5 razones por las que deberías automatizar tus procesos de gestión de gastos y viáticos 

Si tu empresa gestiona los viáticos manualmente, aquí tienes un dato revelador: un estudio realizado por la Global Business Travel Association (GBTA) reveló que procesar un informe de gastos cuesta 58 dólares en promedio. Supongamos que tu empresa tiene 10 empleados en viaje de negocios, que posteriormente presentarán 10 informes de gastos. En promedio, tendrías que gastar 580 dólares para procesar estos informes.

Estos 580 dólares gastados en procesar informes podrían aprovecharse mejor invirtiendo en un sistema de gestión de gastos que automatice los procesos de viáticos. Automatización significa no más papel ni hojas de cálculo, reducción del trabajo administrativo y procesamiento más rápido. Además, un sistema de gestión de gastos puede mejorar los índices de cumplimiento de tu empresa y eliminar los gastos fraudulentos.

Entérate cómo la automatización de tu sistema manual de gestión de gastos beneficiará a tu empresa

1.  Elimina el papeleo y los informes llenos de errores 

Los informes de viáticos manuales dejan a los viajeros y al equipo de viajes atascados con montones de recibos y hojas de cálculo. Los empleados tienen que guardar sus recibos en papel para registrar sus gastos, mientras que el equipo financiero tiene que revisar un montón de papeleo para verificarlos y aprobarlos. Todo este papeleo hace que el proceso sea propenso a errores. Por ejemplo, aunque los empleados presenten informes perfectos, el equipo financiero puede cometer errores al transferir manualmente los datos de la hoja de cálculo al sistema contable.

La automatización elimina la necesidad de todo este papeleo. Cuando se dispone de un sistema de gestión de gastos, los empleados pueden capturar los recibos con sus teléfonos móviles y cargarlos directamente en una app. Una vez que recopilan los gastos y envían el informe, el equipo financiero puede encargarse a partir de ahí. Esto ahorra mucho tiempo y reduce dramáticamente el margen de error. Incluso si se producen errores, el gestor financiero puede rastrearlos hasta su origen, lo que a menudo es imposible con los registros en papel, o en el mejor de los casos, consume mucho tiempo.

2. Mejora los índices de cumplimiento de las políticas 

Aplicar las políticas de gastos de viaje y mantener su cumplimiento es bastante desalentador cuando no se dispone de un sistema adecuado. Cuando empiezan a llegar multitud de gastos, es difícil para el equipo financiero hacer un seguimiento y garantizar el cumplimiento de las transacciones que se introducen en una hoja de cálculo. Para hacerlo, tienen que validar manualmente cada gasto con respecto a la política de gastos de viaje. El procesamiento manual de los gastos también puede significar que los gastos fuera de la política se escapen de las grietas y su equipo de finanzas termine reembolsando a sus empleados por gastos fuera de la política.

Es posible personalizar el sistema de gestión de gastos de acuerdo con las políticas de viajes de cada empresa. Un buen sistema de gestión de gastos está programado para detectar y marcar automáticamente los gastos que infringen la política de viajes, de manera que los responsables de la aprobación recibirán una notificación de las infracciones de la política en el momento en que se produzcan. Esto simplifica aún más el trabajo del equipo financiero, ya que pueden comprobar la conformidad de los gastos en tiempo real y aprobarlos o rechazarlos en unos pocos clics.

3. Previene el fraude de viáticos 

El fraude de viáticos se facilita mediante la entrega manual de recibos para reebolso de estos gastos. El entorno caótico del procesamiento manual de gastos proporciona el entorno adecuado para prácticas fraudulentas, como presentar el mismo recibo dos veces y redondear al alza los gastos de kilometraje. Controlar estas prácticas es difícil, ya que el procesamiento manual de los gastos hace que sea extenuante identificar las reclamaciones sospechosas y hacer un seguimiento con el empleado en cuestión para resolver el problema.

