Anda berusaha keras mengingat apa yang Anda ingin kerjakan?
"Duh, tadi mau ngerjain apa, ya?" Begitu kira-kira yang Anda tanya ke diri sendiri.
“Tugas mana yang harus saya lakukan pertama kali?”
Ketika Anda memiliki banyak tugas, mungkin sulit untuk memprioritaskan pekerjaan Anda. Anda mungkin merasa kewalahan dan menunda tugas-tugas yang tampaknya sulit atau menakutkan. Pada akhirnya, Anda tidak akan bisa fokus dengan baik dan kemungkinan besar membuat hasil kerja tidak optimal.
Bagaimana Zoho Workplace membantu mengurangi gangguan kerja?
Sebagai software kolaborasi dan produktivitas kerja, Zoho Workplace hadir dengan banyak aplikasi dan fitur bermanfaat untuk mengurangi gangguan saat Anda bekerja, tak peduli apakah Anda bekerja di kantor, di rumah, atau di mana pun.
1. Kelola pekerjaan Anda dengan Zoho Tasks
Zoho Tasks adalah alat manajemen tugas yang merupakan bagian dari rangkaian software kolaborasi Zoho Workplace. Alat ini memungkinkan Anda membuat, mengelola, dan melacak tugas.
Selain itu, Tasks juga memiliki fitur untuk kolaborasi, delegasi, dan pelaporan. Berikut beberapa cara Zoho Tasks membantu mengelola semua tugas Anda:
- Putuskan tugas mana yang paling penting, dan tetapkan tingkat prioritas masing-masing tugas berdasarkan tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
- Bagi tugas besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
- Buat sub tugas untuk mengerjakan tugas yang lebih besar selangkah demi selangkah. Ini akan membuat pekerjaan tampak tidak terlalu menakutkan dan mudah memulainya.
- Buat deadline untuk diri Anda sendiri, sehingga apapun gangguan kerja yang ada, Anda sadar kapan harus menyelesaikan tugas-tugas penting.
- Tentukan tanggal akhir untuk setiap tugas dan subtugas. Ini akan membantu Anda tetap pada rencana dan menghindari penundaan.
- Jika Anda memiliki tugas yang berhubungan dengan rekan kerja, tandai dan mention mereka di Tasks agar mereka tahu kapan harus menyelesaikannya.
2. Hindari rapat yang mengganggu dengan Zoho Calendar
Ini adalah kalender online canggih yang dapat membantu Anda mengelola rapat secara efektif. Anda dapat mengatur waktu rapat sesuai jadwal Anda. Jika Anda telah menggunakan kalender online lainnya, seperti Google Calendar, Anda pun dapat mengintegrasikannya dengan Zoho Calendar.
3. Gunakan Zoho Mail berkirim email bisnis dan merapikan kotak masuk
Selain sebagai platform email bisnis yang super aman, Zoho Mail hadir dengan fitur untuk mengelola email secara efektif, terutama ketika Anda menerima banyak email.
Beberapa fitur penting di Zoho Mail yang dapat membuat Anda bekerja dengan lebih tenang:
- Tunda email
Saat kita tenggelam dalam email, akan ada beberapa email penting yang tidak dapat Anda balas segera tetapi perlu dibalas nanti. Anda dapat menggunakan fitur Snooze di Zoho Mail untuk menyimpan email tersebut di folder terpisah dan mengambilnya tepat saat Anda membutuhkannya.
Anda juga dapat menunda email dengan menggunakan pengaturan Filter masuk. Waktu Anda menyetel kondisi untuk ditunda saat mengonfigurasi filter masuk, email yang memenuhi ketentuan akan ditunda selama waktu yang telah ditentukan.
- Flag email
Anda dapat menandai email untuk mengelola dan mengaturnya agar lebih mudah diidentifikasi di lain waktu. Zoho Mail menyediakan tiga jenis tanda yang dapat Anda gunakan, Important (merah), Information (biru), dan Follow up (hijau).
- Tag email
Fitur penandaan email dan asosiasi warna Zoho Mail memudahkan identifikasi email yang termasuk dalam beberapa kategori. Fitur ini berguna ketika Anda perlu melihat email yang diberi label dengan tag tertentu tetapi terletak di folder berbeda.
- Gunakan filter untuk mengorganisir email
Zoho Mail dilengkapi dengan filter email cerdas untuk mengatur kotak masuk dan menjaga email Anda tetap terkelola dengan baik. Tersedia beberapa filter yang dapat pengguna gunakan.
Filter dari pengirim tertentu untuk mengatur email dari pengirim yang berbeda, filter lebih lama dari jumlah hari tertentu untuk mengarsipkan email yang tidak lagi Anda perlukan, dan filter email berlampiran untuk mengatur email yang berisi dokumen atau file penting.
4. DND yang menyelamatkan Anda
Hindari banjir pesan dan panggilan saat Anda sedang sibuk bekerja dan tidak ingin diganggu. Setel status Anda ke "Do not Disturb" di Zoho Workplace agar Anda tidak menerima notifikasi apa pun saat merampungkan tugas.
Anda juga dapat mengatur pesan khusus seperti, "Tidak akan tersedia selama 3 jam ke depan," untuk memberi tahu kolega Anda bahwa Anda akan kembali dalam waktu yang telah Anda tentukan.
Kesimpulan
Gangguan di dunia kerja terjadi setiap hari dan dapat menghambat produktivitas kerja atau bahkan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Akan selalu ada obrolan yang harus ditanggapi, email yang harus dicek, pesan yang harus dibalas, dan rapat yang harus dihadiri.
Namun Anda dapat memilih apakah Anda dapat diganggu atau tidak. Tentukan batasan dan manfaatkan fitur di Zoho Workplace untuk mengurangi gangguan kerja.
Comments