Halo HR enthusiast!
Di blog kali ini, kami akan membahas tentang HRIS (Human Resource Information System) yang ternyata bisa menyederhanakan alur kerja dan meringankan beban tim HR di perusahaan.
Mulai dari pengertian HRIS, hingga bagaimana cara organisasi memilih HRIS akan kami bahas tuntas di blog ini. Simak lebih lanjut!
Apa itu HRIS?
HRIS (Human Resource Information System) mungkin sudah tidak asing lagi bagi para praktisi HR. HRIS adalah softwareterpusat yang digunakan oleh HR untuk menyimpan, melacak, dan mengelola data terkait sumber daya manusia di organisasi.
Dengan menggunakan software HRIS, Anda bisa melihat demografi karyawan, kuota cuti, jam kehadiran, rincian medis, tunjangan, kebijakan, dan banyak lagi. Segala sesuatu dapat dikelola dari satu platform, hingga menghemat banyak waktu.
Salah satu manfaat aplikasi ini bagi para HR yaitu kemampuannya untuk menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan manajemen HR. Semua data penting bisa diakses dari lokai mana pun dan kapan pun sesuai dengan izin.
Inilah solusi komprehensif untuk manajemen sumber daya manusia secara menyeluruh.
Apa Pentingnya Menggunakan HRIS?
Berbeda dengan spreadsheet HR, HRIS (Human Resouce Information System) mengakhiri manajemen HR dengan cara manual dan mencegah kesalahan yang tidak perlu. Software HR juga akan menghemat waktu Anda dalam menemukan berbagai dokumen yang berkaitan dengan karyawan di perusahaan.
Kemudahan akses data dalam sistem HR akan memepercepat pembuatan laporan dalam hitungan menit saja. Laporan inilah yang akan memperlihatkan gambaran menyeluruh tentang organisasi Anda, sehingga pembuatan keputusan menjadi lebih bermakna.
HRIS juga selalu diperbarui dengan teknologi terkini yang akan membantu Anda dan karyawan tetap selangkah lebih maju dalam manajemen HR.
Baca juga:
ChatGPT untuk Customer Service: Memahami Kemampuan dan Kekurangannya
Panduan Memilih Warehouse Management System (WMS) Berbasis Cloud yang Sempurna
Tipe-tipe HRIS
Berdasarkan fungsinya, aplikasi HRIS secara umum terbagi menjadi empat tipe. Apa saja tipe-tipe HRIS? Mari kita telusuri lebih dalam di bagian ini.
a. Operational HRIS
Inilah aplikasi HR yang sebagian besar berkaitan dengan data karyawan internal. Operational HRIS menyediakan semua data yang diperlukan untuk membuat keputusan HR yang penting dan mendukung karyawan. Misalnya, data demografi karyawan dapat digunakan untuk meningkatkan keragaman dan inklusi dalam organisasi Anda.
b. Tactical HRIS
Berikutnya adalah Tactical HRIS yang sering menyediakan data untuk membantu Anda membuat keputusan berkaitan dengan alokasi sumber daya perekrutan, desain pekerjaan, analisis pekerjaan, pelatihan dan pengembangan, pengakuan karyawan, dan banyak lagi.
c. Strategic HRIS
Strategic HRIS akan membantu organisasi untuk berkembang dan tumbuh secara strategis dengan berkonsentrasi pada tujuan. Software jenis ini memberikan informasi yang jelas dan terperinci mengenai talenta dari sebuah organisasi, yang membantu dalam perencanaan tenaga kerja.
d. Comprehensive HRIS
Comprehensive HRIS adalah sistem HR yang terintegrasi lengkap, berisi segala sesuatu termasuk dokumen HR, dokumen terkait karyawan, detail rekrutmen, detail pendidikan, dan pengalaman karyawan.
Sistem ini merupakan tempat penyimpanan pusat yang berisi semua informasi penting untuk mengambil keputusan bagi tenaga kerja.
Manfaat Software HRIS Bagi Perusahaan
Penggunaan sistem HR yang baik ternyata memberikan banyak sekali manfaat bagi organisasi. Berikut ini adalah beberapa cara HRIS dapat membantu organisasi Anda:
a. Meningkatkan efisiensi
Manfaat pertama yang mungkin dirasakan adalah efisiensi yang meningkat. Dengan menggunakan HRIS terbaik, proses rutin HR akan dilakukan dengan otomatisasi dan HR akan fokus pada masalah yang lebih mendesak seperti pengakuan karyawan, pergantian karyawan, keragaman, inklusi, dan banyak lagi.
b. Meningkatkan pengalaman karyawan
Degan menggunakan aplikasi HR yang lengkap, tim dapat menyelesaikan semua tugas HR dari perangkat seluler, sehingga tidak perlu menggunakan sistem dan perangkat yang berbeda. Secara keseluruhan, sistem ini memudahkan setiap langkah dalam perjalanan karyawan.
c. Mengurangi penggunaan kertas
Mengelola rekrutmen, orientasi, kinerja, kehadiran, dan cuti secara manual ternyata membutuhkan banyak kertas. Dengan menggunakan HRIS, proses HR akan dilakukan secara online.
