Apakah Anda sering merasa kurang produktif hingga sepanjang jam kerja? Misalnya Anda diberikan waktu satu minggu untuk menyusun sebuah proposal, mungkin terasa sulit untuk langsung mengerjakannya.
Namun, ternyata teman Anda bisa mengerjakan tugas yang sama dalam waktu satu jam saja. Mengapa bisa terjadi perbedaan besar dalam hal durasi pengerjaan?
Inilah contoh dari Hukum Parkinson (Parkinson's Law) yang bisa membuat banyak orang menyelesaikan tugasnya lebih lambat. Mari kita telusuri semua tentang Hukum Parkinson dan kiat-kiat untuk meningkatkan produktivitas menggunakan hukum tersebut.
Apa itu Hukum Parkinson?
Hukum Parkinson menyatakan bahwa pekerjaan bisa berkembang seiring dengan waktu yang diberikan untuk menyelesaikannya. Intinya, konsep ini menyoroti kecenderungan tugas-tugas yang membengkak dan menghabiskan waktu untuk menyelesaikannya.
Dengan mengenali Hukum Parkinson, Anda bisa menyusun rutinitas kerja, menetapkan deadlineyang pasti, dan menerapkan taktik manajemen waktu yang efetif sehingga produktivitas Anda terjaga.
Asal-usul Hukum Parkinson
Istilah Parkinson's Law pertama kali dibuat oleh Cyril Northcote Parkinson pada tahun 1955 melalui sebuah esai untuk The Economist. Kisahnya melibatkan seorang wanita yang memiliki tugas mengirim kartu pos.
Tugas sederhana yang bisa dilakukan tiga menit ini nyatanya memakan waktu hingga setengah hari karena ia menghabiskan waktu untuk mencari kartu pos yang tepat, memilih payung yang akan ia bawa saat berjalan ke kantor pos, dan lain-lain.
Kisah ini ternyata sesuai dengan hukum produktivitas yang menyatakan bahwa "pekerjaan akan bertambah banyak jika waktu yang diberikan untuk menyelesaikannya semakin lama."
Misalnya kita diberikan waktu seminggu untuk menulis sebuah laporan, secara ajaib laporan tersebut akan selesai dalam waktu seminggu penuh, walaupun sebenarnya bisa diselesaikan dalam waktu satu hari.
Mengapa tugas cenderung memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya?
Saat mengerjakan tugas, kita cenderung lebih terpaku pada waktu yang tersedia. Padahal, bisa saja kita menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut.
Hal ini membuat kita menjadi kurang produktif karena munculnya pekerjaan yang sebenarnya tidak dibutuhkan. Munculnya pekerjaan yang kurang produktif ini menyebabkan ketidakefisienan dan deadline yang terlewat.
Dalam cerita Parkinson, wanita tersebut terlalu banyak menghabiskan waktu untuk hal yang tidak diperlukan. Tugas yang sebenarnya sederhana jadi membengkak dan mengurangi produktivitas.
Belum lagi munculnya kecenderungan untuk menunda pekerjaan dan mulai mengerjakannya pada saat-saat akhir. Hal ini yang biasanya kerap terjadi dan memengaruhi produktivitas kita.
Namun di kebanyakan orang Indonesia sendiri, mungkin juga Anda dan saya, kerap merasa ide-ide kreatif justru banyak muncul menjelang deadline. ;)
Jadi mari kita simak lebih dalam bagaimana mindsetitu muncul.
Baca juga:
Membuat Email Profesional untuk Kebutuhan Bisnis dengan Mudah
Mobile Recruitment, Proses Rekrutmen dengan Pendekatan yang Lebih Cerdas
Contoh-contoh hukum Parkinson
Hukum Parkinson dapat ditemukan dalam kehidupan kita sehari-hari. Mari kita lihat tiga contohnya.
Membuat proposal
Katakanlah Anda diberi waktu seminggu menyiapkan proposal proyek untuk atasan. Meskipun Anda bisa langsung mengerjakannya, Anda cenderung akan menghabiskan beberapa hari pertama dengan menunda-nunda dan meyakinkan diri sendiri bahwa waktu yang dimiliki masih banyak.
Ketika deadline semakin dekat, Anda bergegas menyusun proposal, bekerja lembur dan mengorbankan akhir pekan untuk memenuhi deadline. Pekerjaan Anda kini bertambah untuk menyelesaikan pekerjaan di waktu yang telah ditetapkan.
Membuat desain
Ada seorang desainer grafis yang memiliki waktu dua minggu untuk menyelesaikan desain logo dari klien. Sebenarnya bisa saja desainer ini mengerjakan logo tersebut selama dua hingga tiga hari.
Merasa memiliki banyak waktu, desainer tersebut menghabiskan satu minggu pertamanya untuk melakukan riset, mencari inspirasi, dan melakukan sketsa asal-asalan tanpa urgensi untuk menyelesaikan.
Memasuki minggu kedua, desainer tersebut mulai merasa tertekan karena deadline yang semakin dekat. Ia akhirnya bekerja lebih intensif dan fokus untuk menyelesaikan desain tersebut.
Fokus yang penuh inilah yang sebenarnya menimbulkan ide kreatif.
Jam kerja yang sedikit membuat lebih produktif
Sebuah perusahaan mengumumkan bahwa mereka bekerja selama 4 hari seminggu dan 8 jam sehari selama musim kemarau.
