Jika Anda menjadi bagian dari tim HR dan merupakan seorang HR profesional, pastinya akan familiar dengan menjawab berbagai pertanyaan karyawan, merekrut kandidat, memproses penggajian, mendokumentasikan data karyawan, dan mengurus tugas HR lainnya setiap hari.
Pekerjaan yang terlihat mudah, tetapi ternyata membutuhkan banyak perencanaan dan otomatisasi yang cermat. Jika tidak, memenuhi tanggung jawab ini dan membangun hubungan yang kuat antara karyawan dan perusahaan bisa menjadi sangat rumit.
Itulah alasan pentingnya untuk mengadopsi teknologi yang intuitif seperti human resources information system (HRIS). Berikut ini adalah cara software HRIS dapat membantu Anda untuk mengatasi tantangan umum terkait SDM dan meningkatkan produktivitasnya.
1. Mengotomatiskan tugas rutin HR
Setiap harinya, tim HR akan disibukkan dengan manajemen presensi, cuti, penggajian, dan absensi. Bayangkan jika semua kesibukan ini dilakukan secara manual, tentunya tidak akan efektif dan banyak pekerjaan yang akan menumpuk.
HRIS adalah solusi untuk melancarkan hari-hari tim HR dalam mengelola pekerjaannya. Dengan menggunakan software HR yang tangguh, karyawan tidak perlu mengisi kehadiran secara manual atau menggunakan spreadsheet, cukup dengan aplikasi seluler atau web HRIS semua karyawan bisa mengisi kehadiran.
Jika karyawan lupa mengisi kehadirannya, mereka akan menerima peringatan otomatis. Sistem juga akan mencatat ketidakhadiran secara otomatis, apabila karyawan tidak melakukan presensi.
Karena manajemen presensi karyawan, cuti, dan absensi saling terkait dengan manajemen penggajian, HRIS memungkinkan data mengalir di seluruh proses ini tanpa campur tangan manusia. Perhitungan penggajian dapat dilakukan secara otomatis tanpa kesalahan karena semua input yang dibutuhkan sudah tersedia.
2. Mendukung self service
Mengelola aktivitas karyawan dapat menghabiskan banyak waktu, kecuali jika Anda memiliki tim HR yang sangat besar. HRIS hadir dengan solusi sempurna untuk menyelesaikan masalah ini lewat portal self service.
Dengan menggunakan portal self service, karyawan dapat menambahkan informasi mereka, mengisi kehadiran, mengoreksi entri kehadiran dengan persetujuan, mengajukan cuti, mengajukan pertanyaan, melacak jam kerja, melihat pengumuman penting, dan mengakses dokumen penting. Hal kecil ini sekilas memang terlihat kurang esensial, namun akan meringankan beban tim HR Anda.
3. Menyederhanakan persetujuan
HR memiliki banyak tugas penting seperti persetujuan untuk cuti, absen, permintaan perjalanan, dan penggantian biaya. Jika Anda masih mengirimkan email bolak-balik untuk menyelesaikan persetujuan, atau bahkan menggunakan kertas, maka cara ini sangat menghambat produktivitas.
Dengan software HR management, Anda dapat mengatur alur kerja hanya dalam beberapa langkah dan mengotomatiskan seluruh proses persetujuan.
Contohnya, jika Anda memproses permintaan cuti, Anda bisa mengatur berapa level persetujuan dan menentukan siapa saja yang harus menyetujui atau menolak permintaan cuti tersebut.
Cara ini memungkinkan permintaan cuti dari seorang karyawan dikirimkan langsung ke atasan mereka. Alur kerja dapat dikonfigurasikan untuk mengingatkan anggota tim jika ada permintaan yang belum direspons dan karyawan dapat melacak status permintaan mereka dari dalam aplikasi HR.
4. Memberikan insight 'kunci'
Menganalisis pekerjaan HR secara manual bisa sangat melelahkan. Untungnya, sebagian besar sistem HRIS secara otomatis menganalisis data Anda dan menghasilkan laporan yang praktis. Hal ini membantu Anda lebih memahami kondisi tim HR Anda.
Sebagai contoh, laporan kinerja dapat memberikan wawasan tentang peringkat dan feed back yang diterima karyawan, bersama rincian tentang tujuan, kompetensi, dan banyak lagi.
Demikian pula, laporan manajemen karyawan dapat memberikan informasi mengenai tren pergantian karyawan, jumlah karyawan, dan tren penambahan karyawan.
5. Mengelola data karyawan dengan lebih baik
Memastikan kepatuhan adalah salah satu tugas administratif terpenting yang menjadi tanggung jawab tim HR. Human resources information system (HRIS) dapat membuat proses pengelolaan data karyawan menjadi mudah.
Alih-alih memasukkan dan mengedit data yang sama di beberapa tempat, sistem akan melakukannya untuk Anda. Demikian pula, data akan disimpan di tempat yang tersentralisasi dan dapat diakses oleh siapa saja di organisasi dengan hak akses sesuai.
Untuk menghindari penyalahgunaan data, Anda harus menentukan siapa yang bisa mengakses data, siapa yang mengedit, dan siapa yang dapat menghapusnya. Meskipun organisasi Anda memiliki beberapa entitas, Anda dapat mengelola data karyawan di setiap entitas dari satu sistem.
HRIS untuk meningkatkan produktivitas tim SDM!
HRIS dapat menghilangkan kebosanan dari tugas rutin HR dan membantu organisasi serta karyawan dengan mengotomatiskan setiap langkah yang terlibat dalam proses tersebut.
Sistem ini mengakhiri pekerjaan manual, kesalahan, dan masalah kepatuhan sekaligus meningkatkan produktivitas di tempat kerja.
Zoho People, HRIS intuitif kami, membuat tugas rutin HR menjadi lebih efisien dan menyediakan cara yang terukur bagi tim HR untuk mengelola basis data tenaga kerja mereka. Pelajari lebih lanjut tentang Zoho People.
Comments