Reimbursement (penggantian biaya) adalah proses penting dan harus dilakukan dengan benar di setiap perusahaan. Sebelum memproses penggantian biaya, tim keuangan harus memeriksa tanda terima, memvalidasi klaim, dan menyetujui laporan keuangan.
Seharusnya, proses reimbursement dapat menjadi sederhana, tetapi karena ketidakefisienan, proses ini menjadi panjang dan menyulitkan. Hal ini bisa menyebabkan proses reimbursement tertunda dan mengurangi kepercayaan karyawan.
Inilah saatnya Anda mulai mencari alternatif yang lebih mudah untuk mengelola proses reimbursement. Berikut ini adalah beberapa metode untuk menyederhanakan reimbursement perusahaan.
Identifikasi biaya yang dapat di-reimburse
Sudah menjadi kewajiban bagi suatu perusahaan untuk mengganti biaya yang keluar dari kantong pribadi karyawan.
Namun, tidak semua biaya yang karyawan keluarkan akan diganti oleh perusahaan. Hanya biaya dengan tujuan bisnis jelas yang dapat diganti.
Perusahaan biasanya memiliki regulasi kategori biaya apa saja yang dapat diganti, sehingga akan mengurangi kemungkinan karyawan mengajukan permintaan penggantian biaya yang tidak relevan.
Blog terkait:
Berikut ini adalah beberapa kategori biaya yang dapat diganti:
1. Travel dan akomodasi
Biaya yang sering diklaim oleh karyawan adalah biaya perjalanan dan penginapan ketika melakukan perjalanan dinas.
Contohnya adalah transportasi dari dan ke bandara, tiket pesawat, biaya transportasi umum, penyewaan mobil, dan penginapan.
Apabila karyawan Anda sering melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, tentunya biaya travel dan akomodasi termasuk item-item prasyarat seperti biaya pemrosesan visa atau biaya vaksinasi.
2. Makanan dan hiburan
Semua makanan yang dikonsumsi oleh karyawan dalam perjalanan dinas juga termasuk ke biaya yang dapat diganti.
Misalnya karyawan Anda menjamu klien atau mitra dengan makan malam untuk membangun hubungan bisnis yang positif, maka biaya tersebut juga bisa diklaim untuk reimbursement karena untuk kepentingan bisnis.
3. Komunikasi dan perlengkapan kantor
Jika tim Anda selalu bepergian dan ingin mereka selalu siap untuk melaksanakan tugas, maka solusi terbaik adalah menanggung pulsa atau paket internet mereka.
Hal ini juga berlaku untuk tim sales, marketing, dan business developmentyang mungkin membutuhkan banyak perlengkapan kantor, program software, dan materi pelatihan. Semuanya masih termasuk biaya pengeluaran yang bisa di-reimburse oleh perusahaan.
4. Biaya medis
Selain perjalanan dinas, makan, dan perlengkapan kantor,, salah satu kategori yang tidak kalah penting adalah reimbursement dari biaya medis.
Tentunya kesehatan karyawan Anda adalah prioritas yang harus diperhatikan. Sebagian perusahaan memilih menggunakan jasa asuransi (termasuk BPJS) untuk menanggung biaya kesehatan karyawan, sedangkan sebagian lainnya memilih untuk menggunakan sistem reimbursement.
Membuat aturan reimbursement yang efektif
Buat karyawan mengetahui kebijakan reimbursement dan mematuhinya. Hal ini akan menghindari pengeluaran berlebihan dan klaim di luar kebijakan yang akan membantu tim keuangan untuk memperoses reimbursement dengan lebih cepat.
Anda bisa memulai dari kebijakan yang komprehensif. Adakan juga sesi diskusi yang melibatkan berbagai pemangku kepentingan dari tim HR, finance, tim hukum, dan pengadaan agar mempermudah penyusunan kebijakan.
Manfaatkanlah pengalaman dan perspektif mereka untuk memastikan prioritas dan tujuan yang Anda tetapkan untuk kebijakan tersebut sudah kuat sejak awal.
Inilah beberapa aturan reimbursement yang harus ada
Untuk memperkuat kebijakan reimbursement, Anda bisa memasukkan beberapa aturan ini:
- Kategori biaya pengeluaran yang dapat diganti
- Cara mencatat dan mengajukan biaya yang akan diganti
- Proses penyerahan tanda terima dan dokumentasi lain sebagai bukti
- Batas waktu penyerahan laporan
- Langkah-langkah untuk mendapatkan persetujuan penggantian biaya
Anda juga perlu menyoroti bahwa laporan pengeluaran harus diserahkan tepat waktu karena pengeluaran bisnis tertentu dapat dikurangi dari pajak jika dipertanggungjawabkan dalam jangka waktu yang sesuai.
Setelah membuat kebijakan tersebut, terapkanlah kepada karyawan Anda dan tinjau tingkat penerapannya secara berkala. Jangan lupa untuk membuat kebijakan pengeluaran mudah diakses.
Anda bisa mengirimkan kebijakan tersebut ke email karyawan, memasukkannya ke dalam sistem perusahaan, dan meletakkannya di intranet perusahaan supaya para karyawan mudah mengakses kebijakan tersebut.
Baca juga:
Tentukan metode reimbursement untuk pembayaran tepat waktu
Salah satu cara terbaik untuk mengatur pengeluaran bisnis adalah dengan menerbitkan kartu kredit perusahaan untuk karyawan yang dinilai lebih cepat dan efisien untuk melacak pengeluaran Anda.
