Werken met aangepaste velden

Inhoudsopgave...

Aangepaste velden - een overzicht
Limieten voor aangepaste velden
Instellingen voor aangepaste velden

In Zoho CRM kunt u nieuwe velden toevoegen op basis van uw vereisten. Deze velden zijn beschikbaar voor alle gebruikers die zijn toegevoegd aan het CRM-account van uw organisatie.

Door Zoho gedefinieerde velden aanpassen: u kunt sommige door Zoho gedefinieerde velden bewerken, verwijderen en verbergen, maar er zijn enkele velden die u niet kunt verwijderen, hernoemen of wijzigen vanwege verplichte instellingen. Deze door Zoho gedefinieerde velden zijn verplicht in Zoho CRM. Bijvoorbeeld: Achternaam in Leads, Onderwerp in Taken, enzovoort.
Toegangsrechten voor velden instellen: u kunt de velden voor gebruikers in een specifiek profiel verbergen of de velden als Alleen-lezen markeren.

Beschikbaarheid

Machtiging vereist: gebruikers met de machtiging Zoho CRM aanpassen in hun profiel hebben toegang tot deze functie.

Functies	Gratis	Standard	Professional	Enterprise
Aangepaste velden	-	10 velden/module	155 velden/module (activiteitenmodule heeft slechts 140 velden)	310 velden/module (activiteitenmodule heeft slechts 230 velden)

Let op:

het maximumaantal velden dat u in elke editie kunt maken, varieert. Er is ook een maximumlimiet voor elk type veld dat u maakt. Zie ook Limieten voor aangepaste velden
U kunt de naam van de aangepaste velden wijzigen, maar u kunt niet het Type veld (bijv. Tekst, Geheel getal, Datum enz.) van de aangepaste velden wijzigen.
Als u bijvoorbeeld een tekstveld maakt, kunt u niet hetzelfde veld wijzigen in Geheel getal.

Aangepaste velden

Voor bijna alle velden die u maakt, moet u het volgende opgeven:

Label: geef een naam op voor het veld.
Veldeigenschappen: geef eigenschappen van het veld op, zoals omschrijving, veldwaarden, enzovoort.

Andere specificaties die vereist zijn voor elk type veld:

Veldtype	Overige details
Tekst	Lengte: maximaal 255 tekens zijn toegestaan.
Geheel getal	Lengte: maximaal 9 cijfers zijn toegestaan.
Decimaal	Lengte: maximaal 16 cijfers (inclusief decimale posities) zijn toegestaan.
Percentage	Label: geef de veldnaam op
Valuta	Lengte: maximaal 16 cijfers zijn toegestaan. Afrondingsoptie: geef de afrondingsoptie op Decimale posities: geef het aantal decimale posities op Nauwkeurigheid: geef de afrondingsprecisie op
Datum	Notatie: JJJJ/MM/DD Opmerking: de datumnotatie wordt aangepast op basis van de tijdzone-instellingen van de gebruiker.
Datum en tijd	Notatie: JJJJ/MM/DD UU:MM Opmerking: de datumnotatie wordt aangepast op basis van de tijdzone-instellingen van de gebruiker.
E-mail	Voer een geldig e-mailadres in
Telefoon	Voer een geldig telefoonnummer in
Keuzelijst	Keuzelijstwaarden: geef de waarden van de keuzelijst op
Keuzelijst voor meervoudige selectie	Keuzelijstwaarden: geef de waarden van de keuzelijst op
URL	-
Tekstgebied	Geef de tekenlimiet op: Klein is 2000 tekens, Groot is 32.000 tekens. Groot tekstgebied is niet beschikbaar wanneer u criteria toevoegt aan een functie. Groot tekstgebied en Klein tekstgebied kunnen niet worden gebruikt voor het sorteren van records in oplopende of aflopende volgorde.
Selectievakje	-
Automatische nummering	Voorvoegsel: geef het voorvoegsel van de automatische nummerreeks op Beginnummer: geef het beginnummer van de reeks op Achtervoegsel: geef het achtervoegsel van de automatische nummerreeks op Bestaande records: schakel het selectievakje in om automatische nummering op bestaande records toe te passen.
Zoeken	Zoektype: selecteer de module waarvoor u een koppeling tot stand wilt brengen Label gerelateerde lijst: dit is de naam die u opgeeft voor de entiteit die onder de gegevens van de record wordt gemaakt. Bijvoorbeeld Bijlagen, Contactrollen, enz. (beschikbaar in betaalde edities van Zoho CRM, behalve de Standard Edition)
Lang geheel getal	Maximaal 18 tekens zijn toegestaan (beschikbaar in betaalde edities van Zoho CRM, behalve de Standard Edition)