Una forma sencilla de acabar con el fraude en viáticos es automatizar los procesos de gestión de gastos. La automatización puede detectar las entradas duplicadas en las que el mismo gasto se presenta dos veces y enviar una notificación al remitente (y a su aprobador) para que fusione o elimine el gasto. Además, con flujos de trabajo personalizados, puede maximizar la transparencia habilitando un proceso de doble revisión, de modo que haya al menos una revisión adicional después de la revisión del aprobador inmediato antes de reembolsar los gastos.

4. Ahorra tiempo acelerando la aprobación y el reembolso 

Los flujos de trabajo de aprobación ineficaces, en los que gestores y contables dedican mucho tiempo a revisar manualmente cada informe de gastos y a pasar las tareas de un aprobador a otro, provocan retrasos en los reembolsos. Supongamos que un grupo de empleados acaba de regresar de un viaje de negocios. Al final del día, el equipo financiero tendrá sobre sus mesas una pila de sobres llenos de recibos. Tendrán que comprobar la legitimidad de cada uno de los gastos de cada recibo cotejándolo con la póliza. Si posponen un sobre durante unos días o se saltan accidentalmente un recibo, el reembolso se demorará y esto provocará inconformidad en el empleado, con justa razón.

Es posible reducir la intervención manual optando por un sistema de gestión de gastos y personalizando los flujos de trabajo de aprobación. Así, una vez que se ha aprobado un informe, la tarea pasa automáticamente al siguiente aprobador de la fila y este recibe una notificación para que complete su parte en el proceso de aprobación. Una vez recogidas todas las aprobaciones, el responsable financiero puede revisar y reembolsar los viáticos con unos pocos clics.

5.  Aumenta la visibilidad 

La gestión manual de viáticos limita la visibilidad en tiempo real de los gastos: la información que se obtiene tras extraer datos de diversas fuentes podría tener semanas de antigüedad. Para hacer un seguimiento de cuándo y dónde se utilizan los fondos de la empresa, un equipo financiero necesitaría al menos una semana para revisar los registros y elaborar un informe. Para tomar decisiones rápidas e informadas, resulta indispensable poder analizar y visualizar los datos a medida que se producen los hechos. Gestionar los gastos manualmente afecta a la precisión de los datos y limita la visibilidad del flujo de caja de la empresa.

Los sistemas de gestión de viáticos ofrecen amplios informes sobre gastos, viajes, infracciones de las políticas y reembolsos. Con unos pocos clics, es posible utilizar el informe de infracciones de la política para ver los principales infractores de la política en tu empresa, o utilizar el informe de gastos por categoría para ver los patrones de gasto de tus empleados.

Además de tomar decisiones rápidas, estos informes permiten a tus equipos de finanzas y viajes trabajar juntos para seleccionar a los mejores proveedores de compañías aéreas y cadenas hoteleras para negociar con ellos mejores ofertas y descuentos. Por último, es posible controlar el flujo de caja y hacer un seguimiento del rendimiento financiero de tu empresa.

Esto es con lo que te debes quedar 

En resumen, los procesos de viáticos manuales son una molestia tanto para los empleados como para los equipos de finanzas y viajes. Y lo peor: son caros. Además del costo de los reembolsos erróneos, hay que pagar horas de trabajo para generar informes, procesarlos, rectificar errores y hacer frente a gastos fraudulentos.

Con un sistema de gestión de gastos, tus empleados pueden capturar recibos y generar informes de viáticos sobre la marcha. También pueden mantenerse informados sobre el estado del proceso de aprobación. Tus equipos de viajes y finanzas pueden mantener el cumplimiento de las políticas, limitar su intervención manual y reducir el tiempo necesario para procesar los informes y reembolsar a los empleados. En general, un sistema de gestión de gastos te ayuda ahorrar mucho tiempo y dinero, además de mantener a los trabajadores despreocupados.

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