Todo lo que necesitas saber sobre el software de gestión de gastos

La mayoría de las startups y PyMES recurren a hojas de cálculo, formularios en papel y otros métodos manuales improvisados para sus informes de viáticos y otros gastos. Éste puede ser un buen sistema para empresas con pocos empleados o para empresas que aún no realizan muchas transacciones, pero a medida que una empresa crece en términos de personal, ubicaciones o clientes, tiene que hacer muchos cambios en sus procesos.

Cuando esto ocurre, seguir confiando en formas rudimentarias de informar y reembolsar viáticos genera más problemas de los que resuelve: hay costes ocultos y retos en la gestión de recibos, el llenado de formularios, la presentación de informes y la posterior verificación manual de dichos informes por parte del equipo financiero. Aun así, es imposible evitar la declaración de gastos y viáticos, ya que está obligado legalmente a reembolsar a sus empleados los gastos empresariales que hayan pagado de su propio bolsillo.

Un buen software de gestión de gastos y viáticos puede hacerle la vida más fácil a sus colaboradores, aprobadores y contables. Al utilizar un software para la declaración de gastos y viáticos, las empresas pueden automatizar las tareas, reducir los errores y los gastos fraudulentos y acelerar el proceso de reembolso. También es una herramienta imprescindible para hacer frente al abrupto empuje hacia el trabajo remoto, que ha obligado a muchas empresas a modificar fundamentalmente sus procesos de gestión de gastos. Antes de sumergirnos en los detalles del software de gestión de gastos en la nube, echemos un vistazo al concepto de gestión de gastos y por qué es importante.

¿Qué es la gestión de gastos y viáticos? 

El proceso de informar, presentar, aprobar, reembolsar y auditar los gastos empresariales en los que incurren los colaboradores de una organización, se denomina gestión de gastos y viáticos.

De vez en cuando, los empleados de cualquier organización incurren en gastos para mantener la empresa en funcionamiento, que van desde gastos de viaje y representación hasta material de oficina. Para recibir el reembolso de estos gastos, los empleados deben informar de ellos, incluyendo detalles y recibos, y obtener la aprobación de sus managers y equipos financieros. En pocas palabras, la gestión de gastos controla cómo pagan los empleados los gastos de la empresa y hace un seguimiento de sus viáticos.

¿Por qué es importante la gestión de gastos y viáticos? 

Con una gestión eficaz de los gastos, las empresas pueden cumplir las normas fiscales, controlar los costos, mantener registros financieros precisos y despreocupar a sus colaboradores (aumentando la productividad y crecimiento financiero general). 

Proceso general de gestión de gastos y viáticos

La gestión de gastos es un proceso que consta de varios pasos:

• Los colaboradores registran y envían las declaraciones de gastos.

• Verificación y validación de las declaraciones de gastos por parte de líderes de departamento.

• Aprobación o rechazo de las declaraciones de gastos.

• Auditoría de los informes de gastos por parte de los equipos financieros.

• Programar el pago y el reembolso a los empleados.

• Mantenimiento de registros de gastos y recibos para auditorías externas.

Inconvenientes de la gestión manual de gastos y viáticos

Con un proceso eficaz de gestión de gastos, las empresas pueden realizar fácilmente un seguimiento de los gastos de sus colaboradores, garantizar el cumplimiento de las políticas de gastos y tomar medidas correctivas rápidas en caso de infracción. Con los informes de gastos tradicionales, que dependen en gran medida de la introducción y validación manual de datos, el proceso requiere mucho más tiempo y trabajo.

Esto abre la puerta a informes erróneos (y detectar los errores, por no hablar de rectificarlos, es una tarea que consume muchos recursos), fraude, gastos duplicados, falta de información, revisiones inexactas y retrasos en las aprobaciones y los reembolsos. Al final, se crean graves problemas tanto para los colaboradores como para el equipo financiero de la empresa. Los empleados se quedan esperando el reembolso debido al prolongado proceso de aprobación mientras ya están acumulando nuevos gastos. En cuanto al equipo financiero, se enfrenta a la falta de visibilidad sobre el fraude en los gastos y viáticos de los empleados, ya que es imposible disponer de estos datos en tiempo real.

¿Qué es un programa de gestión de gastos y viáticos? 

El software de gestión de gastos y viáticos es un tipo de aplicación que simplifica el proceso de recepción y reembolso automatizando gran parte del mismo. Con este software, las empresas pueden gestionar las reservas de viajes, automatizar la presentación de informes de gastos, agilizar las aprobaciones, acelerar los reembolsos y realizar un seguimiento de las reclamaciones de gastos en tiempo real. Automatiza todos los aspectos de la gestión de G+V para eliminar los riesgos asociados a la gestión manual.