Limieten voor aangepaste velden

Het totale aantal velden dat u in uw account kunt maken, is beperkt, net als het aantal veldtypen. Dit is afhankelijk van uw Zoho CRM-versie. Raadpleeg de volgende koppeling om de veldlimieten te controleren: Limieten aangepaste velden

Let op:

aangepaste velden zijn niet beschikbaar in de gratis editie van Zoho CRM.
De velden Zoeken en Formule zijn niet beschikbaar in de Standard Edition van Zoho CRM.

Instellingen voor aangepaste velden

Wanneer u een aangepast veld toevoegt of bewerkt, kunt u er een aantal acties op uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld de basiseigenschappen van een veld bewerken, het veld markeren, het veld een uniek veld maken, enzovoort. Hieronder volgen de verschillende aangepaste veldinstellingen die beschikbaar zijn in Zoho CRM.

Aangepaste velden toevoegen
Aangepaste velden bewerken
Veldmachtigingen instellen
Een veld als verplicht markeren
Een veld als uniek markeren
Aangepaste velden verwijderen
Afhankelijkheidsvelden toewijzen

Aangepaste velden toevoegen

In elke module kunt u aangepaste velden toevoegen om belangrijke gegevens vast te leggen die specifiek zijn voor uw bedrijfsvereisten. Hiertoe geeft u veldgerelateerde informatie op.

Nieuwe aangepaste velden maken

Meld u aan bij uw Zoho CRM-account met beheerdersrechten.
Ga naar Instellen > Aanpassen > Modules en velden.
Module verwijst naar de tabbladen Leads, Accounts, Contactpersonen enzovoort.
Klik op de gewenste module om de lay-out-editor te openen.
Sleep het gewenste veldtype vanuit het vak Nieuwe velden aan de linkerkant naar het gewenste modulegedeelte aan de rechterkant.
Geef het veld een naam en definieer de veldeigenschappen voor het veld.
Klik op Lay-out opslaan.

Let op:

het veld Naam van [Module] van een aangepaste module kan worden gewijzigd, maar het veld Naam van [Module] van een vooraf gedefinieerde module kan niet worden gewijzigd.
Bij het veld Naam voor een aangepaste module kan de gebruiker kiezen tussen de veldtypen Tekst en Automatisch nummering. Na selectie kan het standaardveldtype Naam niet meer worden gewijzigd.

Als het veld Naam van de aangepaste module een veld voor automatische nummering is, kan de betreffende module geen ander veld voor automatische nummering bevatten, omdat er slechts één veld voor automatische nummering per aangepaste module is toegestaan.
Bestaande aangepaste modules kunnen niet Automatische nummering als het standaardveld Naam hebben. Een tijdelijke oplossing is het maken van een nieuwe aangepaste module en het kiezen van Automatische nummering als het veldtype Naam en het importeren van de bestaande records.
Zodra het veld is gemaakt, kunt u het gegevenstype van het veld niet meer wijzigen. Een veld Geheel getal (cijfers) kan bijvoorbeeld niet worden gewijzigd in een veld Valuta.
U kunt de aangepaste velden bewerken om de lengte van de volgende typen velden te wijzigen. - Valuta, Tekst, Nummer (geheel getal), Decimaal, Telefoonnummer, Lang geheel getal en URL.
U kunt geen aangepaste velden toevoegen aan de pagina Een oproep registreren. U kunt de bestaande velden echter wel aanpassen met behulp van aanpassing van de pagina-lay-out.
De optie Ook maken voor Accounts, Contactpersonen en Deals is alleen beschikbaar bij het maken van velden voor Leads.
De optie Ook maken voor Verkooporders, Facturen is alleen beschikbaar bij het maken van velden voor Offertes.
In het veldtype Keuzelijst kunt u ervoor kiezen om de geschiedenis van een bepaald veld bij te houden. Zie ook Geschiedenis van keuzelijst bijhouden
Als de veldwaarde van de keuzelijst wordt vertaald, kunt u de Referentiewaarden gebruiken om de aangepaste functies, samenvoegvelden, formulevelden, enzovoort te definiëren. Lees meer informatie over referentiewaarden in Vertalingen

