Elke werkdag van verkopers zit vol taken. Het kan het zijn dat verkopers een potentiële klant moeten bezoeken voor een demonstratie, of een potentiële klant moeten bellen om een deal te bespreken, of dat ze een follow-upactie moeten uitvoeren met klanten na hun bezoek aan uw website. Er zijn verschillende taken die het salesteam dagelijks uitvoert. Ze zijn vaak bezig met triviale taken waarbij ze weinig of geen tijd hebben voor de belangrijkere taken.

De lijst met taken kan op een notitieblokje staan of in een gegevensbeheersysteem dat alle gegevens van de klant bevat. De uitdaging van de verkopers is om de lijst met taken georganiseerd te houden en te voorkomen dat ze iets missen. Een duidelijk overzicht van het soort taken en de prioriteit, zou verkopers een helpende hand bieden bij het beheren van tijd en het concentreren op wat het belangrijkst is. Dat is waar de CRM-weergave voor activiteiten goed bij helpt.

De CRM-weergave voor activiteiten in Zoho CRM is beschikbaar voor de taken, gebeurtenissen en oproepen in de module Activities. Naast de lijstweergave kan deze CRM-weergave u een goede indruk geven voor het plannen van uw dag op basis van de activiteiten.

De weergave is onderverdeeld in vier categorieën.

Klanten: toont de taken/gebeurtenissen/gesprekken die aan de klanten zijn gekoppeld (deals die worden gewonnen en gesloten).

Openstaande deals: hier worden de taken/gebeurtenissen/gesprekken vermeld die zijn gekoppeld aan de deals die in de pipeline zitten.

Leads/contactpersonen: geeft een overzicht van de taken/gebeurtenissen/gesprekken die zijn gekoppeld aan de leads/contactpersonen.

Overige: toont de taken/gebeurtenissen/gesprekken die zijn gekoppeld aan andere records dan gewonnen deals, deals in de pipeline, leads en contacten. Deze lijst bevat activiteiten die ook zijn gemaakt voor de records van de aangepaste module.

Beschikbaarheid

Vereiste machtiging: toegang tot taken, gebeurtenissen, gesprekken met machtigingen voor weergeven, maken, bewerken en verwijderen. 

 

 Recorddetails weergeven vanuit CRM-weergave

Vanuit de CRM-weergave kunt u snel de taken/gebeurtenissen/gesprekken en de bijbehorende lead/contactpersoon/deal bekijken. Dit geeft u een duidelijk beeld van alle benodigde gegevens die u moet hebben voordat u de taak / de gebeurtenis / het gesprek start en ook om deze te voltooien.

Zo kunt u de taakdetails weergeven vanuit de CRM-weergave

1. Selecteer op het tabblad Activiteiten de gewenste lijstweergave in de vervolgkeuzelijst.
   
2. Klik op het pictogram CRM-weergave.
   
   De taken/gebeurtenissen/gesprekken worden weergegeven in CRM-weergave onder de vier categorieën. De records worden geordend op basis van het tijdstip waarop ze zijn gemaakt. De laatste records worden dus het eerste in de lijst weergegeven.
   
3. Klik op een taak/gebeurtenis/gesprek om details van de record weer te geven en aanvullende informatie te raadplegen, zoals opmerkingen, geschiedenis van de record, bijlagen, aanstaande acties, e-mailgesprekken, enz.

Details in de CRM-weergave

In Zoho CRM kunt u een taak maken om brochures te sturen naar de leads die tijdens een beurs zijn verzameld, of een lunchvergadering houden met een potentiële klant om over een deal te onderhandelen. U kunt ook een gebeurtenis organiseren voor uw partners om hen kennis te laten maken met het nieuwe product. Deze typen taken/gebeurtenissen/gesprekken worden meestal gekoppeld aan een lead, contactpersoon, account, deal, campagne, leverancier, factuur, enz.

Als verkoper wilt u, als u een taak krijgt, nog veel meer weten voordat u ermee aan de slag gaat. Informatie over de lead of de contactpersoon waarvoor de activiteit is bedoeld, komende activiteiten, e-mailgesprekken die relevant zijn voor de activiteit en belangrijke opmerkingen, kunnen veel helpen bij het voltooien van het toegewezen werk. Daarom wordt de CRM-weergave verder uitgebreid zodat u een glimp kunt opvangen van deze belangrijke details met betrekking tot de activiteiten.

Als u op een activiteit klikt, krijgt u de volgende gegevens te zien:

Basisgegevens: sommige waarden van de basisvelden zijn beschikbaar, zoals datum en tijd, locatie en eigenaar van de activiteit. U kunt de records altijd uitvouwen voor meer informatie.

Opmerkingen: notities toegevoegd aan de taak / de gebeurtenis / het gesprek.

Bijlagen: documenten die aan de taak / de gebeurtenis / het gesprek zijn gekoppeld.

Koppelingen: aangepaste koppelingen die voor de specifieke record zijn geconfigureerd.

Verwachte acties: alle verwachte acties met betrekking tot de activiteit.

CRM-rechterpaneel

Info: basisinformatie van alle contactpersonen/deals die zijn gekoppeld aan de activiteit, het dealoverzicht, indien aanwezig en eventuele openstaande activiteiten worden weergegeven. 

Tijdlijn: een overzicht van alle activiteiten in de record (in de afgelopen zes maanden) wordt weergegeven. 

Gesprekken: sociale gesprekken, e-mailgesprekken en lopende zaken met de bijbehorende lead/contactpersoon worden in deze kolom weergegeven. U kunt op een e-mailgesprek klikken om de volledige e-mailthread te bekijken en de e-mail ook vanuit hetzelfde venster te beantwoorden.