Kita pasti sudah tidak asing dengan pekerjaan jarak jauh atau remote job setelah pandemi COVID-19. Walaupun pandemi sudah berakhir, ada beberapa perusahaan yang masih menerapkan sistem ini.
Atau, walaupun sudah kembali bekerja di kantor, pandemi telah mengajarkan banyak bisnis untuk mengotomatiskan banyak proses kerja mereka.
Salah satu yang diotomatiskan adalah proses expense management dan laporan pengeluaran karyawan. Tak ayal jika penggunaan software keuangan makin populer di dunia bisnis, khususnya di Indonesia.
Dengan menggunakan software keuangan, karyawan tidak perlu membuat laporan pengeluaran secara manual karena semuanya akan terekam otomatis menggunakan software keuangan.
Blog terkait:
Paperless dengan expense management
Memang sudah menjadi hal yang biasa dalam pengelolaan pengeluaran, reimbursement, dan rekonsiliasi untuk membutuhkan bukti fisik invoice berupa lembaran kertas.
Namun, ketika karyawan punya tugas yang makin banyak dan dituntut untuk serba cepat, tentunya mereka tidak mungkin mengirimkan invoice dan laporan pengeluaran dengan menempel semua bukti pembayaran di selembar kertas dan mengirimkannya melalui faks atau memfotonya untuk dikirim lewat email secara teratur.
Sebenarnya metode ini bisa saja dilakukan, tetapi ternyata bisa membuat tim keuangan jenuh dan kerepotan. Belum lagi, adanya risiko karyawan yang secara tidak sengaja mencampurkan pengeluaran pribadi dengan bisnis yang bisa menimbulkan kecurangan.
Inilah alasan mengapa Anda perlu memiliki serangkaian kebijakan yang berbeda dan komunikasi yang transparan dengan seluruh tenaga kerja, agar semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang manajemen pengeluaran.
Sistem kerja masa kini membutuhkan solusi digital, termasuk untuk manajemen pengeluaran. Kalau dahulu kala solusi ini hanya bermanfaat untuk tim yang bekerja jarak jauh, namun saat ini aplikasi pencatat keuangan bisa membantu perusahaan yang mayoritas karyawannya bekerja dari kantor.
Dengan aplikasi pencatat keuangan dan pengeluaran seperti Zoho Expense, misalnya, perusahaan dapat mengotomatiskan seluruh proses pelaporan pengeluaran untuk seluruh karyawan, mulai dari pengajuan hingga persetujuan. Sebagai solusi online, Zoho Expense menjaga data tetap terpusat, terkini, dan akurat.
Bagaimana Zoho Expense Membantu?
Pada artikel ini, kita akan melihat berbagai cara Zoho Expense mengoptimalkan proses manajemen pengeluaran:
a. Mencatat dan mengajukan reimbursement dari mana saja
Sungguh tidak praktis mengharapkan tim keuangan Anda mengecek semua bukti pembayaran fisik atau mengelola beberapa spreadsheet dan secara bersamaan meminta setiap karyawan untuk mengirimkan laporan pengeluaran pada akhir bulan.
Dengan Zoho Expense, karyawan dapat mengirimkan laporan pengeluaran dari rumah, dari lokasi perjalanan kerja mereka, atau langsung dari kantor mereka.
Mereka dapat mengakses akun mereka dari desktop, laptop, ponsel, atau tablet. Sehingga mereka dapat membuat salinan digital dari tanda terima dan mengirimkannya langsung dari Zoho Expense.
Berikut adalah beberapa cara untuk mencatat pengeluaran
- Zoho Expense dilengkapi fitur pemindaian otomatis sehingga karyawan dapat memindai bukti pembayaranmelalui aplikasi seluler atau dapat meneruskan invoice elektronikke Zoho Expense. Semua data utama seperti jumlah biaya, tanggal, dan nama toko akan diekstrak dan dicatat sebagai klaim pengeluaran individu secara otomatis.
- Anda bisa menambahkan kartu kredit perusahaan ke Zoho Expense dan memetakannya ke masing-masing karyawan. Klaim biaya kemudian secara otomatis dibuat dari transaksi kartu yang sesuai.
- Untuk karyawan yang melakukan perjalanan dinas untuk bertemu klien atau tugas lainnya, jarak yang ditempuh dapat dilacak menggunakan GPS di aplikasi seluler Zoho Expense, dan reimbursebahan bakar dihitung secara otomatis.
b. Menyederhanakan kepatuhan terhadap kebijakan
Perusahaan yang tidak memiliki kebijakan terkait penggantian biaya dan laporan pengeluaran telah merusak tingkat kepatuhan secara keseluruhan karena karyawan mungkin tidak paham penuh tentang biaya yang dapat di-reimburse.
Kebijakan terkait reimbursement ini menjadi tanggung jawab dari manajer, kepala departemen, atau tim keuangan.