De naam van een veld wijzigen

Aangepaste velden bewerken

Meld u aan bij uw Zoho CRM-account met beheerdersrechten.
Ga naar Instellen > Aanpassen > Modules en velden.
Module verwijst naar de tabbladen Leads, Accounts, Contactpersonen enzovoort.
Klik op de gewenste module om de lay-out-editor te openen.
Ga naar het veld dat u wilt bewerken en wijzig de naam van het veld of bewerk de Veldeigenschappen.
Klik op Lay-out opslaan.

Veldmachtigingen instellen

U kunt verschillende veldmachtigingen voor verschillende gebruikers instellen wanneer u een veld maakt of op een later tijdstip.

Veldmachtigingen instellen

Meld u aan bij uw Zoho CRM-account met beheerdersrechten.
Ga naar Instellen > Aanpassen > Modules en velden.
Module verwijst naar de tabbladen Leads, Accounts, Contactpersonen enzovoort.
Klik op de gewenste module om de lay-out-editor te openen.
Ga naar het gewenste veld, klik op het pictogram Instellingen en selecteer Machtiging instellen.
Stel in het pop-upvenster Machtiging instellen de machtigingen voor elk profiel in.
Klik op Opslaan.
Klik op Lay-out opslaan.

Een veld als verplicht markeren

Een veld als een verplicht veld markeren

Meld u aan bij uw Zoho CRM-account met beheerdersrechten.
Ga naar Instellen > Aanpassen > Modules en velden.
Module verwijst naar de tabbladen Leads, Accounts, Contactpersonen enzovoort.
Klik op de gewenste module om de lay-out-editor te openen.
Ga naar het veld dat u wilt bewerken, klik op het pictogram Instellingen en selecteer Als verplicht markeren.

Veld als uniek markeren

Een veld als uniek markeren

Een uniek veld is een veld in een record met een waarde die de record uniek maakt. E-mailadressen van mensen zijn goede voorbeelden van unieke velden, omdat twee personen duidelijk niet hetzelfde e-mailadres kunnen hebben. Het is een zeer uniek kenmerk. Andere voorbeelden zijn burgerservicenummers, paspoortnummers, productcodes en dergelijke. In Zoho CRM kunt u een veld van elke module als "Uniek" markeren. Als deze velden als "Uniek" zijn gemarkeerd, spelen ze een essentiële rol bij het voorkomen van dubbele records in Zoho CRM in verschillende gevallen, waaronder het handmatig maken van records en records die zijn gemaakt via importeren, API's, converteren van leads/verkooporders/offertes.

Een veld als uniek markeren

Meld u aan bij uw Zoho CRM-account met beheerdersrechten.
Ga naar Instellen > Aanpassen > Modules en velden.
Module verwijst naar de tabbladen Leads, Accounts, Contactpersonen enzovoort.
Klik op de gewenste module om de lay-out-editor te openen.
Klik op het pictogram Instellingen bij het veld dat u als uniek wilt markeren.
Selecteer de optie Geen dubbele waarden toestaan in de vervolgkeuzelijst Instellingen.
Deze optie is van toepassing als het veld dat u als uniek wilt markeren een vooraf gedefinieerd veld is.
Als u het veld Primair e-mailadres voor de module Leads/Contactpersonen als uniek markeert, wordt de geselecteerde module gecontroleerd op dubbele e-mailadressen.

Als het veld dat u als uniek wilt markeren een aangepast veld is, selecteert u Veldeigenschappen in de vervolgkeuzelijst Instellingen.
Schakel in het pop-upvenster Veldeigenschappen het selectievakje Geen dubbele waarden toestaan in.
Klik op Lay-out opslaan.

