Bisnis logistik tentunya harus mengoptimalkan tugas pergudangan dan distribusi. Tugas-tugas ini termasuk manajemen lapangan, penjadwalan, manajemen pesanan, manajemen inventaris, dan banyak lagi.
Penggunaan teknik manual dalam sistem pergudangan ternyata hanya akan memperumit tugas dan bisa menjadi pekerjaan yang membosankan karena memakan waktu berjam-jam serta tidak lepas dari risiko kesalahan.
Warehouse Management System (WMS) mungkin menjadi solusi yang Anda butuhkan untuk mengatasi masalah ini. Sistem WMS akan mengatur dan mengotomatiskan proses gudang, mulai dari penerimaan hingga pengiriman.
Namun, tantangan berikutnya yang akan Anda hadapi adalah memilih sistem WMS yang sesuai dengan perusahaan. Inilah pentingnya untuk mengetahui apa yang dibutuhkan perusahaan Anda dan apa yang ditawarkan oleh Warehouse Management System yang berada di pasaran.
Apa itu Warehouse Management System (WMS)?
Warehouse Management System adalah software yang membantu bisnis mengatur operasi warehouse harian. Software ini mencakup tools, kebijakan, dan prosedur perusahaan yang menyediakan operasi warehouseyang optimal.
WMS akan mengelola semua inventaris Anda, termasuk bahan baku dan barang jadi, sehingga perusahaan Anda dapat dengan mudah memantau inventaris beserta lokasinya, baik langsung dari dalam gudang maupun dari tempat lain.
Sistem WMS akan memastikan jumlah staf yang memadai, manajemen pesanan yang lebih baik, dan banyak lagi. Hal ini akan membantu bisnis menghemat biaya, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan jumlah pesanan secara efisien.
Semua proses operasional ini diintegrasikan dalam satu platform sehingga dapat diakses melalui seluler, tablet, dan desktop ke sistem terpusat.
Tentunya ini akan sangat membantu karyawan untuk mengelola tugas-tugas gudang dari mana saja, sehingga meningkatkan rantai pasokan secara keseluruhan.
Apa saja manfaat dari Warehouse Management System (WMS)?
Bisnis yang sedang berkembang harus mempertimbangkan menggunakan Warehouse Management System(WMS). Mari kita bahas beberapa manfaat sistem WMS berikut sebagai investasi yang layak untuk bisnis Anda.
a. Produktivitas meningkat
Warehouse Management System ternyata dapat meningkatkan efisiensi operasi gudang dan logistik dengan memindahkan barang secara cepat dan mudah di gudang Anda.
Hal ini memastikan akses yang mudah ke lokasi produk, alokasi ruang yang maksimal, pengaturan alur kerja yang lebih baik untuk menghindari hambatan, dan mengurangi lalu lintas pergudangan.
Semua ini menjamin pesanan terpenuhi secara akurat dan tepat waktu, sehingga meningkatkan kepercayaan dan kepuasan konsumen.
Dengan menggunakan sistem WMS, efisiensi catatan aktivitas bisa meningkat secara akurat. Staf gudang juga akan sangat terbantu dengan adanya WMS untuk memilih, mengemas, dan mengirim barang dagangan.
b. Manajemen invoice dan catatan inventaris yang akurat
Sistem WMS yang dirancang dengan baik dapat mengintegrasikan semua fungsi pergudangan mulai dari pembuatan invoice, pemuatan barang, dan jadwal pengantaran.
Tidak hanya itu, Warehouse Management System yang andal juga mendukung manajemen inventaris, pemenuhan pesanan, dan kontrol operasi warehouse yang efisien. Anda juga bisa meningkatkan pelacakan dan visibilitas pemenuhan pesanan dengan menggunakan WMS.
Visibilitas ini akan meningkatkan pelayanan pelanggan dengan memberikan akses ke operator warehouseuntuk memberikan data real-timedan akurat kepada pelanggan.
WMS juga menawarkan tools manajemen invoiceyang terintegrasi atau pihak ketiga untuk memudahkan Anda melacak transaksi supplierdan melakukan pembayaran berdasarkan kinerja.