Dengan menggunakan kartu kredit korporat Anda bisa menentukan batas pengeluaran yang mencegah karyawan menyalahgunakan hak istimewa kartu.
Jika Anda khawatir dengan biaya pembuatan kartu korporat untuk semua karyawan, cobalah menerbitkan kartu tersebut hanya untuk karyawan yang sering bepergian, atau cobalah setoran langsung.
Setoran langsung akan menghilangkan proses yang tidak perlu dengan mentransfer dana penggantian yang disetujui langsung ke rekening bank karyawan. Opsi ini memiliki dua manfaat utama:
- Memberikan visibilitas yang lebih baik ke dalam proses penggantian biaya untuk tim keuangan Anda, sehingga mengaudit pengeluaran karyawan menjadi lebih sederhana
- Memisahkan reimbursement dari gaji reguler dapat membantu menghemat biaya tambahan pajak penghasilan Anda dan karyawan Anda
Mengatur dan memantau proses persetujuan penggantian biaya
Setelah menentukan kategori biaya yang bisa di-reimburse dan membuat kebijakan, langkah berikutnya adalah bagaimana Anda mengatur semuanya.
Tim keuangan pasti menerima banyak laporan keuangan dalam sehari. Jika tidak terorganisir dengan benar, karyawan Anda akan menunggu lama untuk proses reimbursement.
Anda dapat mengatasi hambatan ini dengan mengoptimalkan alur kerja internal untuk mengelola laporan dan dokumen yang dilampirkan, meninjaunya sesuai tenggat waktu, dan memproses penggantian biaya segera setelah peninjauan selesai.
Tim keuangan harus bekerja dengan efisien untuk menyetujui atau menolak laporan keuangan dalam beberapa hari setelah pengajuannya agar uang yang sudah karyawan keluarkan dapat segera dibayar kembali.
Setelah semua siap, saatnya untuk melakukan audit. Audit sangat penting bagi perusahaan menengah maupun perusahaan besar di mana karyawan mengeluarkan biaya dalam jumlah besar.
Audit rutin dapat membantu menemukan celah dan klaim yang curang atau di luar kebijakan dari laporan keuangan.
Selain itu, jika tidak ada pelanggaran yang ditemukan, audit tetap membantu Anda menganalisis pengeluaran bisnis dan menyoroti area yang memerlukan perhatian, seperti peluang pemotongan biaya atau vendor yang perlu Anda nilai ulang.
Manfaatkan proses otomatis
Dengan digitalisasi, Anda memiliki solusi untuk menangani proses reimbursement di perusahaan Anda dan mengelola keuangan dengan lebih baik.
Saat ini, sudah banyak software manajemen keuangan yang akan mengotomatiskan dan mengoptimalkan alur kerja menyeluruh.
Software manajemen keuangan biasanya memiliki kemampuan untuk mencatat dan merekam pengeluaran melalui aplikasi seluler.
Dengan kemampuan ini, karyawan tidak perlu menyimpan bukti pembayaran dan menunggu hingga perjalanan dinas selesai untuk menyerahkannya secara manual.
Karyawan cukup memoto semua bukti bayar dan mengunggahnya ke aplikasi pencatat keuangan Zoho Expense
Anda juga bisa menentukan alur kerja di software manajemen keuangan sehingga laporan keuangan secara otomatis akan diteruskan ke pemberi persetujuan, divalidasi, dan diproses dalam hitungan menit.
Tim keuangan juga tidak perlu pusing karena laporan pengeluaran yang dikirimkan telah diaudit otomatis oleh software pencatat keuangan untuk menemukan pelanggaran kebijakan dan segera memberi tahu karyawan jika ada pelanggaran.
Selain itu, software ini juga menyediakan salinan digital dari dokumen-dokumen yang relevan bagi tim keuangan, serta pemberitahuan tentang persetujuan dan tenggat waktu untuk memastikan bahwa mereka tidak akan melewatkan laporan apa pun.
Fitur lainnya yang sangat bermanfaat adalah portal karyawan yang memudahkan kolaborasi antara tim keuangan dan karyawan.
Dengan fitur ini, tim keuangan Anda bisa langsung berkomunikasi dengan karyawan Anda mengenai transaksi tidak wajar atau perubahan yang harus dilakukan dalam laporan keuangan tanpa menggunakan email yang panjang.
Selain itu, karyawan Anda dapat menggunakan portal ini untuk memeriksa status laporan keuangan dan reimbursement mereka.
Tim keuangan juga akan mendapat manfaat dari kemampuan analitik yang mendalam dan peningkatan visibilitas real-time yang ditawarkan oleh perangkat lunak tersebut untuk mengelola biaya secara lebih efektif.
Kesimpulan
Proses reimbursement memiliki dampak yang sangat besar bagi karyawan Anda. Imbalan bagi karyawan yang mematuhi kebijakan adalah dengan proses reimburse yang cepat.
Kami telah membuat Zoho Expense untuk membantu mempercepat proses pengajuan, persetujuan, dan pembayaran laporan keuangan.
Karyawan Anda dapat mencatat klaim dan mencatat jarak tempuh melalui aplikasi seluler, menerima persetujuan, dan tim keuangan Anda dapat memproses penggantian biaya dalam beberapa klik.
Seluruh software ini dibuat untuk meminimalkan kesalahan, memotong pengeluaran yang berlebihan atau kelebihan pembayaran pada sumbernya, dan memberikan wawasan tentang pengeluaran untuk meningkatkan produktivitas, arus kas, dan kesehatan keuangan perusahaan Anda secara keseluruhan.
Comments