Op de pagina Lijstweergave velden onder de kolom Gegevenstype wordt het veld waarvoor u de optie Geen dubbele waarden toestaan hebt geselecteerd, aangegeven als een Uniek veld. Bijvoorbeeld Tekst (uniek).

Let op:

de functie Unieke velden is alleen beschikbaar in de betaalde versies van Zoho CRM.
Alleen gebruikers waarvoor de machtiging Zoho CRM aanpassen is ingeschakeld in hun profiel, kunnen een veld als uniek markeren.
Een module in Zoho CRM kan twee unieke velden hebben. Hieronder volgen uitzonderingen op deze voorwaarde die drie unieke velden kunnen hebben.
- De modules Leads en Contactpersonen en aangepaste modules (e-mailadres + twee velden)
- De module Producten (productcode + twee velden).
Alleen de velden Tekst, E-mailadres, Telefoonnummer, Geheel getal, Lang geheel getal en URL kunnen in alle modules als uniek worden gemarkeerd. Het veld Twitter kan als uniek worden gemarkeerd voor de modules Leads en Contactpersonen.
De unieke velden zijn NIET hoofdlettergevoelig. Dat wil zeggen dat als de ingevoerde waarde van het unieke veld "ABC" is en de bestaande record "abc" bevat, Zoho CRM dit toch als een match herkent.
Als een veld als uniek is gemarkeerd, kan het enige tijd duren voordat Zoho CRM deze wijziging in de database heeft geïndexeerd. Nadat u een veld als uniek hebt gemarkeerd, herkent Zoho CRM de unieke veldwaarde mogelijk niet als u onmiddellijk een record maakt in de module met dezelfde waarde. Mogelijk kan de dubbele waarde worden gemaakt, omdat de wijziging nog niet is geïndexeerd. Probeer het in dat geval na een paar minuten opnieuw.
De module Activiteiten kan geen uniek veld hebben.
In Zoho CRM worden unieke velden ondersteund voor records die handmatig zijn gemaakt of zijn gemaakt via importeren, API's en converteren van leads/offertes/verkooporders.
Unieke velden worden niet ondersteund voor records die zijn gemaakt via CRM-migratie, synchronisatie met MS Outlook en Google, en die zijn hersteld vanuit de Prullenbak.
Unieke velden worden niet ondersteund voor records in de Zoho-bladweergave.
Wanneer u een veld als uniek markeert in de module Leads, ziet u een optie om duplicatiecontrole voor geconverteerde afleidingen in te schakelen.
Overweeg het volgende scenario. U hebt een lead met de naam James opgevolgd en geconverteerd. Nu is James vastgelegd in de module Contactpersonen. Een andere verkoopmedewerker in uw team voegt dezelfde lead (James) toe, zonder te weten dat de lead al is opgevolgd. In dat geval hoeft James niet opnieuw als lead te worden toegevoegd. De invoer is dubbel.
In dit geval kunt u het maken van dezelfde lead voorkomen door duplicatiecontrole voor geconverteerde leads in te schakelen. Als u de controle hebt ingeschakeld, controleert CRM zowel bestaande leads als geconverteerde leads op overeenkomsten wanneer er een dubbele invoer aan Leads wordt toegevoegd.

Als u Duplicatiecontrole voor geconverteerde leads wilt inschakelen, klikt u op de koppeling Voorkeuren wijzigen die wordt weergegeven wanneer u een veld als uniek markeert. Schakel in het pop-upvenster Voorkeuren voor duplicatiecontrole het selectievakje Ook dubbele waarden voor geconverteerde leads controleren in en klik op Opslaan. U kunt deze instelling op elk moment wijzigen.
U kunt duplicatiecontrole ook inschakelen via Instellen > Aanpassen > Modules > Leads.
Klik op het pictogram Meer bij Leads > Voorkeuren voor duplicatiecontrole.

Een veld verwijderen

Aangepaste velden verwijderen

De velden die u hebt gemaakt, kunnen worden verwijderd wanneer u ze niet meer nodig hebt. Wanneer u een aangepast veld verwijdert, wordt het verplaatst naar het gedeelte Ongebruikte velden. Dit betekent dat het alleen uit de lay-out wordt verwijderd en niet uit CRM zelf.
Als u het veld permanent uit CRM wilt verwijderen, moet u het ook verwijderen uit het gedeelte Ongebruikte velden.