Anda juga tidak perlu khawatir dengan sistem pembayaran, sistem WMS dapat terhubung ke ecommerce dan melakukan pembayaran secara online.
c. Biaya warehouse yang lebih rendah
Salah satu manfaat yang signifikan dari Warehouse Management System adalah mengurangi biaya. Sistem WMS menawarkan teknologi perlindungan inventaris yang mencegah produk hilang atau dicuri.
Anda juga bisa mengawasi barang atau produk yang keluar-masuk warehouse sehingga akan mengurangi pemborosan, pencurian, dan biaya.
WMS juga membuat Anda menghemat energi. Bagaimana caranya? Tools ini secara otomatis akan menyalakan dan mematikan lampu sesuai kebutuhan. Ini menjadi salah satu cara untuk menghemat biaya, bukan?
d. Peningkatan keamanan
Bisnis warehouse yang sehat tentunya membutuhkan WMS yang dapat diandalkan, efisien, dan aman.
Sistem WMS akan akan berperan penting ketika terjadi gangguan pada rantai pasok, karena akan melindungi data perusahaan, mencegah penurunan produktivitas karyawan, kerusakan reputasi, dan kemungkinan kehilangan pelanggan.
Sistem manajemen gudang berbasis cloud melindungi rantai pasokan Anda dengan menyediakan fitur pencadangan dan keamanan, memastikan aktivitas perusahaan Anda tetap berjalan meskipun terjadi serangan siber, kegagalan sistem, atau bencana lainnya.
e. Mengurangi inventaris yang “hilang”
Ketika ada produk yang kedaluwarsa, sebenarnya Anda bertanggung jawab atas biaya-biaya berikut:
- Biaya tenaga kerja untuk membongkar, menyimpan, dan mengirim barang dagangan ke gudang.
- Tagihan listrik untuk menjaga produk tetap dingin atau suhu tertentu.
- Biaya pembuangan jika barang tidak laku dan kedaluwarsa.
Inventaris yang hilang menjadi mahal karena biaya-biaya tersembunyi ini. Bahkan dengan penghitungan inventaris manual yang sering dilakukan, melacak inventaris yang mudah rusak merupakan hal yang menantang.
Warehouse Management System dapat membantu mengurangi pemborosan dengan memberlakukan aturan masuk pertama, keluar pertama yang memastikan barang yang mudah rusak dikeluarkan terlebih dahulu.
Sistem ini dapat memantau inventaris dan pembelian secara real-time, membantu menemukan barang apa pun di gudang pada tahap apa pun dalam proses pemesanan.
Ini lebih cocok untuk penjual produk yang mudah rusak karena pembaruan real-time, peningkatan analisis, dan KPI yang komprehensif.
Baca juga:
Berbagai jenis Warehouse Management System
Dengan kebutuhan bisnis yang berbeda-beda, memilih sistem manajemen gudang yang sesuai dengan kebutuhan mereka menjadi sangat penting.
Di antara berbagai jenis WMS, yang paling umum yaitu:
a. Sistem mandiri
Warehouse yang lebih kecil atau mereka yang tidak ingin menambah sistem baru ke operasi rantai pasokan mereka, lebih baik menggunakan sistem mandiri yang sederhana.
Misalnya, bisnis ecommerce baru yang masih mengembangkan rantai pasokan dan proses logistik mereka akan lebih cocok untuk menggunakan sistem mandiri ini.
Sistem WMS mandiri mampu mengelola warehouse, melacak stok, dan terbukti menghemat biaya.
Sayangnya, perusahaan tidak bisa mencapai banyak hal dengan sistem ini karena membutuhkan softwaretambahan dan tools untuk mengoperasikan warehouse-nya.
b. Enterprise Resource Planning (ERP)
Software Enterprise Resource Planning atau ERP menjadi yang paling cocok untuk mengembangkan bisnis, karena dapat mengotomatiskan tugas, meningkatkan efisiensi, dan tidak membutuhkan banyak pekerja.
