Werken met taken en gebeurtenissen
Hoe kan ik...
Activiteiten spelen een belangrijke rol in de dagelijkse bedrijfsactiviteiten. Activiteiten kunnen tijdgebonden agenda-gebeurtenissen zijn, zoals vergaderingen, seminars, afspraken, enz., of statusgebonden taken, zoals het verzenden van een statusrapport naar de manager, het verzenden van e-mail naar de klant, enz. In Zoho CRM hebben de meeste records activiteiten als een gerelateerde lijst voor een beter totaaloverzicht. U kunt activiteiten koppelen aan modules, zoals leads, accounts, contactpersonen, potentiële klanten, campagnes, enz. In de activiteitenmodule kunt u informatie opslaan die betrekking heeft op taken, gebeurtenissen en gesprekken.
Taken maken
Een taak verwijst naar een specifiek stuk werk dat binnen een bepaald tijdsbestek moet worden uitgevoerd. Deze worden vermeld op de startpagina van Zoho CRM van de gebruiker, de startpagina Activiteiten en in andere gerelateerde records.
Beschikbaarheid
Vereiste profielmachtiging: toegang tot gesprekken met machtiging voor weergeven, maken, bewerken en verwijderen.
Zo maakt u een taak
- Klik in de activiteitenmodule op Nieuwe taak.
U kunt ook een taak maken vanuit een record door te klikken op de koppeling Nieuwe taak in de gerelateerde lijst met openstaande activiteiten. - Geef op de pagina Taak maken de taakgegevens op.
- Klik op Opslaan.
Let op:
- Taken worden alleen gesloten als de status van de taak wordt bijgewerkt als Voltooid.
- De status Voltooid is een door het systeem gedefinieerd veld. Een alternatief aangepast veld met hetzelfde label zal de taak niet automatisch sluiten.
Evenementen maken
Een gebeurtenis verwijst naar een activiteit die plaatsvindt op een bepaalde plaats en tijd. Deze worden vermeld op de startpagina van Zoho CRM van de gebruiker, de startpagina Activiteiten, in de agenda en in andere gerelateerde records.
Beschikbaarheid
Vereiste profielmachtiging: toegang tot gebeurtenissen met machtiging voor weergeven, maken, bewerken en verwijderen.
Zo maakt u een gebeurtenis
- Klik in de activiteitenmodule op Nieuwe gebeurtenissen.
- Geef in het pop-upvenster Nieuwe gebeurtenis de gegevens van de gebeurtenis op.
- Klik op Opslaan.
Zo maakt u een gebeurtenis vanuit de agenda
- Klik op het pictogram van de agenda en selecteer de dag-, week- of maandweergave.
- Klik in de agenda op de koppeling Maken of klik op een tijdsegment in de agenda.
- Geef in het pop-upvenster Nieuwe gebeurtenis de gegevens van de gebeurtenis op.
- Klik op Opslaan.
Let op:
- gebeurtenissen worden automatisch gesloten op de opgegeven einddatum en -tijd. Er is geen statusupdate voor gebeurtenissen.
Terugkerende activiteiten maken
Een activiteit kan worden herhaald door de terugkerende optie te gebruiken bij het maken van taken en gebeurtenissen. U kunt ook terugkerende taken in bulk maken vanuit de lijstweergave.
Beschikbaarheid
Vereiste profielmachtiging: toegang tot de taak en gebeurtenissen met machtiging voor weergeven, maken, bewerken en verwijderen.
Zo maakt u een terugkerende activiteit
- Klik in de activiteitenmodule op Nieuwe taak of Nieuwe gebeurtenis.
U kunt ook een taak maken vanuit een record door te klikken op de koppeling Nieuwe taak/nieuwe gebeurtenis in de gerelateerde lijst met openstaande activiteiten. - Geef op de pagina Taak maken/Gebeurtenis maken de activiteitsgegevens op.
- Schakel het selectievakje Terugkerende activiteit in en doe het volgende:
- Geef de startdatum en de einddatum op voor de activiteit die moet worden herhaald.
- Geef het Herhalingstype van de activiteit op en selecteer de bijbehorende opties (raadpleeg de onderstaande tabel).