Dengan Zoho Expense, beberapa kebijakan terpisah dengan batas pengeluaran yang berbeda untuk tiap karyawan dapat dibuat dan diimplementasikan di tingkat mana pun, bahkan untuk pengguna individu.
Selain itu, Anda dapat mengunggah kebijakan pengeluaran perusahaan Anda untuk referensi yang mudah. Karyawan juga akan langsung diberitahu tentang pelanggaran ketika membuat klaim pengeluaran yang tidak sesuai.
Anda juga dapat memilih untuk menolak klaim dengan pelanggaran secara otomatis atau mengizinkan karyawan untuk mengajukannya dan meminta manajer untuk memeriksa setiap contoh.
c. Buat kebijakan penggantian biaya yang menyesuaikan dengan kebutuhan karyawan
Setelah intensitas pandemi berkurang, perusahaan akan mulai fokus kembali ke perjalanan perusahaan. Selama masa transisi ini, sebaiknya hindari menerapkan kebijakan perjalanan dinas yang terlalu ketat.
Ini menjadi perhatian bagi perusahaan untuk bisa membuat modifikasi cepat pada kebijakan Anda dalam situasi darurat. Tim travel management perusahaan juga bekerja untuk menjaga karyawan tetap aman dan sehat sambil tetap mengontrol pengeluaran.
Dengan Zoho Expense, Anda dapat membuat kebijakan baru secara instan atau mengubah kebijakan yang sudah ada untuk mengakomodasi aturan baru yang diberlakukan oleh situasi.
Anda dapat mengizinkan klaim reimbursement untuk item-item yang biasanya tidak disetujui sekaligus mendapatkan visibilitas real-time ke dalam biaya dan memungkinkan penggantian biaya dengan cepat.
d. Mencegah dan mendeteksi kecurangan
Sistem kerja jarak jauh dapat menyebabkan risiko kecurangan meningkat karena siapa pun dapat mengedit invoice untuk mengubah jumlah pengeluaran mereka.
Masalah ini kemungkinan besar dialami perusahaan yang menggunakan sistem tidak transparan dan konvensional di expense management mereka, sehingga hampir tidak mungkin mendeteksi kecurangan pengeluaran.
Dengan menggunakan Zoho Expense, laporan keuangan akan dianalisis secara otomatis untuk mengidentifikasi duplikasi, penipuan per diem, dan modifikasi yang mencurigakan.
Hal ini termasuk ketidakcocokan data antara klaim pengeluaran dan tanda terima, dan perubahan yang dilakukan pada klaim pengeluaran yang dibuat melalui aplikasi pemesanan kendaraan, pemesanan online, dan transaksi kartu kredit.
e. Menyetujui dan mengganti biaya lebih cepat
Memproses laporan pengeluaran secara manual akan membosankan dan sangat memakan waktu, baik bagi karyawan, manajer, maupun bagi tim keuangan.
Zoho Expense memecahkan masalah ini dengan mengotomatiskan seluruh proses persetujuan. Dengan aturan yang telah ditetapkan, pengeluaran dapat dikelompokkan ke dalam laporan pengeluaran dan diserahkan secara otomatis.
Semua pengeluaran yang sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda dapat disetujui secara otomatis sehingga manajer hanya perlu memeriksa pengeluaran yang mengandung kesalahan atau pelanggaran.
Ketika manajer mengidentifikasi kesalahan, mereka dapat mengkomunikasikan langkah-langkah yang diperlukan dalam laporan pengeluaran itu sendiri, sehingga membantu karyawan untuk memperbaiki masalah dengan cepat.
Baca juga:
f. Meningkatkan visibilitas pengeluaran
Mengelola pengeluaran bisnis yang dikeluarkan oleh karyawan secara manual dapat membatasi visibilitas ke dalam arus kas perusahaan dan menyulitkan untuk melihat pengeluaran secara real-time.
Jika Anda menggunakan laporan manual, informasi yang dikumpulkan seharusnya dianalisis secara real-time dan menghindari menunda-nunda atau menumpuk hingga berminggu-minggu.
Zoho Expense hadir dengan beragam laporan analitis, mulai dari pengeluaran untuk alat tulis kantor hingga pelanggaran kebijakan, penggantian biaya, dan banyak lagi.
Selain itu, dengan Zoho Expense, pengeluaran yang diajukan oleh karyawan jarak jauh dapat diberi tag yang berguna untuk memfilter laporan dan mendapatkan data yang spesifik untuk pengeluaran karyawan jarak jauh.
Kesimpulan
Ke depan, sistem manajemen pengeluaran konvensional tidak dapat melakukan transisi ini dan solusi manajemen pengeluaran yang baik dapat diakses di mana saja dan kapan saja.
Zoho Expense menyelesaikan semua tantangan ini. Rasakan langsung dengan uji coba gratis 14 hari yang lengkap dan tidak memerlukan kartu kredit. Coba Zoho Expense sekarang dan cari tahu bagaimana Zoho Expense dapat membantu bisnis Anda.
Comments