تخصيص برنامج إدارة المشاريع الخاصة بك
تختلف الشركات ومتطلباتها عن بعضها بعضًا. ويعني ذلك أن استخدام أداة إدارة المشاريع تناسب الجميع ليس أفضل خيار. من الضروري أن تكون كل أداة تختارها لشركتك مرنة ويمكن ضبطها لتتناسب مع احتياجاتك الخاصة.
التخطيطات والحقول
أنشئ تخطيطات مخصصة للمشاريع والمهام والمشاكل استنادًا إلى متطلبات المشروع المختلفة بمساعدة الحقول المخصصة. تساعدك هذه الحقول في تسجيل المعلومات الصحيحة، وقد تكون عبارة عن سطر أو قائمة خيارات أو عدة مستخدمين أو تحديد متعدد أو تاريخ أو رقم أو بريد إلكتروني أو رقم هاتف أو حقل URL.
اتفاقيات مستوى الخدمة
يمكنك دعم عملائك بفعالية أكبر من خلال إعداد إجراء تصعيد ليتم تتبع المشاكل عن كثب وإصلاحها في الوقت المناسب. حدد المعايير التي يتم بموجبها تصعيد المشكلة وأنشئ مستويات مختلفة من التصعيد ونبّه الأشخاص الملائمين في الوقت المناسب.
القوالب
هل لديك مشاريع مماثلة تتبع قائمة المهام نفسها؟ أنشئ قوالب مخصصة لمثل هذه المشاريع وقوائم المهام والمهام، بدلاً من إعادة إنشاء مهام المشروع وجداوله من البداية. أنشئ قالبًا مشتركًا لمشاريع مماثلة أو انسخه من مشروع حالي لإعادة استخدامه عند الحاجة.
عمليات سير العمل
ساعد فريقك في فهم كيفية تقدم المشاكل بشكل أفضل بمساعدة مهام سير العمل المخصصة. تُحدِّد مهام سير العمل الحالة التالية التي يمكن أن تتقدّم إليها مشكلة ما. خصص الحالات وعمليات سير العمل من خلال تحرير حالة أو عملية سير عمل حالية أو إنشاء حالة أو مهمة سير عمل جديدة.
ما أهمية التخصيص؟
المشاريع المخصصة
لا يوجد حل واحد يناسب كل الاحتياجات، إذ تكون احتياجات كل شركة فريدة من نوعها وبالتالي تحتاج الشركة إلى أداة مرنة لإدارة المشاريع لتلبية تلك الاحتياجات. استخدم القوالب وطرق العرض والحقول المخصصة لتسجيل المعلومات الصحيحة والحصول على تقارير أكثر دقة وإبقاء الجميع على علم بالمستجدات.
إبقاء الموظفين على علم بالمستجدات
لا توفر الحقول المخصصة وعمليات سير العمل سجلاً أكثر دقة للمعلومات فحسب، بل تساعد الموظفين أيضًا على الاطلاع بشكل أفضل على المشاريع الجارية حتى لو لم يكونوا مشتركين بشكل مباشر في مشروع معين. ويعني الحصول على المزيد من المعلومات أيضًا وجود حيز أصغر لارتكاب الأخطاء، وفي نهاية المطاف، معدل نجاح أعلى للمشاريع.
رضا عملاء أفضل
مع توفر الكم المناسب من المعلومات للعملاء، يمكنهم فهم كيفية تقدم المشروع بالتحديد وحالة مشكلة معينة بشكل أفضل، من دون الحاجة إلى انتظار المستجدات الأسبوعية. تساهم الشفافية فضلاً عن التصعيد في الوقت المناسب بشكل كبير في بناء الثقة بين العملاء.
زيادة الإنتاجية
يتم إنشاء ميزات مثل القوالب المخصصة وعمليات سير العمل بهدف مساعدة الفرق على إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل. يمكنك تقليل الوقت المستغرق في العمل المتكرر والعادي من خلال أتمتة عملك بمساعدة التخصيصات، لتتمكن من تخصيص المزيد من وقتك لإنجاز العمل الإبداعي.