Proceso automatizado de gestión de G+V

Aunque el proceso varía según la organización y la aplicación de gestión de gastos y viáticos utilizada, éste es el flujo de trabajo básico:

• El empleado incurre en un gasto y lo paga de su bolsillo.

• Este gasto se registra inmediatamente en la aplicación de informe de gastos junto con una imagen del recibo cargada desde el dispositivo del empleado.

• El empleado envía la declaración de gastos o agrupa varios gastos en un informe y lo envía.

• Se notifica automáticamente el informe de gastos al aprobador, que lo revisa y lo aprueba o rechaza.

• Una vez aprobado, se envía automáticamente al equipo financiero.

• El equipo financiero valida el informe para comprobar su conformidad y autenticidad mediante el cotejo de recibos.

• Las solicitudes aprobadas se reembolsan inmediatamente o a final de mes a través de la aplicación.

¿Por qué deberían las empresas pasarse a un software de gestión de gastos basado en la nube? 

Estas son algunas de las ventajas de pasarse a un software de gestión de gastos:

 1. Gestión organizada de recibos 

Con el software de gestión de gastos, sus colaboradores pueden informar con precisión de los gastos a través de un dispositivo de su elección a medida que se producen. En lugar de recoger y enviar copias impresas de los recibos, basta con capturar una imagen de un recibo y cargarla. Un buen sistema de gestión de gastos utilizará tecnología OCR para extraer información clave del recibo, como el importe, la fecha, el nombre del comerciante y la categoría.

Lo ideal es que los recibos adjuntos a las reclamaciones se almacenen de forma segura en la nube. Esto es especialmente útil para los equipos financieros, ya que pueden cotejar las reclamaciones de gastos con los recibos digitalmente en lugar de buscar entre un montón de recibos en papel. También es ideal para auditorías internas y externas, ya que los contables pueden realizar fácilmente la contabilidad previa y rastrear cada gasto reembolsado hasta su origen.

2. Aplicación de las políticas de viajes y gastos 

Administrar el cumplimiento de las políticas y detectar el fraude en los gastos son dos de las principales preocupaciones de los equipos financieros. El software de gestión de gastos aborda estas preocupaciones automatizando el cumplimiento de las políticas y la comprobación de infracciones para garantizar que los empleados no gasten más de la cuenta ni incurran en gastos no aprobados. En primer lugar, los administradores de la empresa tienen libertad para añadir y modificar las políticas de gastos y definir los parámetros o límites por los que el software evalúa cada reclamación de gastos. También pueden decidir las consecuencias del incumplimiento de la política y de los gastos no conformes.

Las funciones integradas examinan las declaraciones de gastos para detectar y mitigar eficazmente las infracciones. Al detectar una infracción, el software puede notificarlo automáticamente al aprobador y al empleado. Esto ahorra tiempo a los aprobadores, que de otro modo tendrían que verificar manualmente las declaraciones de gastos con respecto a las políticas y enviar un correo electrónico a los remitentes.

3.  Agilización de la aprobación de informes de gastos 

En los métodos tradicionales de gestión de gastos, aunque los informes y los recibos se envíen rápidamente, toma tiempo revisarlos y aprobarlos. Con una aplicación de gestión de gastos, es posible crear flujos de trabajo de aprobación automatizados para reducir la intervención manual y acortar el proceso de aprobación. Estos flujos de trabajo de varios niveles pueden personalizarse en función de la jerarquía organizativa de cada organización y, si esta tiene varios departamentos, es posible crear flujos de trabajo independientes para cada departamento. Incluso se pueden establecer recordatorios automáticos de presentación de informes y aprobarlos o rechazarlos automáticamente. Por ejemplo, un responsable de línea puede establecer una condición para que los informes de gastos con más de una infracción de la política se rechacen automáticamente. Esto elimina los cuellos de botella y ahorra tiempo tanto al aprobador como al empleado.

4. Simplifica la conciliación de tarjetas de crédito 

Gestionar gastos y viáticos con tarjeta es más fácil con un software de gestión de gastos. Ayuda a evitar los gastos excesivos, mejora la transparencia y frena los gastos fraudulentos. Los administradores financieros o de viajes pueden asignar tarjetas de compra a los empleados y definir límites de gasto para ellos, y el software de gestión de gastos puede integrarse con los proveedores de tarjetas para obtener los datos de las tarjetas directamente en la aplicación. Una vez sincronizados los datos de las tarjetas, las transacciones se transfieren al software desde el banco compatible y se muestran en el panel de control, donde los empleados pueden convertirlas en gastos y conciliarlas. Esto elimina la necesidad de dedicar tiempo a cotejar manualmente los extractos de las tarjetas con los recibos y, a continuación, hacer que el equipo financiero los audite manualmente para comprobar su conformidad.