Dengan proses yang menjadi online ini, kehadiran software HRIS mengurangi inefisiensi yang disebabkan oleh proses HR manual dan mencegah duplikasi pekerjaan. Hal ini memangkas pekerjaan administrasi dan biaya.
d. Menjamin kepatuhan
Dengan aplikasi human resourceyang lengkap, Anda tidak perlu khawatir tentang masalah kepatuhan terhadap regulasi dan standar yang berlaku di industri. Vendor HRIS terus memperbarui sistem mereka untuk membantu pengguna mematuhi aturan dan undang-undang yang berlaku.
Sentralisasi data dan kesalahan yang berkurang menunjukkan bahwa organisasi Anda siap mematuhi peraturan. Misalnya, vendor HRIS membantu organisasi untuk menjadi patuh terhadap GDPR.
Inilah Perbedaan HRIS dan HRMS
Istilah HRMS (Human Resource Management System) dan HRIS (Human Resource Information System) sering digunakan secara bergantian untuk mengartikan hal yang sama.
Namun, ada satu perbedaan mendasar antara HRIS dan HRMS yang perlu kita pahami. HRIS adalah database karyawan yang berisi rincian mengenai tunjangan, kehadiran, dan cuti.
Sedangkan, HRMS juga mencakup fungsi-fungsi HRIS tapi juga mendalami manajemen talenta. Saat ini, sebagian besar HR software disesuaikan dengan kebutuhan klien, terlepas dari sebutan HRIS atau HRMS.
Kapan Perusahaan Perlu HRIS?
Setelah memahami tentang aplikasi HR, muncullah pertanyaan: kapan sebuah perusahaan membutuhkannya? Inilah saatnya Anda memahami kondisi perusahaan ketika mulai membutuhkan HRIS.
a. Peningkatan jumlah karyawan
Jika karyawan di organisasi kurang dari 50 orang, mungkin masih cukup mudah bagi HR untuk mengelola operasionalnya secara manual. Masalah akan timbul ketika talenta mulai bertambah dan operasionalnya akan semakin rumit dan berisiko kesalahan.
Nah, kesalahan-kesalahan ini yang akan menyebabkan masalah kepatuhan dan ketidakpuasan karyawan.
Inilah saatnya HRIS bersinar, Anda bisa menyimpan data yang berkaitan dengan berbagai fungsi HR dengan cara terorganisir dengan mudah dan efektif. Mengumpulkan data karyawan Anda dan memasukkannya ke dalam HRIS menjadi lebih mudah.
b. Menggunakan banyak sistem berbeda
Menggunakan banyak sistem berbeda untuk mengelola fungsi HR, seperti untuk perekrutan, kehadiran, penggajian, dan lainnya ternyata dapat menurunkan produktivitas organisasi.
Karyawan Anda tidak akan senang jika harus masuk ke sistem yang berbeda untuk menyelesaikan proses HR mereka.
Namun, dengan software HR yang terintegrasi, Anda dan karyawan dapat menyelesaikan semua tugas HR dari satu platform, sehingga tidak perlu mengingat banyak kata sandi. Semua data yang berada di satu sistem, Anda bisa mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang sifat dan perilaku karyawan.
c. Karyawan yang belum berpengalaman
Sistem HRIS dapat berguna ketika Anda mencoba untuk meningkatkan pengalaman karyawan di organisasi Anda. Mulai banyak HR yang mengutaman pengalaman karyawan dalam 2-3 tahun ke depan.
Dengan memiliki sistem HR otomatis, tentunya akan berbicara banyak tentang budaya perusahaan yang akan menjadi aspek penting dari pengalaman karyawan.
Hal ini akan menghasilkan hubungan karyawan dan perusahaan yang lebih baik dengan membuka komunikasi antara HR dan karyawan. HRIS akan memfasilitasi transparansi, akuntabilitas, komunikasi, dan kolaborasi yang merupakan pendorong terpenting dari pengalaman karyawan.
Comments