- Klik op Opslaan.
| Dagelijks - Velden | Beschrijving |
| Elke dag | Selecteer deze optie als de activiteit elke dag moet worden herhaald. |
| Elke ___ dag(en) herhalen | Selecteer deze optie om op te geven hoe vaak de activiteit moet worden herhaald in dagen. |
| Wekelijks - Velden | Beschrijving |
| Elke ___ week(en) herhalen | Geef op hoe vaak de activiteit in weken moet worden herhaald. |
| Dagen van de week | Schakel de/het selectievakje(s) in die overeenkomen met de dag(en) van de week waarop de herhaling moet plaatsvinden. |
| Maandelijks - Velden | Beschrijving |
| Op dag __ van elke __ maand(en) | Voer in hoe vaak in maanden en op de opgegeven datum de activiteit moet worden herhaald. |
| Op _____ ____ van elke __ maand | Selecteer een bepaalde dag waarop de activiteit elke maand moet worden herhaald. |
| Jaarlijks - Velden | Beschrijving |
| Elk(e) ____ ____ | Voer in hoe vaak de activiteit in een jaar moet worden herhaald. |
| Op ____ _____ van ____ | Voer in hoe vaak in een jaar en op de opgegeven datum de activiteit moet worden herhaald. |
Zo maakt u een terugkerende activiteit in bulk
- Klik op het tabblad [Module].
- Schakel in de lijstweergave de selectievakjes in van de records waarvoor u terugkerende taken wilt maken.
- Klik op Meeracties > Takenmaken.
- Geef in het pop-upvenster de taakgegevens op en klik op Herhalen om de terugkerende gegevens op te geven.
- Geef de Begindatum en de Einddatum op. Raadpleeg de bovenstaande tabel voor meer informatie.
- Dagelijks herhalingstype: herhaling kan worden ingesteld op maximaal 30 dagen.
- Wekelijks herhalingstype: herhaling kan worden ingesteld op maximaal 30 weken.
- Maandelijks herhalingstype: herhaling kan worden ingesteld voor maximaal 30 maanden.
- Jaarlijks herhalingstype: herhaling kan worden ingesteld voor maximaal 10 jaar.
- Klik op Gereed en vervolgens op Opslaan.
Herinneringen instellen
Er zijn twee opties voor herinneringen:
- Waarschuwing via e-mail
- Waarschuwing via pop-up
Voor taken kunt u het type herinnering kiezen dat u wilt. Voor gebeurtenissen zijn beide opties voor herinneringen ingeschakeld en kunnen deze niet worden uitgeschakeld wanneer een gebeurtenis wordt toegevoegd vanaf het tabblad Activiteiten. Uw agenda kan echter verschillende opties voor herinneringen hebben. In uw agendavoorkeuren kunt u alleen de e-mailherinnering uitschakelen. De pop-upherinnering kan niet worden uitgeschakeld.
Beschikbaarheid
Vereiste profielmachtiging: toegang tot de taak met machtiging voor weergeven, maken, bewerken en verwijderen.
Zo stelt u herinneringen in voor taken
- Klik op het tabblad Activiteiten op de taak waarvoor u herinneringen wilt instellen.
- Klik op de pagina Taakdetails op Bewerken.
- Schakel het selectievakje Herinnering in en doe het volgende:
- Geef de datum en tijd op waarop u de herinnering wilt ontvangen.
- Geef het terugkeerpatroon op. (Dagelijks, wekelijks, maandelijks, enz.)
- Kies Waarschuwing via e-mail of Waarschuwing via pop-up zoals vereist.
- Klik op Opslaan.
Genodigden toevoegen
Meerdere gebruikers, leads of contactpersonen uitnodigen voor de gebeurtenis
- Klik op het tabblad Activiteiten op de gebeurtenis waarvoor u genodigden wilt toevoegen.
- Klik op de pagina Gebeurtenisdetails op Acties > Deelnemers toevoegen.
U kunt ook op Bewerken klikken en deelnemers voor de gebeurtenis toevoegen in het pop-upvenster. - Selecteer in het pop-upvenster Deelnemers toevoegen de groep waaruit u deelnemers wilt toevoegen.
U kunt ook rechtstreeks zoeken naar gebruikers, leads, contactpersonen enzovoort. - Schakel in de lijst met gebruikers, leads of contactpersonen het/de bijbehorende selectievakje(s) in.
- Geef in het tekstvak Uitnodigen per e-mailadres het e-mailadres op van de personen die u wilt uitnodigen en waarvan de gegevens niet beschikbaar zijn in Zoho CRM.
- Klik op Toevoegen.
U ontvangt e-mailmeldingen over de planning op basis van antwoorden telkens wanneer een genodigde uw uitnodiging accepteert, afwijst of vasthoudt. En als er helemaal geen reactie komt, kunt u de deelnemers ook opnieuw uitnodigen door in het venster Deelnemersstatus onder Acties op Opnieuw uitnodigen te klikken.
Houd er rekening mee dat gebeurtenissen in CRM worden beschouwd als vergaderingen. De e-mailmelding die naar een genodigde wordt verzonden, bevat dan ook de lijst met alle deelnemers die voor de specifieke gebeurtenis zijn uitgenodigd.