5. Acelera los reembolsos de gastos 

El software de gestión de gastos agiliza la presentación, el procesamiento y la aprobación de los informes de gastos, lo que se traduce en reembolsos puntuales. Dado que los informes que antes tardaban una semana o más en aprobarse ahora se procesan con unos pocos clics, los equipos financieros pueden introducir los informes aprobados en el ciclo de procesamiento de pagos y realizar los reembolsos el mismo día.

6.  Análisis exhaustivo de datos 

Con los colaboradores enviando gastos en tiempo real, los equipos financieros ya no tienen que esperar un ciclo completo de informes para obtener información sobre los informes de gastos y viáticos de la empresa. El software de gestión de gastos viene con informes analíticos empresariales incorporados que ofrecen visibilidad y conocimiento en tiempo real de los gastos de los empleados a nivel de organización, departamento, proyecto y reclamación de gastos. Esto permite a los equipos financieros revisar los gastos, buscar patrones y utilizar este análisis para negociar descuentos de proveedores. Los directores financieros y los responsables de finanzas pueden utilizar los datos para modificar las políticas de gastos, presupuestar y prever con precisión, así como tomar decisiones informadas sobre el gasto futuro.

7. Potentes integraciones 

Las mejores aplicaciones de gestión de gastos vienen equipadas con una serie de integraciones con otras aplicaciones, como software de contabilidad, sistemas de pago, herramientas para hacer reservaciones, software de RR.HH. y nóminas, sistemas CRM, etcétera. La integración del software de gestión de gastos con otras aplicaciones permite una transferencia de datos perfecta, ahorrándote la molestia de pasar de una aplicación a otra para importar, exportar o volver a introducir datos manualmente. La integración con el software de contabilidad es vital: los informes de gastos aprobados se procesan automáticamente, se programan para los reembolsos y los datos se envían automáticamente al software de contabilidad para ser actualizados y cotejados con el Plan General de Contabilidad. Además, los gastos y reembolsos se registran automáticamente en los libros de la organización, en lugar de tener que introducirlos manualmente. Así, tu empresa tiene la garantía de contar con unas finanzas actualizadas y organizadas en todo momento.

¿Cómo elegir el software de gestión de gastos adecuado ?

Existen muchas aplicaciones de gestión de gastos disponibles en el mercado. Antes de decantarte por una aplicación concreta, asegúrate de que sea asequible, capaz de satisfacer las necesidades de tu empresa y que cuente con un sólido servicio de atención al cliente.

 Te compartimos una checklist que te ayudará a seleccionar el software de gestión de gastos adecuado: 

• Accesibilidad móvil con opciones sencillas de registro de gastos para los empleados

• Múltiples formas de registrar los gastos (escaneado de recibos, importación desde el PC o la nube, reenvío de recibos por correo electrónico, etc.)

• Conciliación de cuentas bancarias y tarjetas (de empresa, débito y crédito)

• Flujos de trabajo de aprobación personalizables en varios niveles

• Políticas de gastos personalizables con comprobación de cumplimiento automatizada (o motor de reglas)

• Opciones de pago en línea para reembolsos rápidos

• Potentes análisis e informes en tiempo real

• Integración con otro software (especialmente de contabilidad)

Una vez que cotejes una pequeña lista de opciones (no más de cinco), es hora de evaluarlas antes de tomar una decisión final. Te recomendamos empezar por leer reseñas detalladas y testimonios de clientes en plataformas de revisión de software para comparar las aplicaciones en función de su conjunto de funciones, precios, facilidad de uso, calidad de la implementación posventa y asistencia transitoria, etc. Por último, ponte en contacto con los equipos de ventas correspondientes para solicitar una demostración antes de adquirir una aplicación.

Esto es con lo que te debes quedar 

Los informes de gastos manuales son una molestia para los viajeros de negocios y los equipos financieros. Es costoso en términos de horas de trabajo dedicadas a la presentación de informes de gastos, su aprobación y la gestión de las infracciones de las políticas. Una aplicación eficaz de gestión de gastos elimina todos estos problemas al agilizar todo el proceso de principio a fin. Es crucial elegir un sistema de gestión de gastos que incorpore todas las funciones clave que tu organización necesita y que sea sólido y fácilmente configurable. Por eso hemos creado Zoho Expense, una aplicación de informes de gastos en línea hecha a medida para que empresas de todo el mundo y todos los tamaños gestionen sus gastos y beneficios de forma sencilla. Con Zoho Expense, es posible automatizar la creación y presentación de informes de gastos, crear y personalizar aprobaciones de varios niveles y emitir reembolsos rápidos. Prueba nuestro software de gestión de gastos en línea de forma gratuita hoy para estar al tanto de tu gestión de gastos y viáticos.