Automatice sus tareas diarias. ¿Por qué y cómo hacerlo?

¿Pasa mucho tiempo haciendo tareas repetitivas cada día? ¿Estas tareas consumen una buena parte de su tiempo productivo?

Si es así, no está solo. De acuerdo a la encuesta ABBYY, los trabajadores de Reino Unido pierden 40 días cada año en tareas que podrían ser automatizadas. Otro estudio menciona que más del 40% de tiempo se pierde en tareas repetitivas que podrían automatizarse.

Claro, no es posible eliminar por completo las tareas mundanas y repetitivas de nuestras cargas de trabajo, ya que forman una gran parte de ella, pero hay maneras de ahorrar tiempo. Si se hace correctamente, puede cosechar grandes recompensas usando Flujos de Trabajo y Automatización de Tareas.

¿Por qué debería automatizar sus tareas? 4 beneficios

Si bien la implementación podría requerir ayuda de alguien especializado para establecer los flujos de trabajo, una vez configurado, le dará 4 beneficios principales:

1. Ahorro de tiempo

Imagine que tiene como tarea publicar un tweet al día en Twitter. ¿Preferiría programar todas las publicaciones que que tiene planeadas para la semana de una sola vez? ¿O sería más cómodo hacerlo manualmente cada día a la misma hora?

Discutamos los contras de hacerlo manualmente:

1. Debe estar mirando su reloj.
2. Debe tener el contenido listo en una pestaña y presionar el botón "Publicar" en el momento correcto.
3. Necesita estar disponible en el momento correcto, sin importar que, para publicarlo, o se lo habrá perdido.

Por otro lado, un simple sistema de automatización que le permita programar todas sus publicaciones de una sola vez, le ayudará a tener su trabajo hecho con antelación, ahorrándole tiempo y preocupaciones.

2. Mayor productividad

La productividad y el manejo del tiempo están directamente relacionados. Si ahorra mucho tiempo, tiene más horas disponibles para hacer las labores importantes, con mayor calidad. Por si fuera poco, las tareas monótonas bloquean la creatividad, lo que puede entorpecer su productividad.

La automatización de Flujos de Trabajo le ayuda a reunir datos de otras aplicaciones en un solo espacio, lo que hace más sencillo gestionar información de manera eficiente.

Por ejemplo, si usa un CRM y una herramienta de atención a cliente (desk), puede crear un Flujo de Trabajo para sincronizar la información de su escritorio de ayuda con su CRM. De esta manera tendrá mejor contexto en una sola vista, se ahorrará el tener que estar cambiando de pestaña y terminará más cosas.

3. Recordatorios para todas sus tareas o deadlines

La mayoría de los equipos usan una herramienta de gestión de proyectos para dar seguimiento a sus tareas y fechas de entrega (deadlines). Mantener un ojo en las fechas de entrega puede ser difícil si debe revisar dos veces cada tarea, manualmente. En este caso, puede programar recordatorios de las metas y objetivos, para que sean enviados por correo o mediante una simple notificación. De esta forma su equipo se mantendrá alineado a lo largo del ciclo de vida del proyecto y evitará cuellos de botella o bloqueos.

4. Reducción de gastos

Comúnmente, la inteligencia artificial se usa en la automatización. Esto ayuda a reducir la necesidad de una gran fuerza de trabajo, ya que el software ayuda a realizar las tareas. Si se ejecuta de manera adecuada, puede reducir los gastos de los negocios. Un estudio hecho por WorkMarket declara que casi 31% de los líderes de negocio concuerdan en que la automatización reduce los costos laborales.

¿Cómo puede comenzar a automatizar sus tareas?

El alcance de la automatización es amplio. Las tareas repetitivas, el trabajo administrativo y cualquier tarea con un patrón, pueden ser automatizadas. Pero ¿cómo comenzar a automatizar? Aquí hay una lista de pasos recomendados para darle un mejor entendimiento de cómo puede comenzar a automatizar sus tareas:

1. Identifique tareas que son repetitivas y consumen la mayoría de su tiempo

La clave para comenzar a automatizar es, primero, identificar las tareas que se están comiendo su tiempo. Analice estas tareas para ver si son repetitivas o tienen un patrón que pueda automatizarse.

Por ejemplo, digamos que es un líder de soporte y necesita monitorear el desempeño de sus agentes de soporte. Un reporte semanal del número de tickets resueltos por cada ejecutivo le ayudaría a entender mejor el desempeño de su equipo. Esta tarea puede ser automatizada.

2. Investigue cómo puede ser automatizada

Ahora que ya sabe qué tarea debe ser automatizada, el siguiente paso es encontrar cómo puede automatizarla.

Una manera de hacerlo es con las opciones nativas de su aplicación.

Por ejemplo, una automatización en su software de escritorio de ayuda, puede enviarle un reporte semanal a su bandeja de entrada, o puede traer todos los detalles de su escritorio de ayuda a su aplicación de mensajería, mediante un widget. Elija el método que le permita usar la automatización a su máximo potencial.

3. Encuentre las herramientas correctas para la automatización

Una ve haya decidido qué automatizar y cómo hacerlo, necesita encontrar la herramienta de automatización correcta para implementarlo. Una buena aplicación de colaboración ofrece flujos de trabajo dentro de sus características. Esto le ayudará a integrar su aplicación de colaboración con otras herramientas externas que usa en su día a día.

Puede configurar Flujos de Trabajo para traer datos de otras aplicaciones a su app de comunicación o viceversa.

4. Configure la automatización

Las automatizaciones de flujos de trabajo, a veces son hechas con la ayuda de extensiones que se integran con aplicaciones externas, pero si tiene un uso específico en mente y no puede encontrar una extensión adecuada, puede hacerlo desde cero con ayuda de u programador. Una vez que l a automatización esté hecha, pruébela para saber si funciona perfectamente y haga los ajustes necesarios.

Las aplicaciones de colaboración en equipo se han vuelto la necesidad del momento para la mayoría de los negocios que tienen una cultura de trabajo remoto e híbrido. Al elegir una aplicación para su organización, asegúrese de que incluya automatización de flujos de trabajo para facilitar que sus equipos hagan el trabajo. Esto le ayudará a ahorrar tiempo y maximizar su productividad.

Comience a automatizar con Zoho Cliq

Zoho Cliq tiene incluye una plataforma de código bajo que le ayudará a crear extensiones y flujos de trabajo automatizados para un amplio rango de aplicaciones, y puede basarse enteramente en sus requerimientos. Comience a automatizar sus tareas repetitivas hoy. Ahorre tiempo, maximice su productividad y mejore su eficiencia.