Sistem ini memiliki banyak fitur unggulan, termasuk pelaporan yang akurat, berbagai lokasi dan mata uang, integrasi email, ukuran file yang tidak terbatas, dan volume transaksi yang tinggi.
ERP biasanya berkembang seiring bisnis yang juga berkembang, seperti interaksi dua arah dengan website ecommerce, pengambilan barang secara mobile, scan barcode, mengawasi biaya, dan CRM.
Sayangnya, manfaat dari ERP terkadang tidak dapat bertahan lama setelah implementasinya karena biayanya yang mahal. Kelemahan lainnya adalah efektivitas instalasi ERP yang bergantung pada pelatihan karyawan untuk menggunakan sistem yang tepat.
Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk menggunakan ERP, perusahaan harus bisa memberdayakan karyawannya. Bisa saja proses ini akan melibatkan kepala keuangan, operasi, IT, sales, marketing, hingga HR.
Jika perusahaan sebelumnya menggunakan teknik manual, mungkin perlu menyewa spesialis integrasi untuk membantu pemindahan data.
c. Supply Chain Modules (SCM)
Manajemen rantai pasok adalah sistem yang mengirimkan produk tepat pada waktu, lokasi, dan biaya yang sesuai. Manajemen rantai pasok mengelola pergerakan barang dan jasa, termasuk bahan mentah, persediaan barang dalam proses, dan produk jadi.
Tidak seperti sistem khusus warehouse, Supply Chain Modules(SCM) mengontrol seluruh rantai pasok.
Software manajemen rantai pasok dapat membantu berbagai tugas, seperti menilai risiko dan menjalankan proses bisnis seperti mengelola kontak pelanggan, pemasok, transportasi, penanganan material, dan mengatur inventaris.
Sistem ini juga mengotomatiskan siklus produk, pembelian bahan baku, dan manajemen stok. Anda dapat menempatkan berbagai tools untuk mengelola armada, inventaris, dan gudang pada satu platform SCM.
Supply Chain Modules (SCM) biasanya lebih disukai oleh perusahaan besar dan penyedia logistik pihak ketiga.
d. Sistem berbasis cloud
Sistem WMS berbasis cloud adalah sistem manajemen gudangberbasis SaaS. Dengan antarmuka berbasis web 100%, sistem ini dapat dilihat dari perangkat apa pun yang memiliki koneksi internet sehingga bisa diakses di mana saja.
Perusahaan juga tidak memerlukan hardware di lokasi karena sistem ini menggunakan server eksternal yang digunakan untuk menjalankan dan menyimpan data program.
Pemilik bisnis hanya perlu membayar lisensi bulanan tanpa mengeluarkan biaya lagi untuk memasang dan memelihara peralatan atau server.
Ada banyak manfaat yang Anda dapatkan jika memilih sistem WMS ini, seperti integrasi yang cepat dan kemudahan penggunaan. Sistem ini jauh lebih mudah untuk instalasi dan pemeliharaannya karena menggunakan server dan sistem di luar perusahaan.
Keuntungan yang paling signifikan adalah dapat membantu menyatukan semua bagian bisnis dalam satu platform, menyerderhanakan, dan memudahkan pekerjaan bagi pengguna.
Kesimpulan
Ecommerce, logistik terintegrasi, dan pengiriman cepat ternyata dapat mengubah ekosistem bisnis, sehingga penggunaan Warehouse Management System menjadi lebih penting. Adaptasi pendekatan penerapan sistem WMS juga penting bagi bisnis agar tetap kompetitif di pasar.
Dengan menggunakan Warehouse Management System, akan meningkatkan potensi dan daya saing perusahaan dengan meningkatkan produktivitas, mengoptimalkan ruang, mengurangi biaya, mendukung teknologi baru, dan meningkatkan layanan pelanggan.
Oleh karena itu, jika Anda mengoperasikan bisnis logistik, rantai pasokan, atau bisnis berbasis produk yang besar dan rumit, gunakan WMS untuk mengoptimalkan dan meningkatkan kinerja Anda.
Comments