La técnica pomodoro es un gran método para administrar el tiempo y mejorar su productividad en el trabajo. Esta técnica ha ayudado a muchos a trabajar más rápido, mejorar la eficiencia y mantener el balance entre su vida personal y trabajo. El principal foco de esta técnica es impulsar la productividad en tareas que requieren energía mental creativa, pero puede ser usada para superar cualquier clase de tarea.
¿Qué es la técnica pomodoro?
La técnica pomodoro fue desarrollada por Francesco Cirillo, basado en un temporizador de cocina con forma de jitomate, que él tenía. De ahí su nombre: pomodoro es la palabra italiana para jitomate.
El método dicta que debe dividir su tiempo en segmentos cortos de 25 minutos de trabajo, tomando un descanso de 5 minutos al final de cada sesión de 25 minutos. Cada periodo de 25 minutos es llamado "pomodoro" y una luego de completar 4 pomodoros consecutivos, toma un descanso largo de 20 a 30 minutos.
Los 6 pasos de la técnica pomodoro
- Prepare su lista de tareas para el día.
- Coloque un temporizador por 25 min (un pomodoro).
- Enfóquese en su trabajo por los próximos 25 min. Si recuerda que hay alguna otra cosa que debe hacer, escríbala en una hoja y continúe trabajando.
- Luego de un pomodoro, tome un descanso de 5 minutos.
- Vuelva al trabajo y repita este proceso hasta haber completado 4 pomodoros.
- Tome un descanso de 20 a 30 min.
Al final de este proceso habrá trabajado 100 minutos (4 x 25 = 100) y descansado al menos 35 minutos (3 x 5 + 20 = 35).
Miremos un día normal de trabajo como ejemplo.
Si comienzo a trabajar a las 8 am y tomo un descanso a la 1 pm para comer, soy capaz de completar 8 pomodoros antes de la 1. Entonces, si trabajo de 2 a 5 pm, puedo hacer seis pomodoros luego de comer. Esto significa que en total, trabajo aproximadamente 350 min. cada día (casi seis horas).
Con la técnica pomodoro, puedo completar la misma cantidad de trabajo que normalmente me tomaría de 10 a 12 horas en aproximadamente seis horas. La implementación adecuada de la técnica pomodoro ayuda a reducir el tiempo improductivo y la procrastinación, lo que, en consecuencia, mejora la eficiencia.
Zoho Cliq + técnica. pomodoro
Los recordatorios son una necesidad en nuestros entornos de trabajo hiperconectados, donde tener un seguimiento de nuestras tareas y calendario de actividades (además de las tareas de otros) puede ser complicado. La función de recordatorios de Cliq puede hacer la técnica pomodoro más simple y práctica.
Todo lo que debe hacer es programar reocordatorios para los pomodoros que ha planeado para su día. No olvide incluir los descansos cortos de cinco minutos y el descanso largo cada cuatro sesiones. En nuestro centro de ayuda puede aprender cómo crear recordatorios en Cliq.
Antes de programar sus recordatorios pomodoro, planee sus tareas con una lista en Zoho Notebook o Zoho Projects y use los bots de Cliq para recibir notificaciones acerca de su trabajo.
Como muchos de nosotros sabemos, trabajar desde casa viene con desafíos únicos y oportunidades. Quizá debe hacer mandados o lavar ropa, pero con la técnica pomodoro, puede seguir haciendo esas tareas sin interrumpir su flujo de trabajo.
Si puede hacer 12 o más pomodoros en un día, tendrá nueve descansos cortos y dos largos. Use estos descansos para tomar un refrigerio o poner la ropa en la lavadora, mientras que uno de sus descansos largos puede ser usado para ejercitarse o hacer el mandado.
El pomodoro mejorado
Ya que esté cómodo utilizando la técnica pomodoro, puede llevarlo más lejos con una versión mejorada, que es mejor para trabajar con Cliq. Lo llamamos EIP por Equipo, Individual y Planeación. Agrupe sus tareas en estas tres categorías y divídalos en diferente pomodoros. Aquí un ejemplo de cómo podría lucir:
1. Trabajo en equipo
Asigne dos o tres pomodoros para el trabajo en equipo donde necesite colaborar con sus colegas y miembros del equipo. Use este tiempo para programar juntas, hablar mediante llamadas de audio o video, o revisar el trabajo en conjunto con la función de compartir pantalla. Cuando el equipo completo está en sincronía, las juntas se vuelven más cortas y más productivas, y las discusiones se enfocan en lo importante.
2. Trabajo individual
Asigne cinco o seis pomodoros para las tareas que requieren su atención individual. Estos son los periodos de concentración. Asegúrese de programar estos pomodoros durante su periodo de mayor procesamiento mental, ya sea en la mañana o en la tarde. Esto le ayuda a mantenerse concentrado y no perder momentum, para que pueda terminar todas sus tareas en este tiempo.
3. Planeación
Siempre termine su día con un pomodoro de planeación. Este es el tiempo para eliminar ítems de su lista de tareas y para medir el trabajo que completó en ese día, así como planear para el día siguiente. Programe sus juntas y recordatorios para el día siguiente durante este tiempo. Puede usar el viejo método de usar una agenda para tachar las tareas terminadas, o puede usar la integración de Cliq y Notebook para anotar sus labores diarias. También puede añadir tareas para los días siguientes usando los bots de Cliq.
Hemos discutido a detalle cómo hacer el mejor uso de Cliq e implementarlo en su trabajo a través de la técnica pomodoro. Pero, ¿qué hacer durante todos sus descansos cortos?
10 Actividades que puede hacer para aprovechar los descansos cortos
- Lea las noticias usando los Feeds de Cliq.
- Revise sus redes sociales y publique una actualización.
- Levántese y tome un vaso de agua.
- Camine y estire un poco para mejorar la circulación.
- Escuche su playlist favorito.
- Haga ejercicios de respiración o meditación.
- Prepárese una bebida o un snack para comer mientras trabaja.
- Organice o despeje su área de trabajo.
- Riegue las plantas.
- Haga algunos ejercicios rápidos. Por ejemplo, puede hacer una plancha lo máximo que le sea posible hasta que pueda hacerlo por los 5 minutos completos.
Mantenga el equilibrio entre su vida y trabajo con la técnica pomodoro
Las juntas y llamadas largas pueden añadir fatiga y llegar al burnout, especialmente cuando trabajamos desde casa, lejos del resto del equipo. Usar la técnica pomodoro puede ayudarle a mejorar su productividad, incrementar su energía a lo largo del día de trabajo, e inclusive ayudar a su equipo a acortar las juntas y colaborar más eficientemente. Pruébelo con los recordatorios de Cliq y déjenos saber qué piensa en los comentarios.
Dato curioso: este artículo se escribió en tan solo tres sesiones de pomodoro, mientras que la imagen usada se diseño también en tres pomodoros.
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