Sudah tidak zaman lagi perusahaan hanya mengandalkan kertas dan spreadsheet untuk presensi. Terlebih saat ini sudah banyak perusahaan yang mengikuti gaya kerja jarak jauh dan hybrid, sehingga proses HR manual tidak dapat dipertahankan.
Apabila perusahaan Anda masih menggunakan sistem presensi kerja manual dengan kertas ceklok dan spreadsheet, mungkin ini saatnya Anda beralih ke Zoho People yang memiliki sistem manajemen kehadiran berbasis cloud.
Jika Anda masih belum mengenal sistem pelacakan kehadiran berbasis cloud, inilah saatnya Anda mengenal lebih jauh mengenai sistem ini. Berikut ini adalah lima keuntungan melacak kehadiran secara online:
a. Memastikan data yang akurat
Salah satu keuntungan yang bisa Anda dapatkan apabila menggunakan sistem presensi Zoho People, yaitu data yang didapatkan akan akurat karena prosesnya dilakukan secara otomatis.
Karyawan Anda hanya perlu membuka web atau aplikasi seluler mereka, melakukan check-in ketika mereka memulai hari dan check-out ketika mereka mengakhiri hari. Semua data akan tersimpan secara otomatis di dalam sistem.
Karena prosesnya tidak melibatkan intervensi manual, data akan tetap bebas dari kesalahan. Beberapa absensi online juga membantu Anda mengatur batasan geografis dan IP.
Artinya, Anda dapat mengaturnya agar para keryawan hanya dapat mengisi presensi ketika mereka berada dalam area geografis yang telah ditentukan dan hanya menggunakan alamat IP yang tepat.
b. Mudah diintegrasikan dengan sistem lain
Manajemen presensi kerja saling berhubungan dengan beberapa fungsi lainnya. Dengan melakukan proses absensi online, Anda dapat mengintegrasikannya dengan sistem lain.
Misalnya, jika Anda telah memiliki sistem biometrik, Anda dapat mengintegrasikannya dengan pelacak absensi online untuk memperoleh dan menyimpan data.
Demikian pula, karena data kehadiran sangat penting untuk proses penggajian, Anda dapat secara otomatis mendorong data kehadiran ke sistem manajemen penggajian dengan mengintegrasikannya.
Jika karyawan tidak melakukan presensi pada hari tertentu, maka dapat dikonversi menjadi ketidakhadiran dan didorong ke pelacak cuti online secara otomatis.
Baca juga:
Buat Jobdesc yang Efektif dengan Smart Assist dari Zoho Recruit
Mobile Recruitment, Proses Rekrutmen dengan Pendekatan yang Lebih Cerdas
c. Menghemat banyak waktu
Apabila Anda memiliki lebih dari 10 karyawan di perusahaan, tentunya melacak kehadiran secara manual dapat berdampak pada produktivitas tim HR.
Terutama jika data presensi di perusahaan Anda masih menggunakan kertas dan memasukkannya secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama dan proses yang panjang.
Dengan beralih ke alat absensi online seperti Zoho People, Anda bisa menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh proses kehadiran tanpa perlu banyak kertas.
Alat absensi kehadiran online akan memusatkan semua data kehadiran di satu tempat dan hanya orang-orang tertentu yang hanya bisa mengakses data ini dari mana saja.
Anda dan karyawan tidak perlu menulis email jika gagal menandai kehadiran atau salah menandai. Mereka dapat dengan mudah mengajukan permintaan regularisasi kehadiran, dan memperbarui entri setelah disetujui.
d. Meningkatkan produktivitas karyawan
Dengan absensi kehadiran online, manajer dapat mengetahui dengan jelas siapa saja dari tim mereka yang masuk dan siapa saja yang tidak masuk dalam sekejap. Hal ini tentunya akan memengaruhi produktivitas karyawan.
Karyawan Anda nantinya akan berpikir untuk mengalokasikan pekerjaan dengan lebih baik. Sistem ini juga dilengkapi dengan berbagai laporan intuitif yang membantu Anda memahami pola kehadiran di organisasi Anda.
Dengan cara ini, Anda dapat mengidentifikasi masalah seperti rekan yang membolos, serta ketidakhadiran yang tidak terjadwal dan absen, sebelum masalah tersebut berpengaruh ke perusahaan.
Ketika Anda memiliki proses yang tepat untuk melacak kehadiran, karyawan akan menjadi lebih bertanggung jawab dan produktif.
e. Memberikan tingkat keamanan tertinggi
Data kehadiran adalah salah satu aspek kunci yang diperlukan untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan, adapun pelacak kehadiran berbasis cloud menawarkan tingkat keamanan tertinggi.
Anda dapat menggunakan fitur seperti autentikasi dua faktor dan perlindungan kata sandi untuk memastikan bahwa hanya karyawan Anda yang memiliki akses ke sistem.
Anda juga dapat menentukan izin berdasarkan peran sehingga hanya orang tertentu yang memiliki akses ke data kehadiran.
Selain itu, Anda dapat mengakses data kehadiran setiap saat, asalkan Anda memiliki perangkat yang terhubung dengan internet.
Melacak presensi secara online
Manajemen presensi kerja adalah proses yang dilakukan sehari-hari, dengan memiliki pelacak kehadiran berbasis cloud benar-benar dapat membuatnya menjadi mudah.
Kami harap artikel blog ini memberikan gambaran yang jelas tentang berbagai keuntungan melacak kehadiran secara online.
Zoho People, HRMS berbasis cloud kami, hadir dengan pelacak kehadiran yang komprehensif yang membantu melacak jam kerja karyawan, mendapatkan kejelasan tren kehadiran, menawarkan masukan untuk penggajian, dan banyak lagi.
Pelajari lebih lanjut tentang pelacak kehadiran online Zoho People.
Comments