Aangepaste velden uit de lay-out verwijderen

Meld u aan bij uw Zoho CRM-account met beheerdersrechten.
Ga naar Instellen > Aanpassen > Modules en velden.
Module verwijst naar de tabbladen Leads, Accounts, Contactpersonen enzovoort.
Klik op de gewenste module om de lay-out-editor te openen.
Klik op het pictogram Meer en selecteer Veld verwijderen.
Lees de instructies in het pop-upvenster en klik vervolgens op Ja, naar ongebruikte velden verplaatsen om het veld te verwijderen.
De verwijderde velden worden naar het gedeelte Ongebruikte velden verplaatst.

Let op:

wanneer een aangepast veld wordt verplaatst naar het gedeelte Ongebruikte velden, wordt het alleen verwijderd uit de lay-out van de module en niet uit Zoho CRM. Zolang het verwijderde veld zich in het gedeelte Ongebruikte velden bevindt, kunt u het herstellen door het naar het gewenste gedeelte te slepen.
Als u een veld herstelt vanuit het gedeelte Ongebruikte veldenworden ook de bijbehorende gegevens hersteld.
Wanneer een verwijderd veld zich in het gedeelte Ongebruikte velden bevindt, maakt het nog steeds deel uit van de database. Daarom omvat het totale aantal velden dat is toegestaan voor uw Zoho CRM-versie de velden in het gedeelte Ongebruikte velden.
Als u een aangepast veld permanent uit Zoho CRM wilt verwijderen, moet u het ook uit het gedeelte Ongebruikte velden verwijderen.
Nadat u het uit het gedeelte Ongebruikte velden hebt verwijderd, kunt u het aangepaste veld en de bijbehorende gegevens niet meer herstellen.
Velden die standaard in Zoho CRM worden geleverd, kunnen naar het gedeelte Ongebruikte velden worden verplaatst, maar kunnen niet permanent worden verwijderd.

Afhankelijkheidsvelden toewijzen

Er zijn bepaalde velden waarvoor de waarden afhankelijk zijn van de waarde van een ander veld. Dit kan worden gedefinieerd als een relatie tussen bovenliggend en onderliggend. Stel dat er twee velden (Land en Staat) in uw module Leads staan. De waarden in het veld Staat zijn afhankelijk van het land dat u selecteert in het veld Land. Op dezelfde manier is de waarde voor het veld Subafdeling afhankelijk van het veld Afdeling dat u selecteert. Dit soort relatie wordt tot stand gebracht door afhankelijkheidsvelden toe te wijzen. U kunt opgeven welke waarden worden weergegeven in het veld Onderliggend wanneer een bepaalde waarde wordt gekozen in het veld Bovenliggend. Houd er rekening mee dat dit alleen van toepassing is op keuzelijstvelden.

Veldafhankelijkheden toewijzen

Meld u aan bij uw Zoho CRM-account met beheerdersrechten.
Ga naar Instellen > Aanpassen > Modules en velden.
Module verwijst naar de tabbladen Leads, Accounts, Contactpersonen enzovoort.
Klik op de gewenste module om de lay-out-editor te openen.
Klik op het pictogram Instellingen en selecteer Afhankelijkheidsvelden toewijzen.
Klik op de pagina Afhankelijkheidsvelden toewijzen voor de geselecteerde module op Nieuw.
- Selecteer het veld Bovenliggend in de vervolgkeuzelijst.
- Selecteer het veld Onderliggend in de vervolgkeuzelijst.
- Klik op Volgende.
- Selecteer de waarden voor elke waarde van het bovenliggende veld.
- Als het bovenliggende veld bijvoorbeeld Vakgebied studie is, selecteert u de Vakken die relevant zijn voor het geselecteerde vakgebied.
- Klik indien nodig op de koppelingen Vorige of Volgende om alle waarden van het veld Bovenliggend toe te wijzen aan de waarden van het veld Onderliggend.
Klik op Opslaan.
Wanneer u nu een nieuw record maakt in de module, zijn de waarden in het onderliggende veld afhankelijk van de waarde die is gekozen voor het bovenliggende veld.