Ternyata ini adalah bagian dari eksperimen mereka untuk membuat karyawannya menjadi lebih produktif. Perusahaan ini telah menerapkan strategi ini selama 14 tahun, jadi ini membuktikan bahwa strategi ini berhasil.
Jam kerja resmi yang lebih sedikit akan membuat karyawan tidak menyia-nyiakan waktu untuk hal-hal yang tidak penting. Ketika Anda memiliki lebih sedikit jam kerja, Anda biasanya menggunakannya dengan lebih bijak.
Tips untuk mengatasi hukum Parkinson
Setelah kita memahami bagaimana hukum Parkinson memengaruhi kita, selanjutnya kita perlu mengetahui bagaimana menghindari efek negatifnya. Hal ini akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan beristirahat atau beralih ke tugas-tugas lain.
1. Tetapkan deadline dan pencapaian yang jelas
Apabila Anda memiliki sebuah pekerjaan yang membayangi kepala Anda dan rasanya seperti terus berlanjut selamanya. Mungkin, cara ini bisa menjadi solusinya.
Mulailah untuk membagi pekerjaan besar menjadi bagian-bagian lebih kecil dan menetapkan deadline yang jelas. Tentunya ini akan memberikan dorongan kecil untuk menjadi lebih produktif dan manajemen waktu menjadi lebih efektif.
2. Gunakan "Teknik Pomodoro"
Dengan menggunakan Teknik Pomodoro, Anda bisa membagi tugas ke dalam interval yang pendek dan terfokus. Atur waktu selama 25 menit, kerjakan tugas dengan maksimal, lalu beristirahat dengan sejenak. Tahap ini bisa dilakukan berulang.
Teknik ini akan menjauhkan gangguan yang mengganggu dan memastikan tugas Anda tetap rapi dan baik. Selain itu, beristirahatlah dari pekerjaan Anda kapan pun diperlukan.
3. Prioritaskan tugas secara efektif
Kita pasti memiliki banyak hal dalam daftar tugas yang harus dilakukan. Namun, mustahil untuk melakukan semuanya sekaligus. Anda bisa membuat prioritas pada tugas-tugas Anda terlebih dahulu.
Fokuslah pada pekerjaan besar terlebih dahulu atau tugas-tugas yang benar-benar tidak bisa ditunda. Selesaikan tugas-tugas dengan prioritas tinggi terlebih dahulu agar tidak terjebak dalam aktivitas yang kurang penting.
4. Perfeksionis boleh, tetapi jangan berlebihan
Perfeksionisme ternyata bisa membunuh produktivitas secara diam-diam. Meskipun sangat bagus jika diterapkan, terkadang "cukup baik" saja sudah cukup.
Ketahuilah kapan harus berhenti dan menahan keinginan untuk meributkan setiap detail kecil. Tetapkan standar yang realistis untuk sukses dan buat target progres, bukan kesempurnaan.
5. Terapkan batasan waktu
Untuk mencegah tugas berlarut-larut tanpa batas waktu, Anda bisa membuat batasan waktu itu sendiri. Tetapkan batas waktu yang akan Anda habiskan untuk setiap tugas dan patuhi batas waktu tersebut.
Apabila Anda mengalokasikan slot waktu khusus untuk aktivitas yang berbeda sepanjang hari, tentunya produktivitas Anda akan meningkat.
6. Hindari melakukan sesuatu secara berlebihan
Anda harus mengenali diri Anda dengan baik, tidak mungkin seseorang mengerjakan banyak hal sekaligus. Jika diri Anda merasa tugas atau aktivitas sudah terlalu padat, mungkin ini saatnya untuk mengurangi komitmen yang tidak perlu.
Inilah saatnya Anda belajar seni untuk berkata tidak dan menjaga daftar tugas tetap terkendali, sehingga Anda bisa mencegah tugas-tugas meluas di luar cakupannya.
7. Tinjau tujuan secara teratur
Ketika prioritas bergeser atau keadaan tak terduga muncul, tetaplah gesit dan beradaptasi dengan masalah yang muncul. Ingatlah, terkadang rute terbaik untuk mencapai tujuan tidak selalu berupa garis lurus.
Tinjau tujuan Anda secara berkala, jika perlu ubahlah tujuan Anda untuk memastikan tetap relevan dan dapat dicapai.
8. Rayakan progres, bukan hanya kesempurnaan
Bagian ini mungkin banyak dilewatkan, padahal merayakan pencapaian di setiap proses perlu dilakukan. Meskipun pencapaian itu tidak sempurna, tetapi Anda layak merayakan setiap progres dari proses.
Berusahalah untuk melakukan perbaikan lebih kecil daripada terpaku pada hasil yang sempurna. Bagaimanapun juga, progres tetaplah progres.
Kesimpulan
Mengetahui tips-tips untuk mematahkan Hukum Parkinson sebenarnya bisa menguntungkan Anda. Dengan tips-tips ini, Anda sekarang siap untuk membebaskan diri dan menjadi seseorang yang lebih produktif lagi.
Ingat, ini bukan tentang mencapai kesempurnaan, ini tentang membuka potensi Anda yang sebenarnya dengan menetapkan batasan, merangkul sesi kerja yang terfokus, dan memprioritaskan kemajuan di atas perfeksionisme yang tidak perlu.
Comments